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在市场经济中企业档案管理挑战和出路 　　摘 要:在市场经济条件下,档案工作面临挑战,只有思变、革新,抓住机遇,才能适应行新的形势,本文从传统档案管理模式、档案发展趋势分析提出档案管理应向电子化、知识化、商业化管理相结合的模式设想。 　　关键词:企业档案管理;综合管理 　　中图分类号: G271文献标志码:A 文章编号:1002―2589(2009)30―0177―02 　　 　　在市场经济条件下,企业以经济建设为中心,企业活动的总原则是最大程度地获取利润,这一特点直接导致了一些企业在加强某些关键环节力量的同时削弱了在大多数时候只进不出的档案部门。正如前国际档案理事会主席瓦洛先生在《档案思想自由贸易:加拿大对北美档案发展的看法》中描述的那样:“档案事业正处于一个完全被重新塑造和重新接受的时代”。档案工作不仅面临着经济和科学技术的挑战,而且面临着传统档案管理模式和管理思想的挑战。对基层档案管理来说也不例外。绝大多数企业信息化进程不断加快,电子文件急剧涌现,传统的档案实体管理模式失去管理对象。一些企业采用档案信息管理模式应对电子文件的冲击,但由于缺乏先进的思想理念作为指导,实际效益不高。在新的市场经济条件下,为了适应企业市场竞争的要求和档案部门自身利益竞争的需要,企业档案工作的管理理念必须革新,才能适应新形势的发展――由传统的管理模式走向数字化、知识化、商业化管理相结合的模式。 　　 　　一、传统档案管理模式及面临的挑战 　　 　　企业档案是指企业过去和现在从事建设、生产、经营、科研等活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录。 　　1.随着我国企业的不断做大做强,企业下属的公司点多面广,档案馆网众多,布局分散,很难做到集中统一管理。只有实行统一领导,集中和分级管理相结合的管理模式,而各自为了利用方便,使得重复保管、造成资源浪费、信息共享程度低。在这种情况下档案所能起到的作用只有两个,一是档案机构保存了不少“历史记录”,供回顾过去;二是“保存”现有信息,以备将来回顾之用。大部分人已习惯了这种意义的“档案”概念。已经归档的材料,常常是指相关工作已经结束,这些材料在现行工作中已不太有什么用处。而事实上,新时期新的经济领域和社会领域不断产生,拓展了具有社会意义和现实意义的档案产生领域,如信用档案、诚信档案、知识产权档案等新型档案层出不穷,因此,档案工作的内涵和外延也必须随之拓展。档案不仅仅是历史记录,具有维护历史真实面貌的作用,也是人类文化遗产,具有资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。 　　2.落后的的管理方式与信息社会的特点不相适应。传统的档案查阅必须到档案保管现场,还要在书“山”文“海”中捞“针”,虽然有一些索引查阅的工具,仍然是耗时费力,想要了解馆藏情况等更是难上加难,这也直接导致了社会公众对利用档案的认知程度越来越低。随着电子文件的产生,标志着人类记录信息、传达信息、留存信息的方式发生了革命。这场革命是纸张产生以来,文件、档案工作领域最剧烈的一次变革,它直接影响着档案的管理方式,现行的档案管理方式必须尽快适应信息化的特点和要求。 　　 　　二、目前档案管理的发展趋势 　　 　　市场经济条件下,信息社会对企业管理的范围、内容、力度和方式提出了新的要求,档案管理也同样面临着拓展管理内涵、改进管理方式、优化运行机制等方面的挑战。目前档案管理在发展过程中呈现出以下四个趋势: 　　1.文件档案一体化。文件生命周期理论指出,文件的整个运动过程可划分为四个阶段,即文件制作阶段、文件现实使用阶段、文件暂时保存阶段和文件永久保存阶段,文件按照这四个阶段作线性运动。我国档案管理通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件,将第三、四阶段作为档案,而文件与档案并未采取统一的标准和方法进行管理,这样使文件运动的不同阶段相对独立,造成文档分离,不利于文档的有效利用。目前国外的基本做法是:将各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理,即实现文档一体化。与文档一体化相适应的是成立文件中心,这在西方国家很普遍,因为它使各机构无须专设文件保管部门,为各机构节省文件保管费用;同时,它还可以有效地联接文件形成机构与档案馆,确保文件转化为档案的质量,有效地整合和利用文档信息资源。 　　2.档案信息电子化。党的十五届五中全会明确提出:“大力推进国民经济和社会信息化,是覆盖现代化建设全局的战略举措”。随着各行各业信息化程度的深入,办公自动化的普及,档案的生成方式发生了很大变化,如文件的起草、签发、催办、归档等过程都已纳入了计算机管理,各种文字、图片、影像等都以数字化的形式存在,这样档案的前身主要呈电子媒介形态,因此档案也自然以电子媒介形式存在,可以利用计算机对档案