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降低企业运营成本四个工具 　　企业即时通讯 　　 　　从某大型IT网站所做的调查来看，作为国内最具有拓荒精神的企业群体，国内中小企业最近发现并迅速使用了他们认为比腾讯QQ、微软MSN、雅虎通更有效的即时通讯系统――企业即时通讯软件。企业拥有一套理想的即时通讯系统，正如找到了一位得心应手的商务秘书。利用该软件来进行企业内部的沟通、管理将更加经济、更加直接、更加安全、更加具有可控性。 　　企业即时通讯系统是针对企业用户量身订做的商务协作平台，有实用性、安全性、监管性、扩展性等方面的优势。除了提供即时消息、网络会议、呼叫功能、短信群发，文件群发功能外，它还包含了很多企业级的实用功能，如信息签收功能、密聊功能、以及与办公系统的无缝结合等。具体体现在： 　　1、清晰的组织架构。用户登陆后，即可清晰看到由树型目录表达的多层次企业组织架构。可让每个员工迅速的融入到企业团队中，即使在彼此不认识的情况下也好很好的协作。 　　2、权限管理。具有完备的权限分配功能，可设定组织机构、用户管理、运行状态、发送消息、发送文件、发送短信、会议室创建、资料审核修改、密聊等权限；还可实现可通讯部门的权限设置等。 　　3、文件、短信群发功能。可将信息、文件按机构、部门、职务、自定义组进行群发，不在线人员上线后即可时收到信息，还可多文件信息群发。 　　4、签收、跟踪功能。对于企业中一些重要的文件和消息，发送者可以要求接收者输入密码，才可收到本消息。当信息收到后，还可以跟踪信息的查阅情况。 　　5、密聊功能。有密聊权限的人员使用密聊功能，与任何人的对话均不被系统记录。 　　6、扩展性强。可与所有办公系统紧密结合，从主窗体可以直接连到办公管理系统的各功能模块，如：信息中心，电子论坛、网络硬盘、通讯录等。 　　 　　多媒体会议 　　 　　会议是企业一项重要成本，尤其对于业务部门来说，为减少这部分成本，某些公司利用多媒体会议技术召开虚拟会议，提高了工作效率，也是一种节约企业运营成本的有效的方式。 　　多媒体会议技术是一种强大的工具，能够帮助企业实现有效的交互式协作。例如，无论某位专家离贵公司有多远，只需发出简短的邀请函，您就可以邀请该专家参加虚拟会议。销售代表可以为客户提供更生动的在线演示，例如播放正在推销的应用或服务的实用录像。大企业可以使用全套应用，小公司则可以根据自己的要求和预算选用其中的某些功能。 　　多媒体会议最出色的功能之一是能够帮助各机构克服网络通信的固有限制，使与会者感觉到面对面会议的亲切感。用户能够参与在线讨论，这项功能与面对面传统会议相似，即与会者能够“面对面”讨论问题。利用各种专用工具，用户还能够共同编辑和注释文件，举行投票，并立即得到反馈意见。 　　例如，某位与会者可以作为在线研讨会的主持人，并利用幻灯片、录像片及其它文档阐明自己的观点。与电话会议相比，远程与会者可以更加积极主动地参与会议，因为他们可以看到演讲者的演讲材料，即从自己的电脑屏幕上观看幻灯片及其它材料。与会者可以提问，也可以按照主持人的要求朗读相关材料。由于具备上述功能，多媒体会议的应用极为广泛，包括销售演示、人力资源会议和公司大会等。 　　同样，项目组的成员之间也可以跨时区合作。各成员不必在聚于同一城市的会议室，他们可以悠闲地在办公桌旁、旅馆房间或其它远程位置参加会议。与会者能将每月报表加载到工作区，供其他人查阅；也可以用Microsoft PowerPoint作一个简短的汇报，然后征求其他人的意见。 　　 　　低成本建站 　　 　　企业网站建设，作为企业信息化建设中最重要内容之一，时常困扰着中小企业主。经常有这样的抱怨，花了几千元甚至上万元建设的企业网站，不能很好地与访问者互动，效果大打折扣；企业发展，网站需要扩建升级，升级成本比想象中高出不少；安全性不高，频繁地被注入木马和提交垃圾信息，等等。 　　要真正降低中小企业网站建设的成本，首先得从企业网站建设方式着手。目前企业网站建设方式大致有以下三种： 　　傻瓜式自助建站。在互联网应用早期，由于低成本及零技术门槛要求，深受应用者的欢迎。但是如果企业网站的要求增加，自助建站会显露出他的缺点：无法平移升级，受建站平台框架限制；数据不能完全自主掌控；模板丰富，但大同小异、呆板，不能满足企业个性形象需求；网站得不到长期运行保证等。 　　网络公司个性化定制。优点是可以按照企业要求的功能和效果一一处理，但是由于网络公司良萎不齐，价格也相差甚远，通常比较正规的网络公司，初次建设费和后期网站升级费较高，普遍高于预期。 　　购买开源管理系统自行搭建。相对于前面两种方式，不管是建站成本、系统灵活性都有相当突出的优势。比如有些企业网站管理系统，具有几乎所有中小企业网站的功能板块，如企业信息介绍、新闻动态