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对事业档案实施以件为单位归档思考 　　[摘 要]事业单位的改革在不断深入进行，事业单位通过转型、重组、重构及转制等获得了新的发展。在保证事业单位高效、协调、有序运行过程中，档案管理发挥了巨大的作用。本文主要对事业档案实施以“件”为单位归档进行分析。 　　[关键词]事业档案；以“件”为单位；归档 　　《归档文件整理规则》的颁布实施至今已有数年，其推出的归档文件整理程序步骤简化，易于掌握，实施后，受到了广大机关事业单位档案人员的普遍欢迎。我们结合事业单位档案管理工作的特点，积极探讨了事业档案以“件”为单位进行归档的方法。实践表明，事业单位档案以“件”为保管单位进行整理、保管、利用是一种切实可行的方法，也是一种先进的管理模式。 　　一、事业档案以“件“为单位归档的可行性分析 　　与传统的文书立卷所暴露的繁琐、复杂和效率低的弱点相比，事业单位传统立卷整理程序、整理方法及检索利用等方面与事业单位的发展已经格格不入，采取以“件”为保管单位进行整理则可以解决这些问题，这种新归档文件整理方法的优点表现在： 　　（一）适应计算机管理档案的需要。随着事业单位现代化程度的提高，计算机技术在事业单位管理中日益普及。传统的案卷级加文件级手工检索方式不仅增加了数据录入量，还影响检索速度，不能满足事业单位高速运作的要求。同时，繁琐的立卷程序使档案管理软件的设计过于复杂，计算机辅助管理难以实现，影响了计算机在事业单位档案部门的使用，所以在事业单位实施以“件”为保管单位的归档办法有利于事业单位档案工作的计算机管理，为事业单位档案信息化的实现奠定基础。 　　（二）减轻了档案人员的劳动强度。由于事业单位发展的目标是以增加经济效益为目的，以最低的人员投入获得较高的经济效益，因而多数事业单位档案人员身兼数职，工作繁忙。实行新《规则》后归档文件是随办随归档，将整理工作化整为零，减轻了集中整理的压力，从而大大减轻了立卷人员的工作强度。 　　（三）降低了档案人员的业务“门槛”。事业单位档案大部分采用装订形式，档案人员在具体立卷工作中不仅要考虑文件的类别划分，照顾案卷厚度等问题，还要拟写出反映卷内文件内容的案卷标题，这就要求立卷人员既要有较高的业务素质，又要熟悉本单位的业务，同时更要具备一定的档案专业知识、具有一定的文化素养和一定的实际操作能力。而在实际工作中.多数事业单位档案立卷人员工作不稳定，调动频繁，这就很难确保案卷的质量，不得不在年初或年中立卷时，邀请档案局业务指导人员帮助立卷，这种做法既增加了档案行政管理部门的业务量，又为事业单位增添了不少麻烦。而实施以“件”为保管单位的归档方法，则不需要订卷及拟写案卷标题，并便于拾遗补漏，从而降低了立卷人员的实际操作难度。 　　（四）解决了档案利用时的保密问题。传统的立卷方法所产生的案卷都是由较多文件组成，在提供利用时，有时利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，档案部门只能整卷提供，极易造成泄密事件的发生。实施以“件”为保管单位的归档方法，就会解决档案利用时的保密问题。 　　（五）便于复制档案。事业单位业务人员外出联系有关事宜经常需要单份文件，档案部门在提供利用或对档案进行扫描、复印时，必须将案卷拆成散页才能进行，拆卷再装订的过程不仅增加档案人员的工作量，同时也破坏了档案原件。实施以“件”为保管单位后，既节省了人力物力，又便于扫描、复制和提供利用。 　　二、具体做法 　　（一）随办随归。我们在实际指导过程中发现，基层档案人员对“随办随归”的认识存在一定的偏差，有人认为随办随归的做法其主要内容是无论收文发文，只要形成一件就归档一件，不进行其它形式的整理，这种做法违背了档案归档原则，把档案管理变成了文件管理。实际工作中，我们强调，“随办随归”中的“办”指的是办结而不是办理，因此文件应在办理程序结束后才能归档。我们在纠正这种认识偏差的同时，针对各事业单位的实际情况开展了方向性的指导工作，对于那些档案数量不太多的事业单位，我们指导他们结合平时的工作，做到随办结，随存档，将整理工作做在平时。对形成文件较多的事业单位，我们指导该事业单位在随办结随归档的同时，其档案部门变一年一次接收归档为多次接收归档。 　　（二）归档鉴定。根据档案鉴定工作的原则（即根据事业单位需要和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，明确划分档案的保管期限），事业单位首先建立明确的档案价值鉴定标准，其次确定事业单位归档与不归档文件的范围，有效预防了“有文必档”情况的发生。 　　（三）分类方法。由于新《规则》对归档文件的分类方法赋予了很大的灵活性，根据试点事业单位的具体情况，结合目前大部分事业单位档案管理采取手工与计算机并用的特点，我们对党群工作、行政管理、经首管理、生产技术管理四