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论信息时代下高校档案管理 　　【摘要】档案信息化建设是一个信息数字化建设的过程，也是同一种信息的存贮、检索、管理形式和载体变化的过程，它给高校传统的档案管理工作带来了新的发展和研究方向。本文论证了信息时代下高效档案管理的转变，并且阐述其优势，在此基础上，提出一些促进高效档案管理信息化的可行性意见。 　　【关键词】信息；数字化；档案管理 　　 　　在这个瞬息万变的信息时代，现代高科技手段已伸展到人类生活和工作的方方面面。伴随着新技术革命的铺天盖地，传统的职能面临巨大挑战，若不改革，就将淘汰。人们从现代高新技术革新中感受到的不仅是物质生活的高效与便捷，也有精神审美领域的新奇和变异。许多先进的管理方法都依赖于计算机网络开展，如E R P、办公自动化等。计算机技术与网络技术的发展，使文字、声音、图形、图像等多种媒体可集成于一体，并在计算机网络上存储、传输。通过网络，各种多媒体信息能够非常方便、快捷地传输，人们也能够通过网络非常方便地获得所需的信息。对于档案管理工作而言，信息化使得大量的档案信息能够通过网络提供给使用者，不仅大大方便了利用者，而且强化了档案信息的时效性，能够更好地服务于企业的科研、生产、经营、管理等活动，从而实现档案信息资源价值的最大化。 　　目前，我国的相关文件已经明确提出了全国档案信息化建设的基本目标和主要任务:本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数字库建设，开展公众档案信息网上查询服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。教育部《普通高等学校本科教学工作水平随机性评估方案(试行)》指标体系中，绝大多数材料就是由教学档案展现的，高校档案管理建设的重要性已无需言说。因此，档案信息化建设就尤为重要，高校若是还走传统老路，就如同本世纪的裹腿老太一样，显得不合时宜。所以说，建立高效的信息化档案管理是高校档案事业发展的必然趋势。 　　目前，各大高校的档案资源的建设模式已经实现了从单一化向多元化转变。传统档案的收集和归档工作已经得到了超越，在网络条件下，档案馆(室)在计算机帮助下如虎添翼，实现了多途径、多载体、多接收点地完成档案收集和归档工作。档案信息的采集工作变得轻松可行，工作人员可以通过网络的交互性，清晰地跟踪和掌握各职能部门适时产生的各种档案信息，更可喜的是，采集到的数据已经不仅仅限于传统的weben数据，而且还包括了图形、音频、视频等多媒体信息，使档案资源的建设突破了单一的模式,呈现出全面性、多元化的格局。在传统的档案利用方式下，档案管理人员起着一个绝对中介的作用，他们时联系利用者与档案信息的中介。为了获取档案资料，使用者必须亲自来馆或来函(电)查找。这样的耗费无疑是比较大的。但是有了网络之后，档案数据的查询就变得方便很多。除作为凭证依据的档案原件或不能公开的档案需要到档案馆(室)查阅外，其他内容的档案信息就可以不必跑到档案馆(室)。以学生对自己的档案信息的查询为例：目前校园档案管理的信息化为学生提供了巨大的方便，学生只需在校园网上，通过远程服务体系就能够接触和利用档案资源，查询自己的档案信息。再比如学生对学术论文的检索和查询，已无需跑到图书馆，在铺天盖地的书库中找寻了，而是可以在中文数据库等其它地数字引擎上，进行最直接和最直观的全文浏览、数据库下载、信息传递和信息查询。可以说，档案馆的服务方式已经获得了根本的转变，档案馆已经由从前的提供档案的实体，转变为指引终端用户通过网络获取存储在各个站点主机上的档案信息的一个虚幻载体。 　　可以说，我国的高校的档案信息化建设在近几年取得的进步是显而易见的，但是，很多的不足处也显得尤其明显，急需得到改进。主要的不足点如下：档案收集工作须进一步加强，档案收集工作是一项庞大的复杂而且极其繁琐的工作，因为目前大部分的档案都是以纸质材料的方式存在，许多档案工作者一项主要的工作就是把纸质档案的各种信息录入计算机，甚至全文录入。这的确需要花费大量的时间和人力，是一项需要长期坚持的工作。此外，校档案资源开发利用的不足也是一个严重的问题。部分高校档案馆开发和提供上网利用的档案信息仅仅是二次信息，即目录、索引和文摘等，而作为一次信息的档案全文信息以及多媒体信息开发得很少，无法满足用户对高校档案信息的需求。而且，高校档案馆之间还未建立起互通、互补有机联系，未形成宏观的联机网络。物理意义上的馆藏资源概念还未打破，远程档案信息服务未能实现。此外，部分高校档案馆资金投入和人力资源的投入不够，数据库规模小、标准化程度低、数据不规范，计算机网络软硬件设施有待完善，工作人员的素质有待提高。这些都是急需解决的问题。 　　那么，该如何推进教学档案管理工作标准化、规范化和数字化的进程呢？我认为可以从以下几点着手