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浅谈工程中合同档案管理 　　【摘要】工程合同是工程建设的质量控制、进度控制、投资控制的主要依据，是保证合同双方当事人权利平等的、义务相同的主要依据，也是解决合同主体双方民事纠纷的主要依据。项目管理的中心环节就是工程合同档案管理，该文章通过分析工程合同档案管理中存在的问题，提出了完善工程合同档案管理的措施。 　　【关键词】工程；合同档案；管理 　　一份合同有两个主体，由于主体双方工作的内容和性质都不相同，因此双方承担的责任和义务、享受的权利也都不同，主体双方需要将这些概念性的东西转化成书面语言，双方签字盖章，就形成了工程合同。通过工程合同对双方的行为进行制约，以实现各自的目标。因此工程合同档案管理就成了企业档案管理部门面临的主要问题，企业只有做好了工程合同档案的管理工作才能切实维护好自己的利益，保证工程的顺利完成。 　　一、工程合同档案管理中面临的主要问题 　　1、对工程合同档案管理的重要性认识不足 　　目前很多企业都把注意力放在工程的施工过程当中，当工程完成的时候就会将工程合同随处乱丢，觉得工程已经完成了，工程合同已经没有价值了，完全忽略了对工程合同档案的管理，不能认识到工程合同档案对企业发展的作用，使工程合同不能及时的整理归档。 　　2、没有形成统一的档案管理制度 　　因为工程企业在施工的过程中很有可能涉及到跨省或者是很多项目同时进行的情况，而且工程涉及到的范围又比较广，在一定程度上增加了工程合同管理的困难。由于多数企业都没有认识到工程合同档案管理的重要性，因此也就没有形成统一的档案管理制度，使得各个项目的部门负责人在合同档案的收集上出现了分散管理的现象，很容易形成各自为政的情况。由于无法对合同档案资料进行统一整理，时间一长很有可能造成工程合同档案资料的遗失，影响到工程合同档案资料的后续使用。[1] 　　3、工程合同档案管理人员不稳定 　　由于工程的施工周期较长，项目管理部门又比较分散，项目负责人也不注重工程合同档案的管理，因此没有配置专业的工程合同档案管理人员，还有很多部门聘用的是临时工或者是兼职工作者，使得工程合同档案管理人员存在着很大的波动性。由于这些兼职人员的专业性不强，不能分辨工程合同档案的价值，在收集和管理的过程中很容易发生漏收或者是归档不合理的情况，影响到企业的经济效益。 　　二、工程合同档案管理的措施 　　1、转变领导观念，提高工程合同档案管理质量 　　工程合同档案管理中最基本的工作就是合同资料的收集工作，所以与项目有关的各部门人员都应该加强与档案管理人员的联系，档案管理人员也要跟上工程的进度，有目的、有计划的开展工程合同档案资料的收集工作，保证工程合同档案资料的连续性、准确性与完整性。特别要注意工程合同资料的准确性，在收集的时候一定要严格检查工程合同的内容是否完整、字迹签名是否清楚、日期是否准确等。另外还要注意，合同档案的管理人员留存的必须是第一手资料，不能是复印件，这样才能保证工程合同档案资料的安全，弥补工程施工管理中的不足，避免不必要的工程纠纷。[2] 　　2、完善工程合同档案管理机制 　　我们国家一直一直提倡依法治国，所以在工程建设的过程中一定要签订施工合同，对双方的权利与义务作出明确的规定，因而企业要建立一套完整的合同管理制度，保证工程合同的签订过程合理、合法，以起到维护双方合法权益，提高经济利益的目的。我们在签订合同的过程中一定要严格按照有关法律明确双方的权利和义务，例如《民法》、《合同法》、《招投标法》等，根据这些法律条款，对双方违反合同约定应承担的法律责任作出明确的规定。另外还要配置专门的档案管理人员，并明确工程合同档案收集的种类和范围、工程负责单位和负责人员及档案合理的收集整理时间，这样才能明确工程合同档案管理人员的责任。工程合同档案管理人员一定要有职业操守，做好工程合同档案的保密工作，这样才能维护好企业的合法权益。[3] 　　3、建立网络档案管理体系 　　因为工程的施工工作经常会跨省进行，当企业需要调阅合同档案的时候不能保证合同能及时送到，因此我们需要完善网络档案管理体系，利用计算机网络对工程合同档案进行管理，将收集到的合同档案进行编号、整理、分类，并及时录入系统，这样既能节约领导调阅合同的时间，又能提高档案管理人员的工作效率。 　　结束语： 　　工程建设是现代社会必不可少的一项工作，为促进国民经济的发展贡献了不小的力量，而工程合同是保障工程合理施工的前提，企业对工程合同档案的科学管理能提高企业的经济效益，因此企业迫切的需要对工程合同档案进行管理，不断提高工程合同档案管理的质量，提高工程合同档案的利用效率，这样才能让工程合同档案更好的为企业的工程建设服务，保证工程建设企业的长远发展。 　　参考文献： 　　[1] 李峥嵘.工程合同档案收集与管理初探