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浅谈提高档案管理科学化水平有效途径
浅谈提高档案管理科学化水平有效途径
摘 要:提高档案管理科学化水平是新时期档案工作面临的新机遇和新挑战,是顺应信息化迅速发展的必然趋势,也是档案管理朝规范化、制度化、标准化方向发展的重要途径,更是推进经济社会不断发展的有力保障。本文从档案管理现状出发分析了我国档案管理取得的成绩并指出了亟待解决的问题,并围绕如何提高档案管理科学化水平提出了具体的对策建议。
关键词:档案管理 科学化水平 路径选择
中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:1673-9795(2014)03(a)-0252-02
档案是国家和社会宝贵的信息资源,档案管理工作是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务,也是国家档案事业最基本的组成部分。经过多年的发展档案管理工作也取得了很大的发展和进步,但是新的历史时期对档案管理提出了更加现代化、更加人性化以及更加科学化的要求,档案管理的任务仍然任重而道远。目前亟需提高档案管理的科学化水平,这就需要以科学的档案管理理论为指导,以先进的技术、科学的管理方法为手段,同时以科学的档案管理制度作为保障,推动档案管理工作实现高效率高质量的发展。档案的科学化管理不仅有助于党和政府及时准确的掌握社会各方面的情况,设定合理的发展目标和科学的行动路径,也是促进档案管理工作与时俱进的重要举措。各档案部门在面临新的机遇和挑战时要解放思想积极应对,抓住机遇促进自身发展并推动社会的进步。
1 当前档案管理的发展现状及问题
(1)档案管理制度不尽完善。
目前我国还没有出台统一的档案管理发展规划和标准,这就造成了档案管理的无序性,标准化水平较低且共享性差。档案管理还没有形成标准化和制度化完善的体系,现有的档案管理的规章制度对很多细节都没有做出明确的规定,特别在一些基层单位档案管理缺乏统一的标准和质量要求,责任追究和奖惩制度也没有建立起来。由于档案数据的庞杂又没有完善的管理体系很容易造成卷宗混乱、档案丢失以及档案无序等不规范问题,这为档案的查找和使用带来了极大的不便。在电子档案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成电子归档工作常常出现混乱,而且由于档案容易被修改且无痕迹的性质很难避免档案受到人为的篡改亦或破坏。
(2)档案管理的理念相对落后。
人们普遍对档案管理工作的认识存在许多误区,认为档案管理不产生直接的经济效益,只要做好档案的收集、整理、保管、编目和统计等工作,不丢失、不遗漏保障其安全就可以了。这种对档案管理工作缺乏足够的认识和重视的态度极易造成档案管理工作的敷衍甚至是消极怠工,直接导致许多档案管理工作还停留在比较原始的方式方法并不能适应相关部门甚至社会发展的要求。虽然档案管理工作基本的要求是建好管好档案,但档案管理的最终目的在于利用,档案的价值也恰恰在利用上。但目前很多档案管理仍存在 “重藏轻用”的理念,各档案管理机构也没有很好的做到以用户需要为导向来提升档案管理的服务。档案管理机构之间的沟通合作也比较欠缺,这极大地影响了工作的效率也降低了档案管理向纵深发展。
(3)档案管理工作人员综合素质不高。
由于档案管理工作的重要性以及档案信息更新的迅速性就要求档案管理人员既具有较高的专业技能还要具备良好的综合素质。档案的管理人员在很大程度上决定着档案管理水平的高低以及档案服务质量优劣,也是档案事业持续健康发展的重要保障。虽然目前我国的档案管理队伍得到了稳定的发展,但是与管理科学化的发展要求相比,还是存在很大差距的。如专业人员的供不应求、高层次人才的紧缺以及部分从业人员文化程度较低,专业知识老化,计算机及外语水平不高,创新能力不强、思想观念落后以及管理水平达不到进一步发展的要求。这一现状直接影响了在档案管理中新技术和新方法的应用,工作中遇到新的问题也得不到及时有效的解决,极大地降低档案管理工作的效率甚至还会给相关部门造成不必要的损失,极大地制约了档案管理工作的创新与发展。
(4)档案管理信息化建设水平较低。
目前我国还有很多地区档案管理还沿用传统模式现代化水平还较低,虽然档案管理系统开发与应用的软件很多,但过于庞杂没有统一的国际标准、数据不完整,致使大多数信息档案共享性差。档案管理的软件系统也往往达不到现代信息技术发展的要求,而且而且各个单位根据自己的条件和历史习惯选择不同的硬件设备以及管理软件,就使得标准化程度非常低。不仅造成了大量低水平的重复建设,低阻碍了档案管理朝现代化科学化方向发展的进程,而且计算机档案管理系统只能停留在辅助管理的位置上,不能发挥其应用的作用。这也严重影响了档案检索的效率,档案的应用价值也随之降低,同时也存在档案信息网络化与网络信息安全性之间的矛盾,也会给档案网络化建设和资源共享造成极大的隐患。
2 提高档案管理科学化水平的建议
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