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渔业检测实验室档案管理存在问题及对策研究 　　[摘 要] [目的]为了提高渔业检测实验室档案管理水平。[方法] 通过结合实验室体系文件和工作经验，阐述渔业检测实验室档案管理的主要内容，分析目前档案管理工作存在的普遍问题，探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的对策和方法。[结果] 通过针对性采取改进措施，提高档案管理意识和人员综合素质，改进档案管理软硬件条件，加强档案资源利用，从而提高渔业检测实验室档案管理综合水平。[结论] 该研究可全面提高渔业检测实验室档案管理水平，为同行业检测实验室档案管理工作提供参考。 　　[关键词] 渔业检测实验室；档案管理；对策研究 　　doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 21. 066 　　[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2017）21- 0153- 03 　　0 引 言 　　检测实验室档案是实验室管理活动直接形成的历史纪录，具有原始性、记录性和凭证性。渔业检测实验室档案管理工作是一项基础性、持久性很强的专业技术工作，是检测工作的重要保证，也是实验室管理工作的重要组成部分。目前，对于档案管理工作研究非常多，但对于渔业检测实验室档案管理研究的比较少，不够深入，而且随着实验室业务量的不断增大和管理手段的不断发展，有必要对实验室档案管理工作进行新的研究和探索，确保实验室整体管理水平不断提高。规范、科学地做好渔业检测实验室档案资料收集、整理、保存、管理和利用工作，对于全面、真实、准确反映实验室工作活动情况，提高渔业检测实验室管理水平具有重要意义。 　　本文结合实验室体系文件要求和自身管理工作经验，阐述渔业检测实验室档案管理工作的主要内容，分析存在的普遍问题，进一步探讨如何提高渔业检测实验室档案管理水平的方法，为同行实验室档案管理工作提供参考。 　　1 渔业检测实验室档案管理工作内容 　　实验室体系文件应对档案管理工作内容、归档程序和注意事项进行明确规定。渔业检测实验室档案内容应能真实、准确地反映实验室检测工作活动情?r，档案管理工作要规范、准确、及时。 　　1.1 资料收集和台账管理 　　渔业检测实验室档案资???包括人员档案、质量体系文件（质量手册、程序文件、操作规程、作业指导书、受控记录表格）、标准法规、仪器设备档案、原始记录和检测报告、收发文件、证书类以及电子档案等。各部门责任人要及时收集和汇总档案资料，统一交档案室，档案管理员负责档案资料的接收，按交档部门登记造册，记录资料内容、交接时间，交接双方签字确认，形成台账。 　　1.2 资料整理和保存 　　正式归档前，档案管理员对所有资料进行分类、标识、编目和保存。渔业检测实验室归档材料一般分为体系文件、文书文件、技术文件和行政管理文件四大类；按照受控方式也可分为受控文件和非受控文件。档案管理员对所有文件要按类别、归档顺序号进行编目，分别存放在档案柜内，受控文件要加盖受控章。 　　1.3 档案发放、借阅和回收 　　实验室领导签批体系文件后，由档案管理员负责分发给各部门和人员；受控文件丢失，由相关人员提出书面申请，经质量负责人批准后，由档案管理员补发，并注销原分发号，给予新分发号。实验室文件和信函发放前，经中心领导批准后，档案管理员复印，按相应范围分发，原件归档。一般性文件借阅须填写《文件资料借阅表》，经相关业务部门负责人批准后，由档案管理员发放，重要文件资料或保密性文件的借阅，经实验室领导或质量负责人批准后才能发放。 　　档案管理员负责所有分发文件资料的回收工作，做好相关记录。 　　1.4 档案作废和销毁 　　为确保实验室体系运行的各环节或各场所使用的文件资料为最新和有效版本，档案管理员要定期检查档案资料的有效性，对于已过保存期限或失效的文件资料及时申请作废或销毁。对于已经作废，但仍有使用价值的文件资料要加盖“失效”和“留用”章，与有效文件资料分开存放。文件的作废和销毁须经技术负责人批准。 　　1.5 档案的安全管理 　　档案管理员负责档案资料的安全工作，包括环境安全和技术安全。环境安全包括防潮、防火、防盗等，电子文件还要做好防磁、防静电等工作；技术安全，例如，防止篡改任何归档文件资料内容，特别是受控文件资料；一般文件未经相关负责人批准不得借阅、复制；重要文件或保密文件未经实验室领导或技术负责人批准不得查阅使用，严禁外借。 　　2 渔业检测实验室档案管理存在的问题 　　大多数实验室管理者认为渔业检测实验室主要工作就是检测业务，工作形成的档案资料只需直接交由档案管理员负责，而档案管理员往往由于综合业务水平不高，甚至兼任数职，造成归档材料缺乏完整性、准确性和系统性，档案管理工作严重滞后。由于档案管理工