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新形势下档案管理信息化建设对策探讨 　　[摘 要]档案管理对于政府部门或企业等组织来说并不陌生，相反它是随着各部门、各企业而与生俱来的一个重要分支。随着时代变革，互联网时代对档案管理提出了更高的要求，一方面社会发展要求档案资源向着无纸化、电子化的方向转变，另一方面社会对档案资源的查阅也趋于高效、实时。本文重点介绍了档案管理信息化的内涵及现状，并提出了档案管理信息化建设的一系列对策。 　　[关键词]档案；网络时代；信息化 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.24.108 　　[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）24-0-02 　　0 引 言 　　档案管理是政府机关或企业、组织、团体等对各自在社会活动中所形成的文字记录及音像资料进行管理，它是对各类有价值的信息资源进行集中而系统地管理。随着社会主义市场经济体制的逐渐完善，以及社会信息化进程的加速发展，新的市场环境和形势下，档案管理也必须与时俱进谋求改革和发展，档案信息化建设是当前我国档案管理的总体趋势和大方向，也是提高档案信息水平的重要保障之一。档案管理信息化即通过档案资源的信息化建设，逐步带动和推动档案管理的标准化和现代化，以快捷、准确的形式服务于社会，进而不断提高档案的利用价值。 　　1 档案管理信息化的内涵 　　档案管理信息化是在互联网时代运用计算机通信技术，把传统纸质档案信息通过计算机转化为数字化的数据信息进行存储和分类管理，实现快速检索和准确调用。概括而言，档案管理信息化的基本内涵主要有以下三个方面的内容：一是档案管理信息化以档案信息的数字化为基础，即通过扫描既有纸质档案或在今后鼓励推行无纸化办公，而形成庞大的、动态的数字化档案信息库，档案管理的各个环节都是建立在数字化的基础之上。二是档案管理即对档案信息进行网络化应用，它以网络渠道为工具实现了对一些数字化档案信息资源进行借阅或交互，这样省去了诸多不便，且大大提高了阅读效率，减少了对档案资源的损耗或折旧。三是档案管理信息化能?蚴迪指骼嘈畔⒆试吹淖远?化检索，以自动化检索的形式彻底取代传统的卡片式检索，不仅提高了查阅效率，还可以协助查阅者调用类似的资源，实现对相同、相关资源的检索提示，让人们了解更多的信息。 　　2 档案管理信息化的现状 　　档案管理信息化是该领域在互联网时代的新尝试、新改革，因此其在建设之初必然会遭受一些挫折。现在，笔者对档案管理信息化的现状进行简要分析。 　　2.1 相关负责人对档案管理信息化建设不够重视 　　领导或负责人是改革创新的决策者、领头羊，如果领导对改革不支持或流于形式，那么将会功亏一篑。目前，我国档案管理处于一个冷门专业的尴尬处境，很多部门或企业的领导干部不够重视档案管理工作，甚至认为这是一个闲职部门、面子工程，因此对于信息化建设就仅仅停留在喊口号的层次上，导致部分企业的档案管理仍然处于纸质存档的落后时代。这样，不仅耽误了档案资料的整理和分类，而且也埋没了一批档案管理人员的事业心，档案资料也无法充分发挥其作用，查阅效率低，甚至因搬迁等原因出现“断档”现象。 　　2.2 部分企业的档案管理信息化建设尚缺乏纲领性规划 　　一部分企业确实尝试推行了档案管理信息化建设，引进了管理软件、管理平台、专业化的管理人才，但由于没有对自身的档案管理信息化建设进行长远而系统地规划，导致档案管理信息化建设被束缚在理论层面，没有与实践很好地结合起来。究其原因，我国多数企业目前正处于工业化进程，大部分企业尚未完全掌握现代化企业管理方法，因此对自身发展缺少总体上的战略规划，因此在推进企业信息化建设方面仍处于空白状态，直接影响到档案管理的信息化建设。 　　2.3 档案管理信息化建设尚缺少统一的信息化管理标准 　　近年来，随着我国企业的逐渐增多，企业档案的数量也在逐年增加，而我国尚未对档案信息化建设提出统一的标准，而且其中大多数档案仍以纸质文件的形式保存，因此，档案管理工作一直处于后勤地位。如此，档案馆库房的负荷日益加重，纸质档案的自然老化及人为损坏都加大了档案工作人员的工作量，再加上没有统一的管理标准，最终导致很多企业的档案管理处于混乱状态。 　　2.4 参与档案管理信息化建设的人员综合素质普遍不高 　　档案管理信息化建设，必须要有相应的高素质专业人才支撑，否则将寸步难行。档案管理信息化建设不仅包括管理内容的电子化，还包括管理手段的网络化，甚至建设24小时“营业”的互联网档案馆。这种高层次的服务模式，对管理人员的互联网水平和计算机能力都提出了较高的要求和标准，同时还要具备一定的外语能力。而当前我国大部分的档案从业人员却无法满足上述要求，甚至有很多档案管理员不具备计算机的知识储备和操作技能，这实际上是