商务沟通与交流第二版课件第七章书面沟通.ppt

* 商务沟通与交流 电子教案 第七章 书面沟通 【本章要点】 书面沟通概述 商务写作的基本原则 常用商务文书写作技巧 商务书面沟通的写作策略 第一节 书面沟通概述 第二节 商务写作的基本原则 第三节 常用商务文书写作技巧 第四节 商务书面沟通的写作策略 第七章 书面沟通 第一节 书面沟通概述 一、商务书面沟通的内涵 所谓商务书面沟通就是与企业商务活动有关的书面沟通活动。具体而言，商务书面沟通是指为了实现企业商务活动的目标，将与商务活动有关的信息、思想与情感通过书面文字图表的形式在个人、群体或者组织间传递的过程。 商务活动的书面沟通种类有很多，按其信息载体不同，可分为纸张沟通（包括信件、备忘录等）、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通四种。 二、书面沟通的重要性 书面沟通的重要性主要体现在以下五个方面： （一）易保存，且不易“污染” （二）信息表达更加准确 （三）比口头沟通更灵活 （四）更加令人信服 （五）更经济 第七章 书面沟通 三、书面沟通的缺点 当文件写得不尽如人意，甚至于拙劣时，撰写者所在的公司或组织就会在时间、精力和信誉上蒙受损失和损害。 （一）耗费时间 （二）耗费精力 （三）损害信誉 第七章 书面沟通 第二节 商务写作的基本原则 商务写作一般以准确、简短的语句为佳。在商务写作中，我们认为应把握好以下八个基本原则： 一、正确 内容正确是有效商务书面沟通的首要特征，“正确”是指信息要真实可靠、观点要准确无误。 第七章 书面沟通 二、完整 “完整”是指要全面地表达事实、观点及对策。人们在进行口头沟通时常常遗漏信息或将信息夸大，在有效的商务书面沟通中我们可以避免出现这种现象。 三、简洁 有效的书面沟通是要给读者提供容易理解的清楚、具体的信息。简洁是用最少的语言表达最主要的想法，但也不是要牺牲其他的写作原则。达到简洁的目的可以通过如下方法。 第七章 书面沟通 （一）使用日常语汇 1．少用术语 2．使用简短的句子 （二）去掉啰嗦的表达方式 （三）只包括相关的信息 （四）采用视觉辅助方法 第七章 书面沟通 四、具体 只要可能就用一个具体的数字替代笼统的说法，这样可以显得更具体、明晰。记住：精确的词汇还是可以使读者更感兴趣，所以要尽可能多用精确的词汇。 五、积极 “把读者赶跑的最快方法是使用消极的语气”。有研究表明，消极的语气会降低文章的可读性，甚至会引起读者的反感，因为它们好像是在批评或者指责读者，所以尽量删除不必要的消极信息至关重要。 第七章 书面沟通 六、时效 书面沟通具有较强的时效性，是由商务活动的特性所决定的。 七、礼貌 保持有礼貌的语调可以增进读者的好感，拉近与读者的距离，有利于读者采取你所期望的行动。 八、体谅 要想写好就要满足读者的需要，也就是站在读者的角度考虑问题，要体谅他们的感受和处境。 第七章 书面沟通 所以在我们的内容中首先要有一个共识： 组织信息来满足读者的需要。然后要预测和回答读者可能提出的问题。告诉他们，信息将如何帮助他们。把读者最感兴趣的东西放在最前面写。使用标题和列序，以便读者能很快找到重点。 第七章 书面沟通 第三节 常用商务文书写作技巧 一、商务信函 （一）基本特点 商务信函可以有效地处理一般商务，如谈判等。同时信函可以作为永久记录以备日后查看，比电话或面对面沟通更适合传递完整而准确的信息。 它的明显不足在于通常会延时，在信息发送者和接受者之间存在时间间隔。当我们需要迅速的反馈时，就应考虑使用电话、传真或电子邮件。 第七章 书面沟通 （二）格式与基本内容 1．开头 一般情况下可以简单地说明写信的原因或要求。许多商务便函也可以不用开头语。 2．正文 这部分内容要给收信人提供作者想传递的详细信息，表达写信人的具体愿望、要求、看法等。 3．结尾 结束语可就某些重要事宜以重复的方式进一步强调，同时使用必要的礼仪性结尾用语。 第七章 书面沟通 二、商务报告 商务报告是一种篇幅较长、更深入阐述、有事实和观点的沟通方式。商务报告可用于系统地回答问题和解决问题，是进行商务决策和采取商务行动的基础。 第七章 书面沟通 （一）基本特点 报告是较正式的沟通方式，能够传递复杂的信息，有助于商务决策的选择。同时报告对文件可作永久的记录。但是，报告需要事前的周密计划和准备，需花费更多时间和精力。 （二）有效商务报告的特征 一份有效的商务报告一般包括以下基本特征： 第七章