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会议筹备策划方案 一次会议想要顺利进行，必须要经过充分的准备，以下 是会议筹备策划方案，欢迎大家参考！ 会议筹备策划方案 一、会议前准备工作 1、 会前所需准备的文件：、、、、会议议程、桌签、座次 表、餐卷、代表证、会议横幅(一般由会议承办宾馆制作)、 会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、 报到处。 各文件具体形式如附件。 2、 会前准备工作流程 2. 1、会议的计划： 确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得 的成果等。 确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规 模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。 决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备 组、临时秘书处或筹备委员会。 2.2、确定会议日程。 编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。 会议流程策划方案(1)议程表。 将会议议题按照内在联系、主次和先后排列次序，编排 议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。 (2)日程表与作息时间表。 会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。 2.3、 会议成本预算。 会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+ 活动费+服务人员的工资+咨询劳务费。 2.4、 准备会议资料。 开幕词、工作报告、发言稿等 会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通 知、会议议程表、日程表、作息时间表、与会人员名单、通 讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表 等。 2.5、发送会议通知及接受回执。 会议通知：本单位的小型会议，可采用口头、电话、 书面通知等方式通知。 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知，邀请性会议 则可寄送请柬或邀请信。 会议通知可采用邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达 等方式，对重要的邀请对象可用发送书面通知或邀请柬，再 加电话征询、确定的双重方式。 回执：为准确统计与会人数，做好相应准备，通知 时应提前7天以上并附回执。 回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和准 备时间，相应提前发送，但又不可提前过多，以免对方遗忘。 2.6、会场布置，会场根据与会人数选择适当场所，具 体要求如下： (1)会场要整洁、安静、明亮、通风、安全，大小应与 人数相适应。 按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，摆放好桌 签。 主席台席位。 第一排的正中为首席.其次是左位，再次为右位-先左后 右，左高右低.前排为主。 后排为次，其他的依次类推。 在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。 会场设施。 会场的所有设施必须在开会前准备齐全，如扩音、录音、 放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风 扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。 仪器、设备等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量 大小)，以免临时发生故障或出现差错。 2. 7、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、住宿。 会场外应有医护人员值班。 同时应准备接送车辆。 会议要通过新闻媒介传播的应准备宣传提纲。 重要会议应有安全保卫人员和保密措施。 会议计划中如安排参观、考察、游览等活动，或赠送资 料、纪念品等，必须提前做好准备。 二、会议期间工作 1、 会议期间需准备的文件:、、。 2、 会议期间的工作流程 2.1、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分 时段按要求接站。 2.2、 做好来客接待工作，确认和分发房间，确认重要 与会人员用房及整理记录有关信息。 协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。 确认用餐时间、菜单、 标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作。 2.3、 会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银幕/ 讲台/幻灯机/投影机一一检视无误。 检查会议所需资料是否完备。 2.4、 会议现场：专人负责参会人员的引领，签到，分 发会议资料。 2.5、 专人负责会场的协调事务工作（包括投影仪的准 备、饮水的准备、礼金的发放以及会场温度控制等）。 6、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、 参会代表的人、财、物等安全工作。 2.7、 协调会议期间的交通工具的安排。 2.8、 会议接待人员应全程跟踪会议，以便及时和与会 者保持联系，出现突发事件能以最短的时间解决。 三、 会议后续工作 1、 会议后需准备的文件：参会人员通讯录、 2、 会议后的工作流程 2. 1、在与会和未与会的人中间传阅会议记录。 会议记录应准确。 会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人姓名、时 间及标准。 表明下次会议的日期和时间。 2.2、 会议的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理 工作。 2.3、 会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道 资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。 2.4、 代办与会人员返程及他程的交通票务及其他委托 代办服务。 2.5、 欢送代表工作。 2.6、 会议费用的结算工作。 四、 人员职责 1