档案管理制度0213资料.docVIP

档案管理制度 一、档案接收制度 （一）凡是我局在基本建设、生产经营、科研技术、工程管理、防汛抗旱等活动中形成的、经过办理完毕、具有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录，均应整理归档。 （二）接收时间及程序。各业务部门必须按照各类档案的归档范围，将具有保存价值的材料收集齐全，进行整理，移交给档案室，立卷人认真填写移交目录，对照档案，查点清楚，立卷人与接收人应在移交目录上签字，各保存一份（移交目录表由档案室提供）。 1、科研档案在研究课题结束后，次年6月底前归档。归档前，应先进行整理、分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上），填写归档文件材料审查意见（签字手续完备），整理后由兼职档案员到档案室预立卷并办理移交手续。 2、机关各部门每年三月底前将预立卷的文件材料移交档案室。 3、基建项目在完工验收后六个月内归档。 4、大型仪器设备资料在验收后归档。 5、文书档案按照“随办随归”的原则，及时或定期归档。 6、会计档案按保存两年后，每年三月底前归档。 7、声像档案每年三月底前归案（录音、录像、题词、照片）。 8、去世五年后的人事档案每年六月底前移交文书档案保管。 9、专利档案由项目负责人每年一月底前归上年度形成的专利材料。 （三）移交的案卷质量必须符合规范，对不符合要求的，要限期整理，待符合标准后才接收。 1、案卷内文件材料要齐全、完整。 2、案卷内文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，必须是钢笔、毛笔书写或打印件。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。 二、档案整理制度 （一）建立档案联络网，网员为兼职立卷人，负责本单位档案的收集、整理，实行预立卷。 （二）档案的整理工作必须按照“便于保管、方便利用”的原则和要求，必须保持文件之间的有机联系，根据其形成特点和规律进行整理。 （三）根据有关档案分类原则、规范，结合本单位实际，编制科学的档案分类方案。 （四）根据文件材料所反映的不同问题，区别不同保管期限，进行系统整理、合理组卷。 （五）案卷的封面要采用国家规定的标准格式，并按规定填写。 （六）案卷质量符合标准。案卷编目要正确，案卷题名要简明，要准确反映卷内文件内容，保管期限划分准确，组卷合理，卷内文件排列系统，书写要用毛笔或钢笔，字迹要工整、清晰。装订整齐、美观。 三、档案统计制度 （一）为总结档案工作经验，认识和掌握档案工作的基本规律，用数量的方法，揭示档案工作的发展过程，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。 （二）档案统计主要有档案管理基本情况统计，档案数量统计，档案提供利用及其效果的统计等。统计工作要实事求是，科学地反映情况，严防随意更改。 （三）建立健全档案的登记、统计制度，统计应及时，数据要准确、可靠，帐物相符。 （四）按年度做好档案接收、保管、借阅、销毁的统计工作。 （五）按年度做好档案管理机构和人员状况、档案设施情况的统计等工作。 （六）加强对统计数据的利用、定期分析，及时提供给领导及有关部门，为制定计划、总结工作，探索本处档案工作规律提供依据。 （七）根据上级主管部门的要求，及时、准确地填报有关报表。 四、档案保密制度 （一）认真贯彻《中华人民共和国保守秘密法》，树立正确的保密观念，遵守各项档案管理制度，自觉执行保密制度。 （二）凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅，未经批准，不得随意复印、摘抄档案。 （三）查阅密级档案内容由档案室人员提供，经办人员不得擅自翻阅，与本人工作不对口带保密内容的档案一般不予查阅。密级档案一般不予外借，确需外借的必须经处领导批准，并采用安全的箱、柜存放，防止丢失。 （四）非专职人员未经许可，不得进入密级档案库房。 （五）未立卷的保密文件材料，保管有序，不随意乱放。 （六）密级材料的重复件，应按保密规定处理。 （七）档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。 （八）本室人员不得私自将库内档案调出或向他人提供档案内容。 （九）违反本制度，故意或过失泄密者，看情节轻重，按《保密法》给予处理。 五、档案借阅制度 （一）档案管理人员要积极提供档案，为我局的中心任务和各项工作服务。 （二）内部借阅档案，应在档案借阅簿上登记题名、卷号、利用目的、借阅日期、归还日期。凡属密级档案，必须依照规定的阅读范围，经主管领导批准，方可查阅或借阅。 （三）外单位借阅档案，凭介绍信并注明查阅目的和范围，经局领导批准后在档案室查阅，不外借，如有特殊情况须外借，必须经处领导批准。外协单位，因工作需要查阅与协作项目相关的档案时，应与业务部门相关人员共同办理查阅、借阅手续。 （四）机密、绝密档案需经处主要领导批准后方可查阅。档案原件原则上不得借出或复印，如有特殊需要，