对做好高职院校图书馆办公室工作思考.doc

对做好高职院校图书馆办公室工作思考 　　 摘要:从办公室的性质和作用及主要承担的工作内容着手，提出了做好高职院校办公室工作的几点看法。 　　关键词：高职院校 图书馆 办公室 管理工作 　　中图分类号：G633.3文献标识码：A文章编号：1672-3791(2011)06(c)-0000-00 　　随着图书馆事业的迅速发展，图书馆办公室已成为联系外界和馆内各部门之间的桥梁，成为一个承上启下、协调左右的立体网络中心。做好办公室工作有利于保障图书馆各项工作的顺利开展。 　　1 办公室工作的性质和作用 　　高职院校图书馆办公室是图书馆的重要部门，是图书馆业务建设和读者工作的调控中枢，在保障全馆各项工作的实施中起着非常重要的作用。 　　1.1 为馆领导决策服务 　　 对于全馆性的中心工作，办公室需在领导决策前提供有关信息、数据，提出可行性方案供馆领导选择，主动的为领导出对策，做好超前服务。 　　1.2 为各业务部门工作服务 　　服务是图书馆办公室工作人员很重要的一个职责，主要体现在搞好后勤工作为各部门工作服务，创造良好的环境为广大读者服务。 　　1.3 为图书馆日常事务工作服务 　　图书馆日常事务很多，要及时处理的事情也很多。这要求馆办公室人员必须积极主动的协助馆长办事情、干实事。组织大型活动时，办公室统一调配人力、财力、物力，合理安排工作。另外，除了处理众多的例行性日常事务外，还要处理各种临时性、突发性的事情。 　　2 办公室工作的主要内容 　　2.1 日常性工作 　　日常性工作主要包括：公文处理、会议工作、信息处理、机关事务管理、印章管理、文书档案工作等，这是办公室的基础工作，办公室工作人员的基本功是具有较强处理日常事务工作的能力。 　　2.2 综合协调性工作 　　综合协调性工作包括工作任务的协调、日常事务的协调。办公室一般通过协商、协助、催办的方式进行协调工作。很多时候，馆领导由于工作繁忙等主客观原因未能及时解决、觉察到的问题，也需要办公室人员从中疏通。 　　2.3 辅助决策工作 　　辅助决策工作主要包括协助调查研究，在收集掌握信息后，提出或协同有关职能部门提出一个或几个决策方案，供馆领导决策时参考、选择，协助领导实施决策和检查决策的执行情况。 　　3 对深化办公室工作的几点思考 　　3.1 健全规章制度是做好办公室工作的重要保证 　　建立健全合理的规章制度是图书馆实行科学管理的重要保证，也是图书馆改进工作作风，提高工作效率，加强职工队伍建设的一项极其有效的措施。图书馆要进行科学规范管理，必须根据图书馆的特点制定出一套行之有效的规章制度，以限制和约束人们的行为，才能保障管理沿着科学化、规范化的方向发展，以便实现决策正确、督促有力、协调有方的管理模式，从而使图书馆的工作达到最佳状态。高职院校图书馆完整的规章制度包括：馆、部的职责，各级管理者的权利和义务，各岗位的工作细则和标准，读者手册、各书库的管理制度。此外，为了充分发挥工作人员的积极性和责任感，办公室根据每个人的特点和所属岗位，制定个人工作职责，实行任务包干制度。这个措施既有效的调动了大家的积极性，也消除了部分员工工作不尽责的隐患。它不仅具有制约作用，而且还具有激励作用，激励员工努力搞好工作，使员工在工作中有章可循，也是管理的重要依据。 　　3.2 选对人是做好办公室工作的基础 　　做好办公室工作的关键在人。办公室工作人员的思想修养、精神状态、待人接物的方式、处理问题的态度、工作作风及办事效率等直接影响着本部门的形象。办公室人员既具备奉献精神，忠诚可靠，谨于行事，慎于做人，有一定的文化修养，还要是知识面要广，既要懂得行政管理的相关知识，又要熟悉图书馆业务。同时要有大局观念，站在一定的高度分析和处理问题，做到到位不越位。 　　3.3沟通协调是做好办公室工作的关键。 　　沟通指信息的沟通，即是信息交换，指各种可理解的信息在两个或两个以上的人群中传递或交换的过程，简单的说，信息沟通就是信息交流、联系和传递。信息沟通在图书馆管理活动中起着关键的作用，是实现个体之间、群体之间、部门之间协同工作的主要手段。搞好信息沟通，要注重沟通的细节，主要有把握以下几个要点： 　　（1）工作要及时 　　图书馆办公室集行政、后勤、管理于一身，事务比较繁杂，不及时完成工作，就会引起工作堆积，从而延迟信息沟通。所以办公室工作人员必须养成“今日事，今日毕”的习惯，同时要摆正自己的位置，认识到办公室工作就是为其他各业务部门工作服务的。 　　（2）勤沟通、善沟通 　　办公室除了肩负“上令下达”的使命，还是“下令上传”通道，平时应与各业务部门多联系，了解第一线工作的情况，及时向领导汇报，供领导决策。此外，要注意沟通的方式和技巧，利用现代通讯技术，不但要勤于沟