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浅析档案管理信息化几点思考 　　【摘要】档案管理信息化是档案管理随时代发展的必然趋势，也是档案管理进一步发展的必然要求。本文就档案管理信息化的概念、必要性，以及与传统档案管理模式相比的优势，以及目前我国档案信息化管理中存在的相关问题、改善现阶段我国档案信息化管理进程所出现问题的措施等方面展开分析，以便加强对档案管理信息化的认识、更好的推动我国档案管理信息化的进程。 　　【关键词】档案管理信息化；优势；现状；措施 　　中图分类号：G20文献标识码A文章编号1006-0278（2015）07-033-02 　　随着时代的不断发展，信息化建设是档案管理发展的一个必然趋势，也是档案管理进一步发展的内在要求。档案管理的信息化建设对于现代档案管理工作的开展及档案资源的应用都有着非常重大的意义。档案管理的信息化是实现档案管理规范化、现代化的一大重要途径，同时也是档案资源能够实现共享，得到广泛应用的必然要求。因此，在我国档案管理过程中要加强对档案管理信息化的认识、切实面对现阶段我国档案管理信息化进程中所出现的相关问题，并切实采取相应的措施进行解决，从而更好的推动我国档案管理的信息化进程。 　　一、档案管理信息化的概念 　　就档案管理的信息化而言，其是在馆藏档案的基础上，在保持原来的信息内容不变的前提下，对档案的存在形式进行变革，使其达到信息化的要求，从而实现档案资源共享的目的。总而言之，档案管理的信息化是在充分利用计算机网络技术的基础上对档案信息进行收集、传输以及存储的活动。其与传统的档案管理相比，其主要特征是：信息的数字化以及传输的网络化。 　　二、档案管理信息化的必要性和可能性 　　随着社会进步，高新技术的不断发展和应用对档案管理的发展提出了必然的发展要求。传统的档案管理的方式及使用效率等方面已远远达不到时代发展的要求。尤其是当今档案管理（资源）的信息量急速增加、种类繁多、信息载体多样的情况下，传统的档案管理模式已与社会的信息化发展相脱节。这就必然要求档案管理信息化，以在满足时代发展需要的同时更好的促进档案管理事业的发展，充分实现档案的功能和价值。 　　1.具备软硬件基础。硬件基础主要体现在各单位的档案管理部门已具备打印机、复印件、扫描仪等高新技术设备，为另外，对于计算机电脑的配置也满足了档案管理部门人员的需要。2.规范的管理机制。其标准体现在整理、统计、服务、技术等多个方面。只有在这些统一标准的前提下，档案数据库的信息资源才能够建立，并实现信息资源的网络共享。3.人们的信息化意识。随着计算机网络技术在人们生产生活中的广泛应用，人们的信息化意识已得到广泛的提高，同时信息化相关设备技术的操作能力已满足日常生产生活的需要。 　　三、档案管理信息化的优势分析 　　（一）利于存储 　　在对档案资源进行管理的时候采用信息化的方法，能够节省档案占据的空间，所有的档案只需要存储在硬盘中，不要再通过纸质建档的方式。另一方也解决了原纸质档案在存储期间的自然损害问题，从而便于档案资料存储的长期性。同时，经过高新技术进行“原文扫描”后，利于实现“原文”再现。 　　（二）便于查询 　　在传统的档案管理方法中，需要档案管理人员逐一去寻找档案，档案管理的效率低下，档案管理信息化中彻底改变了这一费时、费力的查询方式，通过档案信息管理系统即可实现档案资料的即时、准确查询。 　　（三）便于远程查询、实现信息的共享 　　档案管理的信息化通过信息网络可组织、单位内部的信息共享，使档案资源的使用更加快捷，及时满足了组织、单位内部对档案信息需求。同时专用的信息技术，可实现档案资源的异地远程管理和使用，着在一定程度上更大的发挥了档案的作用。 　　（四）便于实现档案的分级管理 　　在档案管理信息化中，可通过相应的网络权限设置，对使用者的调阅权限进行规定，实现档案资源的分级管理。这在一定程度上实现了对需保密档案的保密。同时，在系统查询记录中可自动对调阅情况进行记录，以便更好的实现责任追究。 　　（五）能够在一定程度上减少档案管理中劳动力的使用，使档案管理的实效性增强 　　在传统干的档案管理工作中，档案的收集、整理、保管以及利用等方面都需要通过手工劳动来实现，这在一定程度上花费了大量的人力和物力资源。在档案管理信息化中改变了以前的工作方式，档案资源自微机处理之后，实现了按“件”整理归档，其整理、保管及利用等环节均可在电脑上进行操作。同时，工作人员的工作量由以前的集中转变为分散。另外，系统中按“件”整理的资料，使得文件的插入变得简单，便于文件的完善。 　　四、目前我国档案管理信息化进程中所面临的问题及解决措施 　　（一）目前我国档案管理信息化进程中所面临的问题 　　随着时代的不断发展，人们对于档案管理的信息化有了一定了认识和了解，但是就目前我