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浅析学校档案信息化管理 　　【摘 要】随着信息化时代的到来,档案信息化建设已成为学校档案工作发展的必然趋势。各级学校必须明确档案信息化建设的意义、内涵、原则和举措,加快档案信息化建设的步伐,实现档案的现代化管理,为促进学校的持续发展服务。 　　【关键词】学校档案 信息化 信息化建设 　　【中图分类号】G270.7 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810(2010)05-0137-02 　　 　　在信息时代,互联网信息技术的不断发展和计算机应用的日益普及,推动了各企事业单位以及机关团体办公的信息化管理。基于纸质档案的传统档案建设与管理模式面临着信息爆炸和技术变革带来的巨大挑战,因此档案管理部门必须变革传统观念,适应社会发展潮流,利用现代化的技术和方法对档案进行有效管理。为此,国家档案局在2002年11月颁布的《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出:要在全国范围内推行档案的信息化建设,并制定了加强档案信息化基础设施,加强电子文件回档和电子档案的规范化治理,建立和完善信息资源开发利用体系的任务和目标。在此形势下,加快学校档案信息化建设步伐,整合利用档案信息资源,制定适用于信息化档案的管理措施,已成为学校档案工作新的任务。 　　一 学校档案信息化管理的意义 　　学校档案是各学校在教学、科研、管理等活动中形成的文字、图片、声像等不同介质的记录资料,是学校发展历史的缩影,具有丰富的内涵和较高的社会历史、文化价值。学校档案不仅客观真实地反映了学校发展的整个过程,也为学校的持续发展提供了历史依据。目前,学校档案部门所管理的大多是纸质文档,相应的管理方法以手工管理为主,对学校在新时期发展过程中形成的大量电子文档的管理处于滞后状态。传统的纸质文档由于易受损坏、不易保存,在利用时必须小心谨慎,因此,使用的程序比较繁琐,这难免使得学校的文档大多束之高阁,不轻易示人。然而,档案价值的实现正是要通过对档案信息的开发、处理、传递与广泛利用来实现的,如果档案在档案库中密封珍藏,信息禁锢在文本本身而不能加以利用,那么,档案就缺乏实际意义。学校档案部门是为学校的发展、教学的改进提供信息帮助以供策略参考的机构,其生存条件就在于档案能够被相关人士便捷地阅览、档案信息能够被他们有效地加以使用。在当前形势下,大力推进学校档案信息化管理,无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。 　　二 学校档案信息化管理的内涵 　　“档案信息化,就是一个网络化、数字化、智能化有机结合的新型教育、学习和研究的校园档案平台。”[1]而学校档案信息化是指要从以文本档案实体保管为重心的传统学校档案管理模式,转变到以数字档案信息开发为重心的现代学校档案管理模式。在这个转变过程中,不仅要实现学校档案信息的数字化和网络化,还要实现学校档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化,同时又要实现学校档案信息的高度共享。而学校档案信息化管理是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、图片文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案系统地组建成结构有序、存储方便、便于提取的档案资源信息库。也就是说,推进学校档案信息化管理的最终落脚点在于为学校决策部门及广大教师员工提供更便捷的信息服务。 　　三 学校档案信息化管理的原则 　　推进学校档案信息化必须遵循规范性、安全性和效益性三个原则,唯此才能实现学校档案工作现代化。 　　1.规范性原则 　　即制定和实施学校档案工作标准和规范。实现学校档案信息化,既可以将文本档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息的方法,又可以通过接收电子文档的方法;但无论采用哪种方法都应该坚持规范性原则。学校档案管理部门必须制定相应的标准、规范,例如制定字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准或者数据交换标准。只有这样,才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现互不兼容、重复建设等现象,进而提高学校档案管理工作的质量和效率。 　　2.安全性原则 　　即确保和维护学校数字化档案信息的安全。随着互联网的普及,网络的脆弱性和潜在威胁也日益凸显。不法黑客的攻击、木马病毒的侵袭、使用方法的不当都有可能删毁数字化的档案信息。对此,学校档案管理部门必须加强网络安全技术的研发,可以采取入网访问控制、网络的权限控制、网络监测、防火墙预设、信息加密等防范网络安全的策略,以及对珍藏档案信息进行备份来充分保证学校珍藏档案信息的安全。 　　3.效益性原则 　　即节约和控制学校档案信息化管理的开支。学校档案信息化管理是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力;在学校整体教学经费有限的前提下,必须要遵守效益性原则