机关是一个组织体.pdfVIP

編者序 機關是一個組織體，公務的處理必須經過一定的 運作程序，形成合法有效的意思表示。這個過程，都 必須留下文字記錄，才能明確認定是機關的決定，完 成有效的公務處理。 這些文字的記錄，就是所謂公文書，它包羅甚廣， 凡是公務處理所製作的文書都是。這本書列舉的十 種，是比較常用到的，為了便於初任公務員參考，特 別按使用機率編排，換言之，越常用到的，排在越前 面，依次往後推，所以，一般公務員只要熟習前面五 種就夠了，第六種以後，於遇到需要撰寫時，再去翻 閱研究即可。 公文寫作的速度與品質，關係到公務處理的績 效。一個公務員的辦事能力，往往是從這方面表現出 來，自然也會影響到他的升遷發展，不可不重視。 我常對同仁說，公文寫作，可以說是我們公務員 的謀生工具，也是我們的看家本領，如果你不會寫， 這碗飯吃起來就很辛苦了。 作者在行政機關打滾已滿三十八年，擔任處長階 層的職務就有二十一年，其間二度在行政院人事行政 局擔任主任秘書，親自撰寫以及核閱修正過的文稿， 不計其數，也曾在民國七十一年，參加銓敘部舉辦的 第一屆全國公務員專書閱讀寫作，獲得第一名，可以 說，累積了不少公文書寫作的經驗，特別在退休前夕， 把過去的一些心得，整理成這本小冊子，用以提供剛 進入政府機關任職的年輕新秀參考，是為編印本書之 目的。 個人不揣譾陋，匆匆脫稿付梓，遺漏舛錯之處在 所難免，尚祈方家識者指正。 謹識 民國 95年 12 月 公文書寫作要領 鐘昱男 目 次 壹、簽的撰擬………………………………1 貳、公文稿的撰擬…………………………18 參、箋函（書信）的撰擬…………………37 肆、電子信件（E-mail）的撰擬…………46 伍、會議紀錄的撰寫………………………53 陸、講話稿的撰擬…………………………55 柒、新聞稿的撰擬…………………………57 捌、業務報告的撰寫………………………64 玖、研究發展論文的撰寫…………………66 拾、法規的草擬……………………………80 附 錄 一、公文程式條例…………………………87 二、法律統一用字表………………………91 三、法律統一用語表………………………94 四、新聞寫作通則…………………………96 五、常見誤用字詞……………………… 109 六、標點符號用法表…………………… 153 壹、簽的撰擬 一、格式 （一）制式的簽 簽報高級長官核判，或較重要案件，或以個人 身分簽報者用之，格式可區分為： 1.一段式：採「主旨」一段。案情簡單者適用之。 2.二段式：採「主旨」及「說明」二段。「主旨」 扼要說明目的與期望或擬辦意見。其他需要讓 長官瞭解的案情、理由及相關事項，於說明段 敘述；案情較複雜者，分一、二、三……項敘 述。長官對案情已瞭解，重點在提出擬辦意見 者，可採「主旨」 、「擬辦」二段。 3.三段式：採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。 對於案情較複雜，且擬辦意見，無法於主旨段 容納者用之。 （二）便箋 一般案件，承辦人用便條紙直接簽擬處理意 見，陳主管或首長核判時用之。其格式以分 一、二、三……項撰寫為原則。但為求便於表 達，亦可採「主旨」、「說明」、「擬辦」的格式。