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高校本科生学籍档案管理的现状及对策 　　1 前言 　　 　　一个学生进入学校学习，随之将形成反映该生在校读书期间基本情况的一系列材料，把这一系列材料经整理后归档，我们称之“学籍档案”。国家教委办公厅1994年制定的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，对“学籍档案”的范围进行了划定，从中可以看出学籍档案包括：新生入学登记表；学生学籍卡；学生成绩总册；在校学生名册；学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）；学生处分材料，等等。 　　随着近几年高校教学改革发展，学籍档案材料的范围大有扩大趋势，内容也更为充实，如：实行“学分制”后，延长生的学籍材料；“专转本”学生的材料；各类试点班的材料；学生选修第二专业学籍材料；等等。本科生学籍档案是反映学生学习状况的原始记录，具有法律依据和凭证作用，目前，无论是高校教学参考，还是校内校外学生学习深造、出国留学、应聘、就业，本科生学籍档案都是必须提供的重要材料，并且随着高校教育体制改革的深入、高校本科学生毕业数的扩大、社会利用需求的不断增加，科学、有效地管理这部分档案，成为高校档案部门值得关注的问题。 　　 　　2 本科生学籍档案的特点 　　 　　本科生学籍档案记录着每位学生从进校到离校这段期间学生的全部，形成于该生培养的全过程中，所以它具有以下3个特点： 　　2．1学籍档案形成的规律性，往复的特殊性 　　高校教育的发展规律决定了教学活动的规律性，从中也决定了学籍档案的形成规律。学籍档案从材料的形成阶段→积累阶段→整理完成阶段，整个过程呈一定的周期性，它随教学计划进展而形，伴学生学习步骤而成。 　　高校试行的“学分制”改革，对于传统的教育教学系统，如：课程、教学计划、教学组织形式、考试、成绩管理、学籍管理等，须有相应的变革，也使一个自然班有可能提前毕业，也有可能延长学制，学籍档案的形成呈现出其特殊性。 　　2．2学籍档案数量的可观性，内容的复杂性 　　随着本科生毕业数的增加，学籍档案案卷数也日益增多，以我校为例：2001年本科生毕业人数为1678人，档案案卷数为153卷；2002年毕业人数为1970人，案卷数为174卷；2003年毕业人数2902人，案卷数为208卷；2004年毕业人数为3613，案卷数为216卷。四年之中，学生毕业人数增加了1935人，档案案卷增加了63卷。 　　档案案卷的增多，使涉及的内容也更为复杂，如：我校根据新世纪教学改革工程的要求，组办了本科生试点班，共分食品、化工、机械、生工等专业，第一期招186名学生，配备相应的教学管理及计划，以期探索培养高层次复合型人才的路子，以这一改革为背景，形成了与其它学籍管理不同的档案材料。 　　2．3学籍档案存贮方式的多种性，表现形式的多样性 　　纸质材料作为传统的存贮介质，由于其独特的优势，即原始记录性，仍成为学籍档案主要收集对象，即使在工作中已形成了电子形式的文件或档案，最后归档时仍以纸质形式归档，本科生学习成绩就是其中的例子，由教务部门统一管理的本科生学籍管理系统，通过网络向各院系收集学生信息，各院系在平时的管理工作中登陆该系统并输入每位学生成绩信息，学生学业结束，数据齐全后由各院系打印成纸质成绩表，交教务部门统一归档。 　　光盘作为存贮介质，有着存贮信息不容易丢失、体积小、容量大、易保管、方便利用的优点，它能快速、准确地提供信息，满足利用者要求。本科生学历证书开展了计算机管理的电子注册，学生图像采集也同时进行，这些图像以光盘、盘片的形式进行存贮，在计算机的管理下，随时调用，在对学籍材料归档中，纸质材料上的学生图像也就参照光盘中的图像，不再粘贴照片，作为存贮介质的光盘、盘片，也就存有档案信息。 　　 　　3 本科生学籍档案管理工作的发展趋势 　　 　　本科生学籍档案管理是一项涉及范围广、数量大、内容复杂，但又必须能及时提供利用的服务工作。随着档案服务逐步由校内向校外、由学校利用向社会利用，该项工作的管理、利用更显现出与以往不同的发展趋势。 　　3．1学籍档案管理的规范化和现代化 　　随着人们法律意识的加强，“用法维权”成为一个不争的事实，这在人们的档案利用中也普遍存在，这也使得学生的学籍档案朝着规范化的管理方向发展。规范学籍档案管理，不仅是为了确保档案材料的原始性、真实性和完整性，也是对档案管理业务工作提出的更深的要求，档案材料分类应科学性、管理应合理性、检索更应方便性，只有经过科学管理、归档的学籍材料，才能满足利用者不同的需要，也只有合理地管理档案，才能方便并及时检索出利用者的所需信息。 　　实行“学分制”，学生网上选课、网上评教、网上登记成绩，本科生的教学进行了计算机管理，教学活动中形成的光盘、电子文件，管理这些