赴某市档案局考察报告　.docVIP

赴某市档案局考察报告 5月11日至18日，我们省直机关档案工作标准化培训 班的部分学员赴最早倡导、推行以“件”为单位立卷方法改 革的**市档案局进行了实地考察。 一、**市档案局推行以“件”为单位立卷方法改革的情 1、推行新立卷方法的背景 **市是我国改革开放以后发展起来的新兴城市，档案工 作起步晚，专业人员少流动性强，而其所辖区域内，企业类 型多，情况复杂，其中仅直属市局的企业就有59家，其余 的大多为民营、合资企业，且不少企业尚无专职档案人员， 所以，不论是企业本身档案文件的立卷工作，还是档案部门 的档案整理和业务监督指导工作，以“案卷”为单位操作起 来均非常棘手；再者，随着计算机在**市的普及，计算机技 术越来越多地应用于档案管理，“案卷”繁琐、复杂的组织 形式，反而给档案的信息化、档案管理的自动化造成了困难， 这种情况下，简化整理工作程序就成了当务之急。鉴于此， **市档案局于1998年国家档案局在南京召开的文件级管理 中心会议上提出了以“件”为单位的归档文件整理方法改革 议案，经与会代表论通过，并被国家档案局认可后，**市档 案局本着“简化整理，深化改革”的指导思想，制定了《** 市机关、团体、企事业单位归档文件整理规则》，首先在市 纪委、市政协办公厅、市质量技术监督局等14个单位进行 了试点，开始了新的立卷方法改革。 2、新的立卷方法的主要内容 传统的立卷方法是按照“六个特征”相结合使用的原则 进行文件组合组成“案卷”，而新的立卷方法则取消了“案 卷”的概念，将归档文件以“件”为单位立卷。具体做法是： （1）分类：先分年度，再按党群、人事、行政管理、业务、后 勤、基建、会计、设备等九大不同的职能分类；（2）确定保 管期限：将每份文件按其保存价值划分出永久、长期、短期 三种保管期限；（3）装订：将永久、长期件除去金属物，每 份文件用不锈钢夹子或回形针固定，短期件则不予拆钉处 理；⑷排序：把每年的文件以保管期限一职能一时间结合 事由、重要程度的顺序分别排列，具体到每一份文件，则是： 正本在前，定稿在后，正件在前，附件在后，转发文在前， 被转发文在后，复文在前，来文在后；（5）编制件号：依照 分类方案及排列顺序逐件编号，不再编写页码；（6）加盖归档 章：在文件首页右上端加盖归档章，并填写全宗号、年度、 保管期限、件号等相关项目；（7）装盒：将文件按件号顺序 装入档案盒，并在盒的封面填写立档单位名称，背脊填写全 宗号、保管期限、年度、起止件号；（8）编目：不再编制案 卷目录，而通过计算机输出归档文件目录，其主要项目有: 文件顺序号、责任者、文号、题名、日期、备注等。实际工 作中，形成两种立卷形式，一种是集中立卷，即每个立档单 位可以在第二年上半年对前一年度的文件进行集中整理；一 种是平时立卷，即平时可以在文件办理完毕随时输入计算机 后归档立卷。 **市档案局与之配套开发出了文档一体的计算机软件 SD2000档案管理系统，兼顾新旧两种整理方法，可以实行文 件条目或全文式管理，并能自动生成归档文件目录、分类目 录及专题目录等，更便于通过多种途经、多种方式对档案进 行全方位检索。 **市档案局试点成功后，于20 00年初正式印发了《**市 机关、团体、企事业单位归档文件整理方法》，在全市区范 内推行新的归档文件整理方法。目前，已有98%以上的市 级单位按新方法整理文件，甚至一些乡镇、村也按新方法执 行。 3、施行新的立卷方法后的成效 近几年来，**市档案局加大改革力度，成绩显著。1998 年就晋升为国家一级馆，1999年又被国家人事部和国家档案 局评为“全国档案系统先进集体”，特别是新的立卷方法的 试点成功及其在档案工作中不断突破的举措，引起了国际档 案理事会秘书长阿尔巴达的格外关注，称赞其为“国际档案 工作领域中的一颗明星”。现在**市档案局又被吸收为国际 档案理事会城市档案部成员，**市档案工作从此融入了国际 档案组织体系之中。 二、新的立卷方法对档案馆工作提出更高的要求 以“件”为单位进行文件整理，无疑是档案工作的一项 重大改革，也是对传统档案整理方法的否定，这项改革不仅 将牵动我国现行文档系统的运作规程，而且对我国档案馆工 作也提出了更高的要求。 接收工作。立卷方法改革后，档案室向档案馆移交 的到期档案或撤销机关的档案，由于各单位可能使用的软件 不统一，肯定会给档案馆接收工作带来不便与麻烦，所以， 档案馆应提前采取相应的措施，尽可能地统一所使用的软件， 以避免进馆文件的二次整理，若进馆的软件不统一，也须着 手研制转化软件的程序。 整理工作。“案卷”概念的消失，简化了归档文件的 整理工作程序，客观上避免了进馆文件的反复整理。改革后 的整理工作，不能再像以往仅搞一些“馆藏介绍、利用指南” 等二次信息加工产品，而应通过计算机