Excel在财务日常工作中的应用.ppt

Excel在日常财务工作中的应用 * * * 提 纲 基本操作技巧 1 基本函数 2 数据透视表和透视图 3 微软Office技巧大赛获奖作品 4 * 第一部分 基本操作技巧 * 当排序含有公式的数据列表时，应该谨慎行事。 简单排序 步骤： 1)选择参与排序的数据区域（注：一般不包括字段名行，但包括所有列）。 2)单击工具栏中的升序或降序按钮。 一、排序 练习:对“report.xls”进行操作,对年龄进行排序。 * 复杂排序 步骤： 1)选择参与排序的数据区域。2)[数据][排序]。3)选择关键字和排序方向。 最多可以选择3个关键字段进行排序。 一、排序 * 一、排序 * 筛选指只显示满足条件的数据记录。有自动筛选和高级筛选两种方法。 操作步骤： 1)光标位于数据列表上。 2)[数据]→[筛选]→[自动筛选]。 3)单击筛选按钮，取值或选取自定义后给出筛选条件。 4)取消筛选：[数据]→[筛选]→[自动筛选] 二、筛选-自动筛选 筛选按钮 * 练习：利用自定义筛选方式选择年龄40岁，姓张的观测，并将其存为新的Excel文件。 二、筛选-自动筛选 * 二、筛选-高级筛选 高级筛选能够提供以下功能： （1）可以指定更复杂的筛选条件； （2）可以指定计算的筛选条件； （3）可以从另一个地址中摘录适合条件的记录副本。 操作：[数据][筛选] [高级筛选] 步骤： 一、为高级筛选建立条件区域； 至少有两行组成，在第一行中必须包括包含有数据清单中的一些或全部字段名称；条件区域的另一行必须由筛选条件构成。 二、在筛选过程中使用多个条件 条件在同一行中，为“AND”操作；条件在不同行中，为“OR”操作。 选择不重复的记录：会隐藏所有符合指定条件的行的副本，如果没有指定条件区域，此选项会隐藏数据列表中的所有重复的行的副本。 * 二、筛选-高级筛选 使用计算条件进行筛选：条件区域为B1:B2，这个公式计算“发病数”列的平均值，并将它与“发病数”列的第一个单元格中的数据进行比较。注意：必须使用新的字段标题，而不使用列表中的字段标题；如果计算公式涉及到数据列表外的值，要使用绝对引用而不是相对引用；使用数据列表中首行数据创建计算条件公式（不是字段名称），使用相对引用而不是绝对引用。 条件区域 * 二、筛选 * 操作： 1)按某关键字段进行排序（分类）。 2)[数据]→[分类汇总]。 3)对“分类汇总”对话框进行如下操作： ? 分类字段。 ? 汇总方式。 ? 选定汇总项（可有多个）。 ? 替换当前分类汇总。 ? 每组数据分页/不分页。 ? 汇总结果显示在数据下方。 三、分类汇总 * 练习：对“exp3.xls”操作，求各年的发病数平均值。 操作：（1）先对数据按年份进行排序；（2）[数据][分类汇总] （3）取消分类汇总：[数据][分类汇总]，选择[全部删除] 三、分类汇总 * 四、行列转置 * 第二部分 常用函数 * 常用函数 二、函数 * VLOOKUP函数应用-帮忙寻找配对 只要两个表有共同的一列信息，比如姓名、身份证号码，就可以用VLOOKUP公式通过这个桥梁在一张表上寻找另一张表上的信息。 =Vlookup（第一个表共同信息列的单元格，第二个表的查找范围，第几列，false） 日常应用于：对数、个人所得税申报、网银批量录入 例：渠道的工资表和社保缴费表的校对 * VLOOKUP函数应用-帮忙寻找配对 1、Vlookup是从左向右寻找信息，因此两个表共同的信息列一定要在寻找的信息的左方。比如上例姓名一定是在工资的左方。 2、选中查找的范围一定要从第二个表的共同信息列开始选起，并加绝对引用，即单元格前加$符号 3、第几列的定义是从第二个表的共同信息列数起，至寻找信息列止。 * 第三部分 数据透视表 * “数据透视表与数据透视图”有机地综合了前面介绍的排序、筛选、分类汇总、等数据分析的优点，可方便地调整分类汇总的方式，灵活地以多种不同方式展示数据的特征。计算均数标准差（分类汇总）、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集、绘制统计图形等均可利用这一工具完成。因此，该工具是最常用、功能最全的Excel数据分析工具之一。掌握这一功能，可以帮助用户解决许多数据分析问题。 Excel的数据透视表和数据透视图 * Excel的数据透视表－－数据透视表的创建 源数据如右边的截图所示。 * 步骤一：在存放数据的工作表中，选取任一单元格，