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社区档案管理工作现状问题及对策 　　摘要：文章介绍了北京市社区档案管理工作现状的调研情况；分析了北京市社区档案管理存在的问题；提出了基本解决思路。 　　关键词：社区档案档案管理档案工作 　　近年来，随着政府职能的转型和城市体制的变革，社区建设力度不断加大，社区承担的社会职能得到进一步强化，社区在推进城市化进程、加强基层民主建设和提高人民生活水平等方面发挥着越来越重要的作用。社区档案真实完整地记录了社区自治管理工作历程，社区档案工作直接关系到社区各项工作的开展。在新形势下如何更好地开展社区档案工作，实现社区档案的规范化管理，为社区发展和城市建设服务，是当前面临的一项重要任务。 　　在本文中，笔者以北京市社区档案管理现状为例，谈谈对加强社区档案工作的认识。 　　一、北京市社区档案管理现状及问题 　　北京市社区档案工作起步于上世纪90年代末，2003年，北京市档案局和北京市民政局联合印发《关于进一步做好我市社区档案管理工作的意见》，对加强全市社区档案管理工作起到了指导和引领作用。全市16个区县档案局结合《意见》要求，都制定了社区档案管理规范性文件，并通过培训、现场指导、检查等方式方法加强对社区档案管理工作的指导。 　　经过10多年的发展，社区组织和规模有了很大的变化，社区居委会及社区服务站等社会组织承担着越来越多政府主导下的社会职能工作。社区档案工作同样随着社区各方面的发展而变化。社区档案内容涵盖了社区组织机构与管理、党建、共青团妇女、统战、老龄、综合治理和人民调解、人口与计划生育、卫生、文化教育体育、社区服务与管理、社会保障工作等各个方面，既为社区建设留下历史见证，也为社区发展积累了丰富的资料。 　　为深入了解全市社区档案管理情况，北京市档案局在2013年10月对社区档案的门类、数量、管理状况、经费保障、人员情况及信息化等方面进行了全面调查，通过发放调查表对全市16个区县220个街道（地区）办事处，2662个社区进行了广泛调研，并对部分社区实地走访。从调研的结果来看，社区档案工作存在档案门类较多、数量较大，库房及设施设备不能满足安全保管的需要，信息化不能适应现代化管理的需要等状况。 　　（一）社区档案的门类和数量情况 　　各社区一般保存有文书、科技、会计、声像、电子、实物等多种门类和载体的档案，并编制了案卷目录、归档文件目录等必要的检索工具。文书档案是社区档案的主体，主要包含民政救助、劳动保障、计生、老龄、残疾、治保调解、经济适用房和廉租房申请、社会化管理等业务工作档案。截至2013年10月底，全市社区室藏档案总数1828587卷/件，其中文书档案1425302卷/件，会计档案29108卷，科技档案9785卷，设备档案9089卷，照片档案418987张，实物46544件，电子档案151298件（图1）。 　　（二）社区档案管理情况 　　各社区档案工作一般归属社区党委分管，社区承担的社会服务职能的增多以及各类型业务档案的增加，迫切要求社区党委进一步强化档案管理工作，加大建章立制，配备库房、档案专柜等。 　　1.社区档案管理制度建设情况。社区逐步建立了归档、保管、借阅、鉴定销毁、换届交接等一系列档案管理制度。全市2662个社区中，有1990个社区制定了归档制度，占74.8%；有2124个社区制定了保管制度，占79.8%；有1598个社区制定了借阅制度，占60%；有1115个社区制定了鉴定销毁制度，占41.9%；有1423个社区制定了换届交接制度，占53.5%（表1）。 　　2.档案专用库房及硬件建设情况。2662个社区中，有484个社区配有独立的档案库房，占18.9%；有2182个社区配有档案专用铁皮柜，占81.9%；有855个社区保管档案场所配备了防盗门窗，占32.1%；有1540个社区配备了灭火器，占57.9%（表2），档案保管还存在一定隐患。 　　（三）档案管理人员及经费情况 　　1.社区档案管理人员普遍存在人员少，且流动性强的特点。绝大部分是兼职档案员，兼职基本都在3项工作以上，有的甚至兼7、8项工作；从身份上看，有的是正式在编人员，有的是聘用人员。据统计，2662个社区档案人员中，专职档案人员89人，仅占3.3%；兼职档案人员2573人，占96.7%；正式在编人员1803人，占67.7%；聘用人员859人，占32.3%（表3）。 　　2.档案经费情况 　　全市所有社区都没有专门的档案业务经费，档案管理工作所需经费一般从社区办公经费中支出。 　　3.档案信息化发展情况 　　随着社会信息化的发展和档案信息化管理的实际需要，社区档案的数字化管理得到一定发展，整理和保存了一定数量的电子文档、数码照片和视频等。2662个社区中，有357个社区配备了档案专用电脑，占13.4%；有462个社区建立