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期刊编辑使用Word模板可行性分析 　　摘 要 针对期刊编辑工作量大、烦琐、重复劳动多、期刊差错率居高不下等问题，提出使用Word模板规范写作的方法，以减少工作量，提高工作效率，从源头控制差错。 　　关键词 期刊编辑；Word模板；规范写作 　　 　　1 使用Word模板的优势 　　作者写作时大多使用Word软件，由于不十分了解刊物的版式要求，编辑收到的稿件各式各样。有些投稿提供的项目内容不全，如缺少作者职称、所在部门名称、E??mail、电话等；有些投稿中的参考文献、基金项目标注不规范等。编辑不得不耗费时间和精力去补齐。经常重复这些机械动作，容易厌倦、疲惫，影响创造性的发挥。在目前期刊出版普遍电子化、网络化的情况下，许多期刊采用编排一体、编校一体的运作模式，这时，如何减少编辑的工作量，提高效率，提高出版质量，降低差错率，是编辑孜孜以求的目标。笔者在实践中体会到，使用Word模板是一个有效的办法。由于是按刊物的正式样式设计的，作者只需要定稿后在模板上粘贴题目、姓名、正文等相关内容即可，不容易漏项；编辑在收到稿件之时就能看到稿子位置、占用的篇幅，可把原来排版后才能确定的版面调整、转页、协调作者修改等工作部分地提前，有利于保证稿件内容的完整性、作者的满意度和版面美观：既可以减少作者的工作量，也可以减少编辑的工作量。 　　 　　2 建立Word模板的具体做法 　　模板是一种特殊的Word文档，扩展名是“.dot”。它是普通Word文档的样板，Word新建的每一个文档都基于一个模板之上，默认模板是“Normal.dot”，一般保存在C：\Documents and Settings\Admin\Application Data\Microsoft\Templates 　　目录下。 　　建立模板的方法很多，既可以从现有文档创建模板，也可以修改已有模板创建模板，还可以根据新建文档创建模板。 　　2.1 从现有文档创建模板 　　从现有文档创建模板，是以常规方法制作一篇文档，再以此文档为基准创建模板。具体步骤如下： 　　(1)打开现有文档，删除该文档中会根据不同情况变化的具体内容(比如具体的文章题目、作者姓名、正文等)，保留不变的内容(比如“摘要”“关键词”等字眼)。 　　(2)制作内容输入提示域。 　　下面以我刊已经编辑好的一篇文章《船舶航向稳定能力研究》为例，依次说明期刊文章的题目、姓名、摘要、关键词、正文等项内容的提示域制作方法。 　　文章标题：选中文章题目“船舶航向稳定能力研究”，然后选择菜单“插入→域”命令。打开“域”对话框，然后在“类别”下拉列表中选择“文档自动化”，“域名”区选择“MacroButton”，在“宏名”区选择“AcceptAllChangesShown”，在“显示文字”框内输入“在此键入文章题目”，操作完成后单击“确定”按钮(图1)。 　　 　　返回Word编辑窗口，可以看到原来文章标题的位置变成一个带有提示性文字的内容输入域。当用户用鼠标点击提示文字时，该部分被选中，用户即可输入实际的内容，而提示文字自动清除(图2)。这种做法比仅用文字表示格式要求还要方便。 　　 　　作者姓名：选中作者姓名“陈进涛”，操作步骤同上。只是在“显示文字”框内输入“在此键入作者姓名”。 　　作者单位、邮编等：选中作者姓名下的“江苏海事职业技术学院航海技术系，江苏 南京 211170”，制作提示域“在此键入作者单位、部门、所在城市、邮编”，步骤同上。 　　摘要：选中“摘要”后的文字，制作提示域“在此键入摘要内容”。 　　关键词：选中“关键词”后的文字，制作提示域“在此键入关键词”。 　　正文：选中正文所有内容，制作提示域“在此键入文章正文”。因为正文各层标题位置不定，笔者在模板上写出了各层标题的字体、字号及格式要求。 　　参考文献：笔者选了几种最常用的参考文献格式写入模板，制作提示域的方法同上。 　　作者简介的内容可每项都制作一个提示域。虽然烦琐一些，但避免了漏项，还是有必要的。 　　其他内容的提示域制作方法与此相同。 　　各项内容设定完以后，另存为“学报模板”，在“保存类型”里选“文档模板”，即完成模板的制作。该模板默认保存在C：\Documents and Settings[KG-*3]\Admin\Application Data\Microsoft\Templates目录下，不用更改(不易丢失，调用方便)。当然，也可以保存在自己方便使用的位置。完成后的模板如图3所示。 　　 　　2.2 根据新建文档创建模板 　　根据新建文档创建新模板方法如下： 　　(1) 单击“文件”菜单上“新建”，新建一个空白文档。 　　(2) 更改页面设置(依据刊物的样式设置纸张、页边距、