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浅谈计划生育档案应用计算机实现现代化管理必要性 　　[摘 要]浅论计划生育档案利用计算机实现现代化管理的必要性、计划生育档案管理工作的基本现状、利用计算机进行计划生育报表及数据信息管理、推进计划生育档案现代化管理进程的重要措施。 　　[关键词]计划生育；档案；计算机；管理 　　中图分类号：R169.4 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）44-0350-01 　　2002年9月1日，我国正式开始实行了《中华人民共和国人口与计划生育法》，而贯彻落实该法则是计划生育职能部门的头等重要工作任务。该法的颁布，使计划生育工作真正纳入到了法制化管理，这对于建立全新的、更完善的管理机制具有十分重要的现实指导意义。在中国这个人口大国，计划生育也历来作为一项基本国策，从中央到地方，各级政府都非常重视计划生育工作，很多地方政府与企业负责人的考核都实行计划生育工作“一票否决”制。计划生育工作与十年前相比，已从规范化、制度化步入到法制化的轨道，并渗透到了各项工作的方方面面（比如评选先进单位、先进个人、调动工作、外出打工、各项福利，单位用工等），都与计划生育工作紧密有关。 　　由于计划生育工作的内容比较繁杂（包括政策宣传、药具发放、办理证件、计生奖励造册发放、流动人口管理等），仅统计上报各种数据，为国家和地方各级政府掌握人口发展趋势、人口流动状况以及计划生育动态提供原始资料，一直都是沿袭着以书面表格逐级上报的形式。该手工操作，既繁琐又复杂。因此，针对计生统计工作存在的问题，提出应用计算机管理计划生育档案很有必要。 　　1 计划生育档案利用计算机实现现代化管理的必要性 　　鉴于计划生育档案管理工作的重要性，要管理好内容丰富、工作量大的计划生育档案，必须应用计算机，以实现现代化的管理。随着改革开放的不断深入，市场更加繁荣，人才流动现象更加普遍、频繁，尤其是在广大农村，由于外出打工者规模的扩大，这也致使流动人口急剧增加，且档案数据也发生了变化频繁的现象，从而大大增加了农村计划生育工作的管理难度和工作量。在数万人以上的乡镇里，平时仅靠建立相关登记簿（结婚登记簿、子女出生登记簿、育龄妇女异动登记簿、流动人员登记簿、药具发放登记簿等）和老一套的常规管理方法，要保证管理完全到位几乎是不可能的。因此，改革管理方式和手段，积极利用计算机实现现代化管理就显得尤为重要。 　　2 计划生育档案管理工作的基本现状 　　1）计划生育档案的复杂性。计划生育档案管理大多是室藏内容庞杂、案卷数量繁多、时间跨度长，而且是由于多年来一直处于封闭式管理之中。计划生育档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，所以再加上每个历史时期对档案的整理质量要求不同。鉴于整理的规格不统一等情况，从而形成了档案基础普遍较差的局面，致使日后不便于查找。 　　2）计划生育档案存在的问题。计划生育档案的主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范。没有目录号，且一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范。即使有标题，但也不能反映主题内容或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；三是部分特殊案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索，且难以利用；四是组卷混乱现象比较多。如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，甚至有按文种组卷的；五是案卷厚薄不一。有的仅一、二页纸形成一文一卷，有的五六百页纸形成一类一卷。六是保管不统一。案卷分散在各部门科室现象较严重，不便于统一查阅、管理。 　　3 利用计算机进行计划生育报表、数据信息管理 　　1）计划生育报表、数据信息传递。就目前而言，全国范围内应用计算机技术在计划生育信息方面的管理还不够广泛，不少仍在延用传统的纸张作数据传递的媒介，这与当今的信息化时代显得极不协调。由于工作人员在抄录数据、统计计算的过程中也容易出错，这就很难提高工作速度和质量。另外，传统报送报表过程中的辅助开支（路费或邮寄费、人工费）也相对较多。因此，应用计算机管理软件对计划生育档案进行管理，并建立到基层各单位，也能方便信息的传递。基层单位有了计算机专用软件，便可根据统一的格式，填写数据，然后通过网络，将数据传递到上级单位。这样做至少有以下优点：一是统计速度快。数据上报只需要几秒钟时间，且数据准确；二是避免出错。这就排除了在抄录数据过程中由于人为因素而出现的差错；三是节约成本。无需用纸张，不用乘车送报表，不用花费很多的时间去填表、送表，只需点击鼠标，利用现代化计算机网络，十分方便地进行数据传递；四是免去繁琐的计算。不用手工统计计算，大大地减轻了计划生育工作人员的劳动强度。 　　2）提高计划生育档案管理水平的方法与途径。为提高计划生育档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，这就要求档案管理的收集、整理、鉴定、着录、保管