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浅谈高校学生档案管理存在问题与改善措施 　　摘要：学生档案是一个教育单位必不可少的组成部分，它对于学校的管理来说至关重要。 在这个科学技术的不断提高，计算机科学日渐成熟，且讲究高效率的社会，人工管理文件档案的方式就显得效率低、保密性差。本文从档案管理的内容、作用等方面进行了分析，针对学生档案管理工作中遇到的问题，提出了改善的意见、措施。 　　关键词：档案管理学生档案问题措施 　　学生档案是学生在校期间学习、生活和各种社会实践活动的真实历史记录，它作为高校档案的一个重要组成部分，会对学生今后的学习、工作和生活产生深远的影响。所以，高校对学生档案的管理工作直接影响到学生的切身利益，做好此工作具有非常重要的意义，也是高校总体工作中的一项重要任务。 　　1 学生档案管理工作存在的问题 　　1.1 管理体制不规范，管理人员队伍薄弱 　　目前我国还未颁布相应的档案管理法律法规，导致档案管理单位不统一。有的高校学生档案管理由就业指导中心负责，有的由学生处负责、有的由系部负责、有的由档案部门负责。如某学院学生档案管理由学生处管理学生事务的老师兼管，整个学院学生人数超过1万人才配备一名兼管老师。随着学院扩招，新生数量的不断加大，学生档案的管理工作也变的越来越复杂，原有的高校学生档案管理人员已经不能满足现有学生的需要，出现人手严重不足的现象。加之兼管老师几乎未接受过任何档案管理方面的专业培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识和基本技能，只能自己摸索，现学现用，管理人员队伍相当薄弱。 　　1.2 管理技术落后，档案存放散乱 　　现阶段学生档案主要以纸质档案为主，并且档案管理还是以传统的手工操作为主，在这种管理技术严重落后的情况下，学生要想查看自身档案，必须进行手动查找存放在档案柜里的纸质档案，不能进行信息网络搜索。而且没有专门的学生档案室，档案只能分散存放在各办公室文柜里，存放较为散乱，不便于档案的管理。管理方式实属粗放式管理，没能把学生档案管理网络化、科学化、现代化。随着学校规模的不断扩大，学生档案数量也不断增加，原始的管理技术已经远远不能满足现代化高校的发展需要。尽管很多的高校都配备了计算机，但是并未真正实现学生档案的信息化，仅仅是现代化的管理工具发生了变化，档案的管理方式并没有发生本质的变化。在这种形势下，学生档案管理工作的科学化、规范化和现代化进程还需要很长的一段距离。 　　1.3 学生档案内容单一 　　学校学生档案内容只有固定的几种：学生登记表、学生成绩单、毕业生登记表、报到证存根、学生综合测评、毕业生资格审查表、中学档案。内容千篇一律，固定化、模式化，既不能反映学生的全貌，也不能突出学生的个性，仅仅是反映了学生的部分情况和表现。从用人单位的需求出发，随着社会的发展和进步，用人单位在招聘时已经不仅仅注重学生的成绩，还注重学生的各项基本素质，比如组织能力、团队协作能力等。所以，从这个角度来看，现有的学生档案是不能满足用人单位的需求的。另外，学生档案材料不全面，也不利于教师选拔学生干部和对学生进行管理，会直接影响学生各方面能力的培养。从学生入学到毕业，档案材料几乎没有被开发利用过，在学生毕业时才从各个教学管理部门匆匆收集材料、匆匆装入档案。只有在毕业生择业时才被用人单位调阅，档案资源被闲置，没能发挥更多的作用。档案材料的不足，也使学生档案无法反映学生素质的动态发展过程。 　　1.4 毕业生档案转递机制不完善，转递方式多变，转递效率低 　　广东省大部分高校2009年以前毕业生档案是通过机要局转递到毕业生各生源地人事局、就业单位，2009、2010年通过广东省就业指导中心委托第三方转递，2011年机要局不受理毕业生档案转递，省就业指导中心只接收暂缓就业学生档案，高校只能自行联系邮局转递，由于全省各高校毕业生档案整理邮寄格式多样、各地人事局接收标准不统一，导致部分地区毕业生档案被退回，只能重新按特定地区选定格式重新邮寄，导致转递工作十分缓慢。这样多变的转递方式严重影响档案转递工作，每年都要重新联系不同的单位进行沟通，协商转递方案、转递费用等。不利于档案转递后的查询，容易造成档案丢失。 　　1.5 学生档案意识薄弱，大量档案滞留学院 　　高校的档案知识的宣传不够，学生档案意识淡薄，保密意识差。许多学生对档案的内容、作用、转递方式等一无所知，对自己的档案漠不关心，认为有没有档案都无所谓，岂知到了需要用档案的时候，才匆忙来到学院询问、查找。每年都有中途退学、考试科目未通过、受纪律处分、参军等不能正常毕业学生。其档案无法寄出，学生又不过来学院取回，导致每年都有档案积压滞留，浪费学院档案储存空间。 　　2 改善措施 　　2.1 国家或省出台相关档案管理规范文件，明确档案管理制度，提高管理方法 　　高校应该根