浅谈大学生档案管理工作存在问题及其对策.docVIP

浅谈大学生档案管理工作存在问题及其对策 　　摘要：档案是个人信息的重要载体，是单位选拔人才的重要依据。大学生档案是个人档案的基础，是大学生就业、择业、用人单位筛选人才的重要资讯。然而，高校的大学生档案管理工作仍然存在许多不规范不标准的现象，使得档案不能恰如其分地描绘出其真实情况，也给用人单位的档案管理工作带来许多麻烦。 　　关键词：档案管理；重要意义；存在问题；对策 　　中图分类号：G27文献标志码：A 文章编号：1002-2589（2011）22-0142-02 　　 　　档案是个人信息的重要载体，在求学和求职中发挥着重要的作用。大学生档案更是记载着大学生在校期间学习和生活的情况，反映了大学生的思想品德、学习成绩、个人特点、奖惩情况、身心素质、专长爱好等信息，是衡量大学生综合素质的重要依据;同时也是大学生就业及其今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据。大学生档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，直接影响大学生的切身利益，但是，目前大学生档案管理存在不少如档案材料混淆、档案材料不完整和转递不及时与不准确等不足，面对这些问题，作为高校档案管理工作者，应该对如何加强大学生档案管理工作不断进行思考探索，寻求符合现实需要的高效的管理模式。 　　一、高校学生档案工作的重要意义 　　高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，学生档案作为高等学校档案的重要组成部分，是学生在大学期间学习、生活及课外活动真实展现，是学校教育、考察、培养人才的重要资料记录，同时也是大学生今后就业并向用人单位展现个人在求学期间表现的重要证明载体和用人单位选拔聘用、考核培养的主要依据。加强高校学生档案管理，反映了高校对档案管理工作的重视与支持，同时也充分展现了一所合格大学所应有的内涵。 　　二、高校学生档案工作存在的主要问题 　　1.学生档案管理缺乏标准化、规范化、制度化、日常化。从全国各高样学生档案的日常管理来看，学生档案管理一般由学生管理部门进行统一管理，并在一定的时期内将学生档案的整理交由院系来完成。由于档案管理没有配备专职人员，不论是从专业知识或是从资金上来说都是欠缺的，加上学校缺乏监督检查和业务指导，很大程度上高校学生档案在收集整理过程中没有走上标准化、规范化，出现这样或那样的错误，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、出现错别字、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等等。有的高校对学生档案管理未能从思想上重视，认为学生档案管理是一项吃力不讨好的工作，随意将学生档案在校综合档案室堆放；有的则把学生档案放在人事处和干部人事档案一起管理，不进行归类或整理；有的干脆把学生档案放在各个院系，实行分散管理。有的则是放在一间专门的屋子里，长时间不去查看，以致有些受潮或被老鼠咬坏也不知，不管哪种方式，他们都有一个共同的特征――学生档案的管理工作都是归口部门的“附属品”，因为它既没有明确的定员编制，也没有具体的办公经费及工作量考核标准，所以，谁也不愿意投入大量的人力、物力和财力实行专项管理。于是，学生档案管理工作在不规范的环境中运行，其结果必然是杂乱无序，缺乏标准化、规范化、制度化、日常化。 　　2.档案管理方法老套、技术操作不成熟，相对落后。除少数国内知名大学外，许许多多大学在学生档案管理这一块还存在管理方法陈旧，技术操作不成熟等方面的弊端，一方面，对于档案的管理过分依赖纸质版，数年之前，高中生的电子档案已经出现。令人不解的是进入大学以后的档案却是沿用了数百年的纸质档案，占据大量的空间不说，而且容易受潮以及受损；另一方面，许多大学对学生的档案管理一直停留在静态状态，一大堆的纸质档案杂乱无章地锁在柜子里，碰到学校或某个学生需要调取档案时，找了半天都找不出来，此外，即使找到该档案了，可里面关于学生的个人详细信息，又是要找大半天的，其搜索手段还真是让人不敢恭维，很明显还处于传统的、原始的、手工操作的实体管理模式、管理体制、管理技术手段滞后于信息时代。 　　3.档案信息量不足，更新速度慢。从目前高校学生档案承载的信息来看，其中所涉及的材料往往只是高校招生报名表、入学登记表、学籍、成绩、党（团）材料等。在日新月异的社会发展中，可能这些材料中有的已经过时，不适应社会发展的需要；有的可能是内容不丰富，针对性不强，作用不明显等，无法满足信息时代用人单位的信息需求。据职场人士反映，当前用人单位在查看学生档案时，更多的是希望能从中获悉该学生在情商、信用、创新能力与技能等等能体现个人特质潜能方面的资讯。致命的是，当前的高校的学生档案中往往就是欠缺这些记载，尽管少量的档案有涉及，但多流于形式，公式化、口号式、千人一面，没有个性特征，与用人单位的