浅论财务会计档案管理中存在问题.docVIP

浅论财务会计档案管理中存在问题 　　摘要:养老保险经办机构的财务档案既是记录和反映养老保险经济业务的重要史料和证据,又是养老保险经办机构档案的重要组成部分。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况,新问题不断出现,如何管理好养老保险财务档案,以及在管理过程中如何采取相应的措施,寻求解决的办法,是经办机构档案管理中所面临的一个重要问题。 　　关键词:养老保险经办机构 会计档案 档案管理 　　 　　0 引言 　　养老保险经办机构的财务档案既是记录和反映养老保险经济业务的重要史料和证据,又是养老保险经办机构档案的重要组成部分。养老保险经办机构的财务档案是否真实、齐全、准确、完整,也就直接影响到养老保险财务档案管理的质量以及养老保险事业的发展。随着我国社会主义市场经济的进一步发展,会计档案工作中新情况,新问题不断出现,如何管理好养老保险经办机构财务档案,以及在管理过程中如何采取相应的措施,寻求解决的办法,是养老保险档案管理中所面临的一个重要问题。 　　1 养老保险经办机构财务会计档案管理的内容 　　依据《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”,具体包括: 　　1.1 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证; 　　1.2 会计账簿类:总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿; 　　1.3 财务报告类:月度、季度、年度、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告; 　　1.4 其他类:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册; 　　1.5 电算化会计档案:是存储会计凭证、账簿、报告等的介质,包括磁盘、磁带、纸质等,还包括:①每年一次的数据库备份;②财务软件升级前的数据库备份;③打印输出的经过盖章签字的会计资料;④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本;⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件;⑥其他应该存档的有关资料或数据。 　　2 养老保险经办机构财务会计档案管理存在的问题 　　2.1 对财务档案管理的重要性认识不够,意识淡薄。改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善,一些单位和个人利用政策上的漏洞,巧立名目,随意提高开支,铺张浪费,使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来。财务档案工作是保存历史,服务现实,承上启下的一项重要工作。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,不够重视,存在应付思想,特别是当前养老保险的财务工作过程中大量原始凭证的整理被认为是件浪费时间和精力的事情,根本不把财务资料的整理归档工作列入议事日程。 　　2.2 财务档案人员素质有待提高。目前许多单位没有专职的财务档案管理人员,大多数是由会计人员兼管,没有经过档案业务知识的专门培训,缺乏档案管理工作经验。对财务档案的归档范围和标准不清楚,不懂得档案的基本操作规程,使得整理出来的财务档案案卷质量不高,装订不规范,难以保证档案的完整性和安全性,有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员盖章,会计凭证装订封皮上项目填写不全;会计档案移交时双方没有按册清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,查找起来非常困难;销毁各种定期作废档案不及时,造成会计档案积累过多,无处存放,给管理人员的工作带来很多麻烦。有的管理人员根本不懂得档案要按编号由左至右,由上至下排放,这样使会计档案既不规范也不美观,而且给会计档案的管理和利用工作带来了极大不便。有些单位甚至出现了用铅笔结账、制表等严重违规现象。就目前情况来看,会计档案管理人员都是会计兼职管理,由于会计人员工作量大,内部人事变动,都是各自保管自己经手的年度会计档案,导致有的财务档案资料没有及时向养老保险经办机构档案管理部门移交,严重违背了“会计档案管理办法”规定,不算一个合格的财务档案工作者。 　　2.3 财务档案管理不完善、不规范。财务档案管理机构是进行财务档案管理工作的组织保证,设置财会档案管理机构是工作的需要,也是法律规章的需求,但实际工作中各经办机构财务档案工作均不完善,不规范,都未设置此机构,档案工作由不同人员兼职,.会计档案保管不规范。有些单位会计档案未按要求归入单位综合档案室保管,由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室,各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员,但未接收会计档案;如会计档案的装订由各会计人员完成,档案的归档由办公室人员完成,档案的查询由资料的形成人员负责等,由于工作的分散,管理环节的分散造成档案管理工作一系列的不规范,设施也不完善。财务档案没有专门库房,不符合“七防”要求,没有档案