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高校仪器设备管理信息化的探讨 　　摘要:随着高等教育的发展,信息化成为设备管理中技术和方法的必然选择,本文从高校现有设备管理软件的缺点进行剖析,对设备管理信息化系统的构成、应具备的功能以及采用后的优势进行了探讨。 　　关键词:高校;设备;管理信息化 　　 　　 　　一、设备管理信息化在我国高校的发展背景 　　 　　进入新世纪,高等教育的发展水平对我国综合国力的影响越来越深远,先进的仪器装备已成为高等学校不断发展的重要基础。在这个过程中,越来越多的高校决策者认识到,仪器设备管理作为现代教育重要的管理工作之一,对高校的正常教学和科学研究影响重大。同时,许多高校也意识到,完全依赖配置高精尖仪器设备的方法并不能解决高校的竞争力问题,尤其是当高校的仪器设备管理不善,不得不以更多的仪器设备资产投入来满足教学科研需求的时候,往往会导致更多的投资成本和设备维护及运行成本的产生,导致仪器设备资产利用率降低。因此,多年来高校不断深入探讨解决设备管理发展的这一重要课题,而广泛地应用信息手段和信息化管理,就成为国内高校管理中一项重要的技术和方法选择。 　　早期的高等教育在计划经济模式下,资金主要来源于政府,投入不计成本,导致设备管理目标不明确,管理意识薄弱。自高等教育改革以来,高校的资金来源渠道增多,投资效益评价体制更加严谨科学,“追求设备资产优化和资产投资回报率最大化”成为设备管理追求的总目标。在这一目标指导下,设备管理信息系统应具备三项主要目标:保持和提升设备资产的功能;保障设备资产的使用率最大化;在实现人机和谐前提下,追求运行成本和维护费用的经济性。 　　当前许多高校在设备管理上还停留在传统的手工或半手工操作上,而高校随着发展,设备管理内容日趋复杂,一校多区、设备量庞大、高精尖设备比例增加,这些客观条件使得将信息化引入高校管理体系的需求尤为迫切。另外,企业中ERP(Enterprise Resource Planning)的成熟发展和EAM(Enterprise Asset Management)的逐渐运用,为高校设备管理信息化提供了很好的思路。 　　 　　二、高校现有设备管理软件的缺点剖析 　　 　　设备管理信息以三维方式共存:内部信息流,如设备管理部门内部业务流程的设备信息联系;纵向信息流,如设备管理部门与教学单位或实验中心(室)的设备信息衔接;横向信息流,如财务、人事、教务、资产等职能部门间的设备信息交换。 　　近10年,各方力量在积极探索高校设备管理信息系统的平台建设,目前在国内高校运用最多的主要有济南国子数码开发的《高校固定资产管理系统》和北京化工大学开发的《仪器设备管理WEB系统》,高校设备管理信息技术取得了一定的进步。但总的来看,已有软件实现的往往是单一业务和专门用途的管理,未能从全局上对设备管理进行控制。以下主要从三维信息流角度对现有软件设计不足进行剖析。 　　1.内部信息流 　　软件缺少有关设备管理业务流程的设计。现有软件主要以资产统计功能为主,它侧重于数据库的管理,也就是资产的账务管理,缺少对仪器设备资产购置论证及审批、采购、验收、运行、使用情况变动、使用预约等其他业务流程的管理,无法形成包含动态数据在内的完整的设备管理技术档案,无法体现业务管理与数据管理的关系,因此不能满足仪器设备业务管理的要求,设备管理部门内部无法共享,部门内部不能实现有效监督。 　　2.纵向信息流 　　软件适应性不够。设备的资产状况、运行状态的变动,只能在设备管理部门独立运行和操作,没有在全校范围内进行统一组织和系统规划,其他有关部门的信息平台无法跨平台共享和访问,只能靠人工数据传输了解设备管理信息,无法参与对设备资产的有效管理和监督,软件无法与校园信息化环境保持同步,信息滞后,导致重复劳动较多。 　　3.横向信息流 　　软件不符合现行财务账表体系。例如,软件所呈现出的设备总账或明细账只能反映某一时点的结存情况,不能根据某段时间的数据变化分析出设备资产的整体变化情况,缺少财会业务必须的核算功能,不能随时反映出各类资产的结余存额,不能满足日常管理中数据分析的需要,必须通过人工核算才能得出报表。固定资产的管理始终走不出统计难、对账难、资产清查难的困惑。 　　 　　三、设备管理信息系统应具备的功能 　　 　　理想的设备管理软件应当具有:源程序简练优化、操作简单、使用方便、数据链链接可靠、生成迅速,使用者可以摆脱计算机专业的限制,只要熟悉管理业务流程,就能随时根据新的管理思想,修正程序,完善功能。在信息化发展的中期,在确定高校设备管理信息系统功能时,至少要表现出其在对大量设备信息数据快速处理和便捷共享特点上。因此,设备管理软件应具有以下功能。 　　1.动态信息功能 　　动态信息是高校设备管理系统的信息主体和