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浅议电子文件对档案工作影响及保护对策 　　【摘 要】电子文件的出现和迅速普及给传统的档案管理方式带来了巨大的机遇和挑战，本文在总结电子文件概念及其特点的基础上，指出电子文件对传统档案工作的影响以及针对电子文件在档案管理中相应的对策。 　　【关键词】电子文件；档案工作；影响；对策 　　1 充分认识电子文件 　　信息技术领域的电子文件是指通过计算机进行操作、传输、存储等处理的数码序列，从社会生活的角度来认识，电子文件是人们在各种活动中使用电子计算机作为工具，产生的一类数字化形式的记录。按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E―mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图象、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。 　　电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合，是人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。 　　2 电子文件的特点 　　2.1 信息的非人工识别性 　　电子文件是由计算机处理和生成的数字化的信息形态。在计算机内部，无论是传输还是存储，电子文件都是以二进制的“0”、“1”数字编码形式存在，人工无法直接识别，必须由相应的计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来，然后转换成人能识别的形式，显示在屏幕上或打印到纸上，人们才能够知晓其内容。人们在计算机屏幕上看到的文字、图形或多媒体信息下的声音、影像等电子文件形态，便是电子文件的某种输出形式。 　　2.2 对系统设备的依赖性 　　电子文件对设备的依赖性体现在以下五个方面：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技术设备更新，五是加密。在计算机内部，电子文件是以数字编码形式存在的，从生成、传输到存储都是通过计算机实现的，离开了计算机软硬件平台，电子文件既看不见也摸不着。计算机更新换代很快，常常只能隔代兼容，对于需要归档长期保存的电子文件来说，设备依赖性造成的问题更加严重。不同软件环境下的电子文件有时难以互换。为安全保密起见，还常常通过特殊的软、硬件设备，人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理，使需要保密的电子文件只能在特定的环境下才能被读取。 　　2.3 信息与载体的可分离性 　　纸质文件的墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形，内容与载体具有必然的不可分离性。电子文件则不然，其存放位置不是固定的，可以实现异地传输、多极传输，而内容却不发生任何变化。由文字、图形、声音、影像等多媒体信息相互搭配构成的电子文件，由于不同的载体往往适合存储不同的媒体信息，就会造成同一电子文件的文字、图形、声音、影像在存储时的载体分离现象。 　　2.4 信息的易改性 　　对电子文件的内容进行修改非常容易，而且改后不留痕迹，势必引起安全隐患，同时，还可对电子文件进行压缩处理，改变电子文件的清晰度和对比度等等，造成“原件”识别困难。相比之下想对纸质文件内容进行增、删、改而不留痕迹几乎是不可能的。 　　电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合，是人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。 　　3 电子文件对档案业务管理工作的影响 　　（1）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，