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论机关单位电子档案管理 　　摘要：互联网时代下，机关档案实行电子化管理是时代发展的必然趋势。然而任何一项技术均存在两面性，机关档案实行电子化管理在提升运行效率及服务质量的前提下，也存在安全风险、人员常态化学习等问题。为此，笔者在明晰档案管理实现信息化的意义基础上，展现问题分析，并以此制定机关单位电子档案管理的对策措施，旨在提升运行效果。 　　关键词：电子档案；机关单位；管理机制；人才队伍 　　中图分类号：TK1 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2018）15-0260-02 　　档案管理工作在机关单位的发展过程中，具有很重要的作用。档案管理工作是机关单位历年发展足迹的见证，对机关单位科学化管理、发展及进步都起到重要的作用。机关单位相关人员应做好新形势下的档案管理工作，明确发展方向、发展目标，使机关档案管理工作能够科学的规范化的发展[1]。 　　1 机关单位档案管理实现信息化的意义 　　笔者调研发现，传统的机关单位档案多为纸质档案，在管理与存储过程中，容易破损，存储占用空间大，保存成本高。将机关单位档案进行信息化管理，把档案保存到政府数据平台，不用担心档案受到自然环境破坏，也不用担心因为人员翻看破坏资料完整性，还节省了存储空间，减少机关单位的用纸量，提升绿色政务办公的形象。信息化档案管理不再需要大量的人力进行维护，管理，备份，减少了档案工作人员整理与装订档案的时间，提高了工作效率，节约了人力成本[1]。 　　机关单位档案电子化管理方便信息查找共享，节约时间，提高效率。例如，上级部门在政审环节需要来查询某个人的档案信息，询多年之前资料，按照原来的纸质档案信息管理方法，需要工作人员去档案库，细翻查找大量的档案，消耗大量时间，也增加了工作量。然而通过建立机关单位信息化档案管理平台，管理员仅仅需要录入关键词即可实现信息的查询及定位，在一定程度上节省了人力及时间，提升了服务水平，体现以人为本的理念。 　　2 机关单位档案电子管理的问题呈现 　　调研分析发现，虽然机关单位档案电子管理提升了服务水平及运行效率，但是在实践层面受多因素制约，仍存在诸多问题。 　　2.1 电子档案安全性有待提升 　　在机关单位电子档案的过程中，安全问题是制约其发展的关键。如果一旦在运行过程中出现泄漏，则失去了档案电子化管理的意义，还很可能造成严重的后果，影响国民经济发展及社会的稳定。随着互联网科技的发展，黑客技术也在提升自身技术水平，在机关单位电子档案的传输、收集及归档等环节，稍有不慎不法分子就会入侵，从而使得机关网络遭到病毒侵害或者非法入侵，产生信息泄露在所难免。 　　2.2 电子档案管理机制不完善 　　笔者调研分析发现，当前机关单位在电子档案管理中，制度建设体系存在漏洞。如某些机关单位在进行电子档案管理中，没有划定责任人及具体的工作任务，导致管理中扯皮现象屡见不鲜，影响了工作效率。同时，缺乏科学的分类划分模式，是制约机关单位电子档案有序运行的主要因素，时常导致运行混乱，影响了电子档案管理工作的可持续运行发展。 　　2.3 电子档案人员综合素质偏低 　　基于目前机关单位电子档案的发展现况来看，机关单位的电子档案管理人员的综合素质比较低、团队内部组织结构缺乏合理性、对新鲜事物的接受能力较差等问题，严重制约了机关单位电子档案的发展，影响了档案管理的效率及质量[2]。所以，对机关单位电子档案方面改革，首先要加强电子档案人员综合素质以及专业知识的培训力度，提升从业人员的服务质量和综合能力，使得机关单位电子档案工作健康、可持续发展。 　　3 强化机关单位电子档案管理的对策措施 　　结合机关单位电子档案管理上暴露的诸多问题，笔者从三个方面展开对策设计，旨在提升其综合运行质量。 　　3.1 技术创新，提升电子档案“安全系数” 　　在创新驱动发展的时代背景下，机关单位电子档案人员需要具备一定的创新能力，在实践过程中通过学习来解决目前遇到的相对棘手的安全隐患问题，从而能够提供良好的解决方案，为快速发展提供应对措施，或在具体学习实践中结合问题进行分析思考，提炼出新方法、新观点、新技术等，从而对现有技术??现创新，来提高机关单位电子档案人员的运行稳定性。同时，技术水平的提升才是保障机关单位电子档案安全管理的根基。要在机关内部进行责任明晰，将具体职责落实到人，制定工作细则，要求安全管理工作严格按照规范开展。同时针对遇到的安全故障，应不定期地开展专项培训，使得技术水平不断提升， “安全系数”匹配时代发展[3]。 　　3.2 建立健全电子档案管理机制 　　新时期下，应充分明晰大数据平台的核心技术特征，按照机关单位的实际运维特点，对电子档案进行优化设计。首先，要强化责任主体的意识，要求机关单位档案负责部门应尽快制定电子档案的管理机制，