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医院文书档案管理现状及改进措施 　　【摘要】 医院文书档案管理是医院行政管理工作内容之一。目前文书档案管理存在着领导不重视、管理人员水平低、制度不健全、管理方式落后等问题，影响了文书档案资源的充分利用。为适应医院发展需要，医院应提高认识，通过完善文书档案管理规章制度、加强人员培训、加大投入推动文书档案管理的现代化建设，切实发挥文书档案的社会效益和经济效益。 　　【关键词】 医院； 文书档案； 管理； 现代化； 改进措施 　　中图分类号 R197.3 文献标识码 B 文章编号 1674-6805（2015）2-0150-02 　　doi：10.14033/j.cnki.cfmr.2015.02.075 　　医院文书档案主要由公文转化而来，担负着各级公文分类、转递归档以及医院重大事件、重要活动原始资料记载、收集等工作，是档案管理体系中的重要组成部分，是医院管理历程的见证和有效凭证[1]。随着医院的发展，文书档案资源在医院管理中的作用越来越大，其管理的质量体现了医院的基础管理水平。因此，科学、合理的管理好医院文书档案能提高医院的整体管理水平，有效促进医院的持续发展。但目前一些医院对文书档案资源的重要性认识不足，在管理工作中存在着一些问题亟待解决。 　　1 当前医院文书档案管理的现状 　　1.1 领导缺乏重视，档案管理工作人员意识淡薄 　　医院领导普遍认为，医院只要做好医疗、教学和科研工作，就能推动医院的经济效益和社会效益的双丰收。他们认为，医院文书档案管理质量的好坏不会影响医院的发展，在档案收集整理工作上增加投入是浪费人力物力，得不偿失。因此，医院对文书档案管理工作的经费投入低，设备设施陈旧，信息化程度低，严重影响了文书档案管理的现代化进程。由于领导的不够重视，部分工作人员也未认识到文书档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识和相关法律知识，认为文书档案管理工作很简单，就是把上级来文和医院发文进行收集、整理、保存，任何人都可以胜任，没有任何技术含量。 　　1.2 档案管理人员综合素质不高 　　目前一些医院文书档案由院办负责管理。院办工作人员经常忙于繁琐的日常工作，没有充足的时间静下心来从事文书档案的管理，一年一度的文件材料不能按时整理、归档，造成档案积压。部分从事档案管理的人员非专业出身，学历水平低，相关专业知识缺乏或根本不了解专业知识，不具备从事文书档案工作的基本素质，影响了文书档案管理工作的质量和效率。医院很少提供机会让文书档案管理人员参加档案管理相关知识的培训或进修，导致文书档案管理人员观念陈旧，仍停留在传统的经验管理上，法律意识淡薄，不能适应新形势下档案管理现代化发展的需要。同时，由于缺乏相应的激励机制，文书档案管理人员工作热情不高，缺乏责任心，导致文书档案内容不全、装订混乱、页码编排不准确、分类不规范，致使文书档案管理工作相当滞后。 　　1.3 文书档案管理制度不健全 　　一些医院在长期运行过程中形成了一套完善的医疗管理制度，但档案管理相关制度却不健全，未明确文书档案管理部门、人员工作职责，档案管理标准及流程，缺少考核措施，未形成规范的医院文书档案管理体系。由于医院缺乏相应的管理制度及日常工作机制，这就使得文书档案的管理陷入到无序、无组织、无规范的“三无状态”，不能进行有效的科学管理，严重影响了医院文书档案的完整性，降低了文书档案的使用价值[2]。在实践工作中具体表现为：未明确相关部门的责、权、利，使得各部门之间缺乏协调，遇到问题相互推诿；缺少文书档案收集、整理标准，部分有价值的文书材料不能统一、规范收集或者流失，给医院文化财产造成损失；保密意识不强，一些保密性的资料缺乏保密措施，造成外泄，给医院造成一定的影响。 　　1.4 硬件配备不齐、无专门档案资料库房 　　有的医院由于办公用房紧张，没有专用档案室，存在资料多处存放，“八防”配套不齐，引起档案材料霉变、虫蛀、灰尘多，影响档案的美观整洁及完整，造成资料装订不规范、查找困难和丢失的现象。 　　1.5 管理手段陈旧落后 　　随着近几年科学技术的迅猛发展，信息化已广泛应用于医院的各项管理工作中。但在文书档案管理上，部分医院仍采用陈旧的手工方式进行文书的整理立卷、归档等档案管理工作。这样就造成立卷程序和方法传统、老套，即根据文件的主要特征或类型，把医院形成的全部文件进行区分和初步组合，然后检查、调整卷内文件，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。这种程序过于繁琐，常因立卷人素质、观念的差异，造成一卷相同的档案出现不同的形式，无法为服务者提供快捷的服务。 　　1.6 文书档案的利用率低 　　医院文书档案可为医院的各项规划提供参考服务。由于部分医院领导的不重视，档案系统长期形成的封闭或半封闭环