展出现场服务与管理培训课件.ppt

第七章 展出现场服务与管理 第一节 布展期间的服务与管理 第二节 开幕式 第三节 展出现场的咨询服务与协调 第四节 突发事件管理 第五节 展品安全管理 第六节 配套活动的组织 第七节 撤展期间的服务与管理 第一节 布展期间的服务与管理 布展是指展览会开幕前的现场布置与筹备工作，通常在开幕前几天，参展商进入展出现场为自己的展位进行布置与搭建工作，而办展机构对展出现场公共区域进行布置。一般展览会的布展时间在1-4天之间，但展览会规模的大小对布展时间有一定的影响，展览会规模越大，布展时间就越长；不同题材的展览会，布展时间长短也不相同，主要取决于展览会题材及展品的复杂程度，如汽车展和大型机械设备展览会可能需要一个星期的布展时间，而消费品展览会的布展时间通常只需1—2天。 一、布展 布展对参展商来说，参展商需凭合同及其它有关证明到展出现场报到，付清各种款项，领取相关证件，办理入场手续后，在办展机构规定的时间内对自己的展位进行搭建、布置和将展品陈列在展位上等展位布置工作；而对办展机构来说，则必须对展出现场环境进行布置和对参展商的有关工作进行全面协调和管理，办展机构是布展期间服务和管理的提供者。 二、组织机构提供的服务与管理 在布展期间，展览会组织机构通常有以下几项工作要做： 1、办理有关报批手续 2、场馆布置 3、展位搭建与协调 4、现场施工管理和验收 5、组织相关部门现场办公为参展企业提供服务 6、预展 1、办理有关报批手续 根据我国对展览会的管理规定，办展机构在招展工作启动之前就要向当地工商部门申报，并得到批准；在布展之前则需要向消防部门报批；如果是国际性展览会，需要向海关办理境外展品入关和监管手续；如果展览会需要公安部门给予协助的，办展机构还要上报公安部门。另外，办展机构还需要提前与展览会指定搭建商和展品运输代理进行充分的协调和沟通，共同交流对展出现场环境布宣和展位搭建的创意、意见和建议，及时解决展品运输过程中出现的各种问题，避免出现现场布展格调不统一或展品迟迟未到等现象。如果展馆位于城市中心地带，有些城市还需要办理外地车辆通行证以方便外地企业运送展品到展出现场布展。 2、场馆布置 在参展企业进入场馆布展之前，办展机构根据各参展企业租用展位的数量、面积和位置等具体情况，将展位平面图交给展位搭建企业，搭建企业在规定的时间内将标准展位搭设完毕，同时还要制作参展企业的楣板，并将其安装在准确的展位上方。如果是国际性展览会，参展企业楣板要用中英两种文字，这样方便国外参展企业查找自己的展位。另外，对那些只需要空场地的，办展机构按照各参展单位租用的场地面积和具体位置，划出每一个参展单位的租用的场地面积和具体位置。这项工作涉及到每一家参展企业租用展位的具体位置和面积的大小，办展机构要认真仔细，一丝不苟，要按照事先对参展商的承诺如实办理。任何参展企业都必须在规定的范围内进行布展，不允许挤占公共空间。否则，既不可能顺利通过消防部门的检查与审批，也会妨碍行人通行。 3、展位搭建与协调 除了一些特装展位由参展商自己搭建以外，标准展位的搭建则需要办展机构负责。不管是标准展位还是特装展位，办展机构都要监督所有的搭建商都必须按照展览会的规定进行施工和搭建；现在许多大型展览会都对特装展位实行预先审批制，办展机构现场工作人员要随时对其进行监督、检查，一旦发现参展企业在施工中与报批的展位设计图纸和施工方案不符，而且存在安全隐患和影响整体展出效果时，必须及时告知停止施工对新的设计方案进行修改或按原来的设计施工。另外，参展企业在布展过程中随时都会遇到各种问题或困难，并要求办展机构现场工作人员给予协助解决。这时，工作人员要根据参展企业的各种要求，有针对性地提供相关服务；注意协调展馆与参展商在场地、用电以及参展商将展品运抵展出现场时可能遇到的开馆时间、地面负荷限制等矛盾；多个展位同时施工可能出现冲突，办展机构工作人员应该根据展位的位置、参展商的实际要求和施工等情况，公正、合理地协调各方工作。 4、现场施工管理和验收 办展机构要派出专门人员管理各搭建商的现场施工，如展位楣板的制作、安装和核对、现场用电、用火、噪声、展位高度控制、电线、电缆或水管的安装和走向、灯光的设计和使用、特装展位材料的防火性能、展位之间通道宽度的控制、重型机械设备的地面承重控制、标准展位的相关设施配置等都要及时进行查验，避免施工现场秩序混乱和出现安全隐患；监督现场清洁和布展垃圾的处理；所有的展位布置完毕以后，办展机构工作人员还要陪同消防和安全部门对所有的展位进行