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如何开好一个会议 一个进行得宜而具有效率的会议，通常是顺利解决待处理的事项，这是团队合作良好、士气高昂与向心力强的表现，也是组织健全的表征。 这样的会议，对你个人而言，是一种挑战，也是一种机会。在会议上良好的表现，可以促成你职责的增加。有效的会议，可以集合众人的智慧和经验，群策群力，合作解决各种疑难的问题。 一、会议的准备 (一)几种会议类型的特征： 1、简报性质的会议 归集与分发有关的资讯，是主持一个新会议的重要起步，简报会议的目的是要分享每一个与会者的知识，建立权责范围并且沟通工作的目标。这种通常被称为［简报］的会议，也适用界定某些问题，所以，主持这类会议最好以正式的方式召开，并由强有力的主管来担任主席。 2、检讨性质的会议 进度检讨会议是专案管理、客户管理或经销商管理的重要工作。 这种检讨会议，通常是配合该专案的需要，定期举行。这种会议进行时，先由每个人就其个人的工作进展提出报告，其他与会者则相互发问质询或公开讨论。主持这种会议需要较高技巧，因为大部分与会者彼此熟识，所以这种会议应以“有准备的非正式”方式来举行最为恰当。 3、解决问题的会议 这一类型的会议，如果时间允许，有时必须分为两次会议来讨论相同的问题：第一次先界定问题，第二次再讨论解决问题的方法。同时可利用两次会议中间的空档，研拟各种解决问题的方案。由于问题经常很紧急，因此无暇做太多的准备，所以这类型的会议，通常是以非正式的形式召开。非正式的另一个好处是，可避免大家浪费时间在推卸责任、掩饰过错上。 (二)会议的准备 1、会议室内应准备的事项：出席者的名牌、隔音与空调设备、会议室内禁接电话(室外代接留言)、笔记本与铅笔、挂图架、影印机、电插头及延长线、会议桌、椅子、黑板(白板)、麦克风、投影机、幻灯机、茶水等等。 2、召开会议前的探讨事项： . 召开这项会议的目的为何？ . 哪些人需要参加？ . 在何时何地召开较方便？ . 应采取何种方式(正式、非正式......)召开？ . 是否事先发出有关资料与议程表？ . 是否需要准备特殊的设备(麦克风、视听辅助工具......)？ . 各个议题的讨论顺序如何安排？讨论时间如何分配？ . 有无任何利益冲突之处？ . 需不需要事前的个别沟通？ . 采用何种记录最适合？能不能指定一位与会者做记录，还是需请秘书人员负责？ . 是否有新成员加入讨论，对他们是不是需要先作简报？ . 是否需要准备茶点？利用进餐时间继续会议，以节省时间。 . 是否需要有其它设施(如停车位、贵宾接待室等)，以便利外界的与会人士？ 二、如何参加会议 （一）出席会议前的准备 为了让自己在会议中的发言，能掌握重点，而有效达到目的，你在出席会议之前，应做下列的准备： . 仔细阅读事先分发的文件，如有不清楚的地方，先查问清楚。 . 应明白自己的目的，设法争取别人支持你的立场。 . 事先准备你的提案，但是提案的内容要有弹性。任何的提案都需有应变的准备。 （二）在会议中应有的表现 . 敏锐地倾听：要多练习这种技巧。它可以诱导出有意义的问题，增进大家的了解，并且保持会议中的轻松气氛。 . 直接回答问题：可使会议不致离题，避免浪费时间。 . 澄清疑问：“你是说，在月底之前可以供应这些物料？” . 控制进度:“现在已是下午三点半,我们目前进行到哪里了？” . 重申重要之处：“让我们再确认一下......” . 必要时，要有改变你原定策略的准备。 . 表示愿意支持的态度：“我认为这项建议很不错......”。 . 针对问题：“我们真正的问题，究竟是什么？” . 直截了当地问：“你真正的意思是什么？” . 备有正确的资料来支持你的论点。 . 除非有紧急情况，否则在会议中不应接听电话。 . 不要打断别人的话。 . 不要害怕让别人知道你的感受。 . 避免做出会扰乱别人注意力的动作，例如轻敲铅笔等。 . 当别人发言时，不要与领座窃窃私语。 . 心平气和：除非故意表态，否则绝对不要发怒。 （三）出席会议的技巧 . 不要太急于发言。不妨先让别人发表意见，理性地整合他人的看法，然后则组成自己的见解，再发表出来。 . 顺水推舟。如果你知道某些人的看法与你相同，则先让他们发表意见，接着你再发言支持他们的论点，并补充遗漏之处。 . 临机应变。在会议进行中，要随时掌握状况的变化，于必要时，要采取变通