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对现代企业档案管理几点思考 　　一、基于电子档案管理在线化，提升企业档案管理的效率 　　在信息环境下，众多企业开始利用信息系统来实现业务电子化，企业在开展业务活动的同时，产生了大量的电子文件，电子文件能够及时的在线归档，对提高社会生产能力及企业的管理效率至关重要。当下，电子文件的在线归档主要分为两个步骤，即ERMS的捕获和电子文件的归档，其中前者是后者的基础，范畴也大于后者。 　　ERMS的捕获，是指将业务活动中生成或接收到的数据对象作为文件及其元数据一起保存到电子文件管理系统中的过程。 ERMS捕获的对象由客体和主体组成。客体包括电子文件、实体文件及混合文件和它们的元数据，其中电子文件由于组件的构成不同，又可以分为单组件文件（非结构化文档），组合文件（因业务而紧密联系的文档）、复合文档（因技术而紧密联系的文档）。主体是指人和系统，人是指电子文件形成者及管理者，系统包括文件形成的系统及文件管理的系统，人和系统是一一对应的。由此可知，ERMS的捕获是电子文件归档的前提和基础，这一过程对进入系统的电子文件开展检验，只有内容完整、可读，格式规范才能通过检验，并给予唯一的标识符，存入归档库中，而接下来的电子档案的整理及鉴定工作，则是ERMS的独特之处，因为一般的档案辅助系统对电子档案的整理、鉴定没有集成关系，而ERMS对电子档案的元数据捕获，把整理、鉴定、利用的工作规则设置在元数据中，就可以关联到电子文件的分类、保存期限、安全密级等方面，实现有效集成。??然在电子文件捕获过程中，系统是持续追踪记录，对一些误操作开展提示，同时计入审计日记。 　　可以发现，在捕获至归档的过程中，ERMS的具有一定的特性，即捕获的电子文件必须在内容、结构、背景等方面是一个关联的整体，在系统中作为一个对象存储、利用。一旦被系统捕获，电子文件的内容不得修改、删除、损毁，除非拥有相关权限，无论修改、删除、损毁等操作是否成功，操作都会被记录在审计日志中。另外系统捕获电子文件时，都会按照分类方案、类目及其他文件建立有机联系，作为整体的分支而非独立存在。这些特性也是ERMS与一般档案辅助系统最大的区别。总之，ERMS的捕获功能将在线归档的要求转化，提升了电子文件质量和管理水平。 　　二、基于档案资源的存储与备份数字化，提升企业档案流通速度 　　档案数字化工程中应当以数据存储为中心，从系统需求分析、介质选择、备份策略、存储方式、软硬件集成等角度选择数据存储方案。的确，企业档案部门在接收电子文件的同时，还要数字化自身丰富的馆藏档案，面对海量的档案资源，档案的数字化存储是解决档案资源管理的有效途径。档案数字化存储不再是档案管理的末端，而是企业档案开发利用的开始，只有做好档案存储工作，才能夯实档案服务的基础。虽然企业档案的存储方案需依据企业自身发展的具体情况而定，但是在软硬件选择、存储载体、存储方式、备份方式等方面却有一定的规范性要求。 　　企业对软硬件的要求是保证存储数据满足相关的规范、标准，从而实现数据的可用性、有效性、准确性，需要提前确定目录数据库的建设标准、非结构数据的存储格式，方便后期数字档案的长期保存。在存储系统选择上，要符合未来档案存储容量要求和企业业务工作的实际情况，如企业档案部门不仅需要兼顾文本、图片、音频、视频等数据信息，还要接收业务部门的电子档案，造成了业务产生数据量巨大，数据格式多样，为数字档案的长期保存提出了挑战。企业档案的数字存储对介质的要求也是根据具体需求而言，最常见的存储介质有硬盘、磁盘、磁带、光盘、缩微胶片等，介质的差别主要表现在存取速度的快慢、安全级别的高低、介质价位等，存储介质的选择需要根据企业业务活动的需求决定，如企业的档案数据的利用较多，就需要存取速度较快的硬盘或磁盘阵列，而对存取速度较低的档案数据备份可以选择光盘系统。目前，企业所采用的存储方式一般有直接存储、网络存储、云存储三种方式。直接存储就是将数据直接存储在业务系统的服务器上，由于服务器不仅要保证业务软件的运行，还要负责数据的输入、输出，这种存储方式易造成服务器宕机及数据的丢失，不利于企业业务连续性的开展。网络存储是指在局域网中拥有自身的节点，不需要服务器的干预，方便企业员工数据的存取，减轻服务器的负荷，缺陷是与服务器相互独立，不利于后期开展数据备份工作，网络本身的风险较高，易遭受网络的入侵，其安全性有待进一步提升。云存储是通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等技术，将网络中散布的各种不同类型的存储设备整合在一起，提供给用户一个统一的、无限的、安全的网络存储系统，但是目前云存储模式尚不成熟，安全性、通用性、保密性还存在一定的缺陷。多数企业不会选择单一的存储方式，而是选择多种存储方式组合，即分级存储，既能最大限度地满足数据利用者的需求， 又可使存储成本最小化，是