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浅谈中学档案实现电子化管理必要性 　　）【摘要】随着社会信息化进程的加快，电子档案逐渐成为一种重要的档案管理方式，档案文件实现电子化管理势在必行。在中学的档案管理工作中，在不完全排除传统纸质管 理方式的前提下，实现档案电子化管理的转变，是跟随中学教育发展的脚步，符合网络信息时代的发展规律。中学档案电子化管理，相对传统的纸质管理占绝对优势，是档案管理的一大创新 和发展，是目前学校档案工作人员值得关注的热点，有着推行的必要性。 　　【关键词】中学档案 电子化 必要性 优势 渠道 【中图分类号】G633.98【文献标识码】A【文章编号】1006-8646（2014）06-0081-03 档案信息电子化是随着时代发展，应运而生的档案管理方式，是利用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工， 使之转化成为计算机软件形式的二次文献信息供人们利 用的过程。在中学档案管理工作中，办学规模不断扩大，档案管理工作需要面对着逐年增加的庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件，传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状。电子档案 应运而生，它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力，减轻了档案工作人员的管理负担和压力，逐渐代替着传统的档案形式，成为主流的档案管理形式。 　　一、中学档案管理现状 　　1.档案人员观念及专业素质滞后 　　“重藏轻用”“为保管而保管”的传统观念仍然存在，长期形成的封闭、被动、单一等传统思维，影响了中学综合档案信息资源开发利用工作的深入开展；缺乏真正既懂档案业务、又能熟练 掌握计算机技术的复合型人才。难以适应网络环境下档案信息的开发利用。 　　2.学校电子档案管理混乱 　　电子文档管理的关键是标准化，标准化的标志是建设枢纽性的档案信息数据中心，并安装能够对接转换各部门档案数据的网络版管理软件。有些学校虽然已经使用办公自动化网络系统，但是 由于种种原因，电子文档处于无序、放任和无人管理的状态。 　　3.学校硬件投入严重不足，专业设施设备空白 　　搞档案信息化，需要配置计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机，开通内部局域网，连接外部因特网，配套信息安全防护措施等，这是一个系统工程，需要一次性投入一笔资金，这些设施设 备在有些中学里是空白。从总体来看，学校对学生档案工作管理工作应给予大力支持和资金投入，如果没有上述设备，信息化建设只能是纸上谈兵。 　　4.领导重视不够 　　中学档案管理比较凸显的现象是某些中学领导口头上重视，实际工作中对档案管理工作不关心不接触，口头支持相对多，实际落实抓得少。只重视教学、升学率，一心一意搞教学。就比 如偏远中学的，学籍档案管理几乎是靠班主任落实，学校没有统一的保管，纸质学籍档案杂乱无章，更谈不上运用学籍档案系统来管理学籍档案。因此成立一个完整的档案管理机构，对档案 管理工作的重视是对学校工作的负责，是对师生员工的负责，学校领导应该加以重视。 　　二、在中学里实现档案电子化管理的必要性 　　传统的电子档案管理方式，很难适应不断改革深化的管理需求。不管是资料的收集手段还是管理模式，又或是服务方式上，都显得落后而单调，完全不符合现代的先进管理理念。只要充分利 用现代化的管理手段，借助先进的计算机网络技术，坚持与时俱进，不断适应新形势的需要，才能开创中学电子档案管理工作的新局面，不断提升学校的管理水平。做好电子档案的管理和维 护工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为学校的经济发展和社会进步做出应有的贡献。 　　可以发现，当今大部分中学的日常工作中有许多资料、信息资源已经是在计算机中完成各种操作，就如Word文档和excel表格。其它纸质文件资料均可通过扫描完成电子版的保存，加以使用现 成的档案管理软件将这些电子版文件资料进行分类存储，查档人员便可通过查询功能快速检索。可以看出投资不大，技术不难，容易掌握。甚至设备条件更好的中学，采用更为先进的网络版 的档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅电子档案资料，真正实现资源共享，一键检索，即可查阅到所需的资料，不需要再进行下一步的操 作。因此，以数字化采集技术为手段，向档案电子化管理发展将是必然趋势。 　　三、中学档案管理电子化的优势 　　目前在各大中学里，大多还是采用传统的纸质档案管理模式，但是笔者认为，中学档案管理方式走向电子化更占优势，档案管理更科学更便捷更高效。 　　1.能够有效的节省人力和物力，加快档案归档的速度与质量 　　在中学里，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应 用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，