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高等职业教育教学类档案管理思考 　　摘 要：高职类学生教学档案管理工作是一个系统工程，具有独特的工作特点。本文对高等职业教育教学档案管理的现状和如何改进高等职业教育教学类档案管理进行了探讨。 　　关键词：高等职业教育；教学档案；管理 　　《国务院关于大力发展职业教育的决定》明确指出高等职业教育不同于普通的高等教育，有自己特殊的办学模式、培养方案、课程体系。目前，从事高职教育单位在推进工学结合、半工半读、顶岗实习等方面已经取得了一定的成效，但不可否认的是，在高职教学类档案管理这个微观层面还存在着明显的不足。作为学生管理的重要载体，高职教育教学档案管理已凸显现出一些较为明显的不同于普通高校普通本专科教学档案管理的特征。 　　1 高等职业教育教学档案管理的现状 　　1、档案管理规范性差。教学类档案特别是学生学籍档案管理出现管理滞后，表现在学生入校后档案锁封存，直到学生毕业时才集中突击补充材料。因时间久远很多材料有丢失的风险。学生学籍档案材料基本上是由个人主观填写的材料为主，缺乏全面反映个人各方面综合素质的客观分析材料，特别是实践过程中的定量分析材料。学生毕业时经有关部门简单核查后寄往用人单位。这样的结果就造成了学生学籍档案大多不完整。甚至有些关键性的材料永久性丢失。对学生的工作造成了不同程度的影响。高职教育单位大多未形成一整套适合高职学生学籍档案管理的工作程序、规章制度和有效措施。学籍档案里面往往出现了时间填写不一致、归档材料不统一、移交手续不规范、没有体现高职学生学籍管理特点等问题，严重影响了高职毕业生学生学籍档案的质量。 　　2、档案管理意识簿弱。高职教育单位的领导和教师往往把学生的教育、管理和培养作为主要任务来抓，却忽视了教学档案工作，对档案工作缺乏正确的认识，领导不够重视，档案管理人员责任心不强。 另外，还有学生的档案意识弱，对自己的档案材料不重视、不珍惜，在填写归档材料时不认真、不仔细，如有的项目填写不完整，有的不按规定填写等。目前，高职教育单位的毕业生就业范围越来越广泛，进入私人企业、民营企业、外资企业等公司的越来越多。但此类企业往往重使用、轻培养。加上这些企业大多没有人事档案保管资格。因此对学生档案重视不够、保管意识不强。这就客观上造成了毕业生个人档案特别是教学类的学籍档案流失的现象。严重影响了档案的健全、完整。 　　3、档案管理人员素质不高。高职教育教学类档案管理工作是高职教育单位管理工作的重要组成部分，档案管理人员和队伍建设还未得到足够的重视和加强。一是人员短缺。据调查，很多高职教育单位没有配备专职教学类档案管理人员，该项工作大多由学生教育管理人员或教学管理人员兼任，使得档案管理人员没有充分的时间和精力管好、用好档案。二是管理人员专业素质亟待提高。目前高职教育单位教学类档案管理人员的业务素质基本上达不到工作要求，不能完全适应目前高职教育教学类档案工作的开展。 　　4、档案管理手段落后。随着招生规模的扩大，高职类教学档案材料数量增大，加上存放的时间短、流动快、收集广等特点，加大了该类档案管理的难度。目前的教学类档案管理手段落后，特别是检索利用，主要采用手工检索利用的方式。这种落后的管理方式， 不仅浪费了大量人力、物力和财力， 也严重阻碍了教学类档案信息资源的开发利用，已不适应当前档案管理的需要。 　　5、档案信息开发利用不足。目前高职教育教学类档案管理主要内容是把学生在校期间形成的、分散在相关各部门的材料归类保存，教学类档案材料主要包括：招生录取名册、高考成绩、大学历年学习成绩单、表彰奖励、毕业生登记表、学位证明等。随着我国高职教育的发展， 原有归档内容表现出不足：注重学习成绩， 缺乏反映高职学生实习、实训等特点的个性化内容， 很难反映出学生的综合素质状况。尤其在学生就业指导时， 用人单位急需了解的个人素质、专业技能、职业能力等方面材料比较少， 难以为用人单位提供相关参考。 　　2 改进高等职业教育教学类档案管理的对策 　　1、提高档案管理意识。高职教育教学档案管理工作是高职教育单位管理工作的基础部分，要管理好、利用好教学档案。首先就要宣传《档案法》，增强师生的档案意识，要让大家认识到教学档案工作是关系学校全面推进素质教育，向社会输送合格人才和毕业生就业的大事。要提高学校各级领导的档案意识，有了领导的重视，可促进档案工作的队伍建设、业务建设、设备配套更新。要提高学生的档案意识，学生才能正确、完整、规范地填写个人档案。要提高管理人员的档案意识，只有这样，才能在档案材料的形成过程中认真严肃， 避免差错，并能增强其工作责任心、积极性，提高工作效率。 　　2、丰富档案内容，提高档案利用价值。高职院校培养学生的目标是高等技术应用型人才与高技能人才，其档案内容也应注重收集体现其实际动手与实践能力方面的材