美国国家档案和文件署2013―2016年信息资源管理战略计划介绍及其启示.docVIP

美国国家档案和文件署2013―2016年信息资源管理战略计划介绍及其启示 　　摘要：美国国家档案与文件署（NARA）针对未来新的需求和发展趋势，制定了2013-2016年信息资源管理战略计划。该计划集中于信息技术管理、人力资本管理、业务流程管理和信息用户管理四个方面。总结对我国档案工作的启示，认为我国应保持档案信息工作的连续性，确保档案信息与用户信息安全，并重视档案信息资源的开发利用。 　　关键词：美国国家档案与文件署 NARA 信息资源管理 战略计划 　　基金项目：本文系“秦惠?q与李政道中国大学生见习进修基金（CURE）”项目“馆藏文献数字化决策中的成本-收益分析”（项目编号研究成果之一。 　　1引言 　　美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，NARA）是美国政府档案的保管者，为美国政府与民众提供了丰富的档案信息资源，为各行业研究工作的开展提供了便利。NARA根据法律或历史需求，从联邦政府产生的众多文件中选择最为重要的1%-3%进行保管。据NARA统计，馆藏电子档案已被访问超过一亿五千万次[1]。NARA取得辉煌成就的背后，经历了哪些过程，采取了哪些措施，如何规划未来发展，对我国档案工作具有何种意义，是需要深思的问题。为此，本文以《美国国家档案与文件署2013-2016年信息资源管理战略计划》为蓝本，介绍NARA档案信息资源管理方式及其特点，希望对我国档案信息资源管理工作起到借鉴作用。 　　2 战略计划的背景 　　随着美国由工业经济向知识经济加速转型，档案信息资源的数量和种类不断增加，在政府工作中发挥着日益重要的作用。如何应对激增的电子档案信息是NARA面临的一大挑战。同时，体制上的不健全和信息基础设施的不完善束缚着NARA对档案信息资源的有效管理和开发利用，系统的战略规划迫在眉睫。 　　2.1 业务应用碎片化 　　各个NARA工作区使用各自独立构建的业务应用，这种做法虽然可以满足个别业务需求，但随着技术对NARA业务影响的加深，这种碎片化的业务应用逐渐难以得到管理控制，阻碍了NARA业务流程的一体化进程。为实现一体化目标，NARA需要结合组织战略目标和业务绩效目标进行技术投资，整合信息资源管理环节，促使NARA的投资计划和管理模式由以项目为导向、预算为中心转向整合的、全机构的、基于架构的模式。 　　2.2 技术变革的冲击 　　自20世纪90年代以来，联邦政府文书工作进行了技术变革，NARA馆藏电子档案已由几千件增至数十万件，未来仍会持续增加。信息化时代，电子档案格式种类激增，包括联邦政府机构数据库、邮件信息、科研数据以及其他数字图像、数字声音、地理信息系统、网页信息等，对电子档案的妥善存储提出了更高的要求。用户对免费即时获取档案信息的需求更高。信息自由法和电子化信息公开法亦要求在线档案服务的完善。为此，NARA必须保证其所保存档案的可用性、可靠性、真实性、完整性和安全性。 　　2.3 遵循NARA原则 　　NARA的信息资源管理活动服务于组织目标，需要遵循内部政策，才能达到预期效果。NARA机构的整体战略目标有6项：①担任国家档案的保护者，加强在政府档案管理中的领导力并扩大服务范围，以确保联邦项目的连续性和高效性；②保存、处理档案，以便为公众提供快捷方便的官方获取渠道；③解决政府电子档案的难题，完成NARA在数字时代的使命；④随时随地提供快速、方便和安全的馆藏访问；⑤通过其博物馆、公众平台、授权机构和教育项目，提供信息获取渠道，全面提升公民素质；⑥满足用户动态变化的需求。这些原则体现了NARA的职责所在，对档案信息资源管理起指导作用。 　　3 战略计划介绍 　　信息资源有狭义与广义之分。狭义的信息资源指信息本身或信息的集合，广义的信息资源是信息及其相关因素的集合，除信息本身外，信息资源还包括与其紧密相关的信息设备、信息人员、信息系统、信息网络等[2]。本文以广义信息资源为视点，将NARA提出的多项战略计划归为4类：人力资本管理、信息用户管理、业务流程管理和信息技术管理。这4类战略目标并非相互独立，而是相互衔接、相互交融的。 　　3.1 信息技术管理 　　3.1.1构建信息基础设施体系 　　电子档案在线获取、档案生命周期管理及付费服务都离不开灵活、稳健、安全的IT基础设施。完善的IT基础设施能够简化业务应用的安装和实施，是NARA业务流程正常开展的基本前提和内在要求。NARA的矛盾之处在于，既要将IT外包，又需要将各要素整合进运作环境中。因此NARA要求建设并运作稳固的IT基础设施，并监控运作管理过程，随时追踪和管理各种IT需求，持续改善信息技术环境。NARA建立了“工程实验室”，创造了“类生