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纸质档案数字化技术规范与归档要求探讨 随着社会的不断发展，档案管理模式发生了空前改变，目前 我国各个行业为了提高档案管理的可靠性，经常采取纸质档案数字化 技术。而且，保证纸质档案数字化技术顺利实施的关键在于全面落实 技术规范和归档要求，减少纸质档案数字化管理过程中出现的问题。 本文主要分析纸质档案数字化技术规范和档案归档过程中出现的问 题，并据此提出相应规范要求，借以保证纸质档案数字化得到更好的 发展。 和著作权归原 所有， 关键词：纸质档案；数字化技术；规范要求 为了保证纸质档案数字化技术全面实施，我国在2005年时颁布 《纸质档案数字化技术规范》，该项规范要求纸质档案数字化技术在实 施过程中遵循相关行业整体性质，并对数字化技术制定规范性指导， 确保数字化技术在纸质档案管理中心有更加广泛的应用 1确定纸质档案数字化对象的价值原则 一般来说，各个行业内部的档案在进行归档处理的过程中，都要 遵循档案永久保管原则，并对社会利用价值高的档案实施数字化技术。 另外，不同行业的档案保管制度也存在差异，因此，保证纸质档案保 管合理性的关键在于档案管理人员对本单位行业性质有所了解。在这 个过程中，应对档案数字化工程量、人力物力财力和档案保管周期等 方面进行深入分析，按照纸质档案的利用率、原始状况好坏制定数字 化加工顺序。 2纸质档案数字化技术规范及归档现状 数字化技术能够有效提升纸质档案管理力度，但是纸质档案数字 化技术本身就是一项周期长、操作复杂的任务，因此，在实施纸质档 案数字化技术时，需要分步实施这项技术，保证数字化技术在纸质档 案管理过程中发挥自身最大的作用。目前我国制定的相应管理规范能 够从一定角度上实现纸质档案数字化技术的安全性和稳定性。对于纸 质档案材料可以采取扫描等方式进行字符识别，与此同时将扫描的字 符转换成图形文件，并将图形文件储存在计算机中。但是我国目前实 施的纸质档案数字化技术还有些不足，主要表现在三个方面： （一）数字化标准缺失 尽管在实施纸质档案数字化技术时有相应技术指导的参与，但是 巾于纸质档案管理的规范程度较低，导致纸质档案数字化技术不能有 效落实。加上一些企业制定的纸质档案数字化技术准则与档案管理流 程不能全面衔接，不同纸质档案的储存条件也存在差异，种种因素影 响纸质档案管理和数字化技术全面性，严秉时，还会出现纸质档案转 换问题，影响纸质档案整体质量。在实施纸质档案扫描时，应考虑扫 描设备的图形控制能力，只有这样冰能确保纸质档案数字化技术全面 落实。 相关部门之间协调困难 在纸质档案数字化进程中，一方面由于档案数字化工作涉及部门 较多，所以在档案部门分工明确的实际现状中会出现协调难的现象。 另一方面，由于技术标准自身的局限性，在对档案进行数字化处理的 过程中，档案经常需要与大学或专业技术单位合作，也需要与相关部 门进行彼此的协调。同时，在档案管理系统中，还可能面临诸多问题， 比如数据格式不兼容，无法读取文件数据。为了解决长期访问和网络 使用等数字档案共享的问题，以确保及时的软件升级，也需要涉及不 同部门之间的合作和协调，所以为了促进数字档案实施有效的转换， 需要加强相关部门之间的合作和协调。 （三）数字化工艺存在安全隐患 在档案数字化过程中，针对档案原始文件的信息安全会产生一定 的影响。为了保护文件的安全性，需耍优化工作流程，根据档案实际 情况制定相应的文件接收和存储系统。但由于纸质档案数量庞大，参 与数字档案工作的人员较多，无法找到相关档案的情况时有发生。同 时针对文件的数据安全，巾于数据编程人员，计算机硬件和软件等具 有很大的不确定性，这就对数字档案的安全造成了很大的安全隐患， 甚至在一定程度上影响Y数字档案的进展。 3提高纸质档案数字化水平的建议措施 （一）加强纸质档案数字化的过程管理 《纸质档案数字化技术规范》提出了包括档案整理、目录建库、 档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据质检和验收、数据 备份、成果管理等9个基本环节。对纸质档案数字化的安全管理，应 贯穿9个环节的过程之中，确保档案原件和数字化档案信息的安全。 制定档案的交接制度，确保交接手续清楚，清点档案数目准确，记录 翔实，责任到人；档案的临时保管制度，正在数字化加工的档案应存 专人管理；通过人员的安全保密管理制度，对工作人员加强管理，未 经批准不得自行进出数字化加工场地。在数字化工作的同时建立起完 整、规范的加工记录，各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、 汇总，装订成册。 （二）优化纸质档案数字化流程 结合我国纸质档案数字化技术规范及归档工作的具体现状，合理 对该工作进行准确定位，优化档案数字化流程。从合理使用档案，加 强档案保护的角度考虑，充分考虑档案建设成本效益等因素，充分体 现档案材料的经济，文化，