浅谈公共关系理论在企业资料管理工作中运用.docVIP

浅谈公共关系理论在企业资料管理工作中运用 　　摘要：个人作为社会关系的基本要素，构建了社会科学的物质基础，研究社会科学的特征参数是公共关系。通过对公共关系基本概念、公共关系在企业资料档案管理工作中的作用以及公共关系如何在企业资料管理中更好地运用的阐述，科学阐明了公共关系在企业资料管理工作中的重要性和必要性。 　　关键词：公共关系；资料管理；运用 　　中图分类号：F27 文献标志码：A文章编号：1002―2589（2011）02―0080―02 　　 　　引言 　　公共关系(Public Relations)，简称PR，以其“内求团结、外求发展” 的宗旨日益为各行各业所重视。 　　研究公共关系理论，对企业的发展壮大至关重要，对改进企业资料档案管理工作具有重要意义 。公共关系吸取了心理学、传播学、社会学、政治学、管理学、新闻学、广告学和统计学等相关学科的最新成果，注重信息的搜集、传播和反馈，着重解决实际问题，从而达到沟通信息、协调关系、扫除障碍、谋求公众支持与合作的目的。企业资料档案馆、资料信息中心等等作为企业信息系统的子系统，维持自身的合理性和先进性是至关重要的。公共关系理论在企业资料档案管理工作中的运用，使资料管理工作在其进行的过程中，有意识、有计划地与服务对象进行信息双向交流及行为互动的过程，以增进服务对象的理解、信任和支持，达到与企业部门和部门之间协调发展的目的。 　　一、为企业资料管理工作树立良好的社会形象 　　企业资料档案馆、资料信息中心是为企业生产人员、研究人员提供资料信息服务的场所，是企业最宝贵的资产和财富所藏之地。网络技术、多媒体技术等现代信息技术的迅猛发展，为企业资料档案馆、资料信息中心的信息化、规范化建设带来了前所未有的变革，其业务流程和管理阶段基本实现了现代化。而其形象建设也应该与此同时被列为新时期建设中的重点。 　　形象建设是企业资料档案馆、资料信息中心加强内部管理、保证服务质量、提高服务水平的重要因素。通过形象的建设，可以加强其内部管理，提高服务质量，使其在馆舍面貌、员工形象、馆藏特色、服务行为等方面形成特色，全心全意为国家经济服务提供有力保障。 　　公共关系要求组织以自身建设为基础，开展组织外的传播活动，谋求广大社会公众的理解和认同，从而在公众中树立起良好的形象。组织内部公共关系的目标，就是要使组织的社会服务目标与员工的需求协调一致，建立组织内部良好的工作环境和构建企业文化氛围，激励全体员工的士气，使组织具有凝聚力，确保组织各项活动顺利开展。 　　通过利用企业资料管理工作开展的影响范围较大的事件树立资料管理工作的整体形象。要使企业资料管理工作深人人心，就要围绕资料和因资料工作所发生的“故事”做文章，即因事而发顺势而上。 　　在全国性资料管理工作中为认真贯彻落实国务院发布实施的《地质工作资料管理条例》及国土资源部《关于开展地质资料清理、保护工作的通知》，由国土资源部统一部署、统一要求开展成果地质资料涉密清理工作。通过此项工作的开展，宣传资料管理工作，强化相关科研、工程及资料管理人员的保密意识；通过此项工作的开展，培养资料队伍的团队精神，增强队伍的凝聚力。 　　在中石化系统中正在进行的《地质资料管理系统》推广应用工作，通过此项工作的开展，从“以管理资料为轴心”的被动服务模式，转向“以利用资料、服务生产为轴心”的主动服务模式。可以通过电子公告牌（BBS）、E-mail及在资料管理门户网页发布最新馆藏资料、业务动态等方便、快捷的方式与生产、科研人员进行信息交流，并鼓励他们对地质资料管理、职能拓展等方面提出自己的意见与建议，让生产、科研人员积极参与地质资料数据库管理与建设，真正成为地质资料数据库的主体，为国家资源勘探开发服务。 　　二、协调资料管理工作的公共关系 　　任何一件事物都不是孤立存在的，任何一项工作的正常开展都离不开社会的发展、环境的影响，在现代生活中，个体或团体都是整个社会的一部分，只有个体、团体、社会三者协调运营、整体发展才能推动资料管理工作再上台阶。 　　（一）人本管理，创建良好工作氛围 　　人是最活跃、最有潜力的因素，也是决定性因素。因此，运用公共关系的方法来协调内部关系。同职工建立良好的关系，加强内部员工的纵向交流。企业资料馆、档案馆、资料信息中心内部各层次人员，从馆长、部门主任到每一个具体工作人员之间，应加强信息交流，增进了解，关心单位现状和发展目标，实行民主管理，使领导者了解被领导者的意见与建议，也接受被领导者的监督。领导平易近人、礼贤下士，员工有很强的主人翁责任感，都能促进这种纵向的交流。 　　由于工作性质的不同，各人分工不同，易产生攀比现象。加强信息交流、人员交流，各部室之间互相关照，各工作环节协调运转，创造和谐团结的工作环境，是资料管理各项工