如何召开高效的会议.pdf

如何召开高效的会议 2011年8月培训材料 概述 召开会议的意义 会议的频率 固定的部门会议 一对一小团体会议 会议效率不高的原因及解决方案 整个会议流程如何安排 部门主管的会前准备工作 对部门主管来说，即使是小型的会议，也不能疏忽会前准备工作，这直接 影响着会议的效果。 首先，设计好会议议程和议题。作为部门主管，通常都会在会前设计好要讨论 的议题。比如：总结上周工作、汇报下周工作，沟通重要项目的实施情况，提出 新项目或课题等。但是许多主管却常常忽视一件事，就是议题虽然设计好了，但 是需要或达成的目标、需要决定的要点、采取什么样的沟通形式，却没有考虑 好。 主管在会前要做的是加法，尽可能将议题细化：讨论什么议题、达成什么结 果、实施方案、完成时间等都要有明确的设定。而在会中，则要做减法，要把议 题清晰地引向你设计的方案中。 其次，会前几天要公布议题。尽可能在会前两三天，哪怕是一天通知大家 会上要讨论的内容，可以让大家做一个较充分的预习和准备，必能使效率倍增。 最后，确定参加者。有的主管说，部门总共就这十几个、几十个人，大家 一块讨论也能多些参考意见。但事实上，让许让与议题无关的人参会，只会让会 议效率变得更低。比如：非相关人在不明情况下发言，其意见的参考价值会大大 减弱，甚至会误导相关人的看法，同时会议时间也必然增长。对于有必要让更多 人了解的决议，可以由主管进行会后通报，或者用简报的形式去通报亦可。 理想的会议时间 最理想的开会日期是每周的星期一或星期五。 您可以在每周的星期一召开一次会议，和您的团队一起确定在这周内要完 成的工作，也就是说，您应该在会议中作好这一周的工作安排，分配好各项任务， 检查团队中各个成员是否已经掌握了必要的信息，并针对特殊情况（如有人生病） 和根据具体工作环境进行深入讨论，作好计划。 周一召开会议尤其适用于那些经常面临新挑战的团队，比方说推销员团队 和进行改组后要开拓全新工作领域的团队。 只要能够保证在周一会议上解决工作任务问题，可每周召开一次会议，也可 以隔更长时间才召开一次，但至少每月必须召开一次团队会议，否则团队的团结无 法得到促进。 与周一的会议不同，周五召开会议的作用是对一周内发生的事进行反思，也 就是说它是一个大盘点、一种对目标的调整和评判。在这里每个人开诚布公地告诉 大家自己一周以来都做了些什么，哪些方面是成功的，哪些方面还有待改进。 最理想的时间：周五的午休后！这个时间召开会议一般都很简短而有效。 而且，团队里的每个成员都是经过思考后将一个星期的工作作个总结，带着轻松的 心情跨入周末。这样，每个人都能把精力留到下一周，带着目标开始新一周的工 作。 最为重要的一点是：一旦与您的团队确定了召开会议的频率，就一定要按照 约定，定期召开会议。只有这样，开会的作用才能得到充分的发挥！ 如果可能的话，最好每周召开一次会议。可以缩短会议的时间。如果没有需 要讨论的主题，不要取消会议，可以让大家一起喝杯咖啡，作些简短的交谈。有规 律地召开会议，对维持团队的团结非常重要。千万不要低估意见交流对您的团队正 常运作的作用。 主管如何当好会议主持人 多数时候，部门会议的主持人就是部门主管本人。 沟通漏斗告诉我们：如果一个人心里想的是100%，嘴上能说清的是 80%，别人听明白的只有60%，听懂的则变成了40% ，而别人能行动的，最后 只有20% 。 主持人能否引起大家真的说出80%，又能让其他人真的听懂40% ？主 持人究竟需要怎样的管理会议技巧？ “听”的技巧 每个人都会听，但对主持人来说，要做的是真正“ 中立”地听。把自己 的思想、期待、成见和愿望暂时全部抛掉，全神贯注地来理解讲话者的类容， 和说话人一起去体验，感受整个过程。这可是一种管理技巧。 倾听本身就是一种互动。眼神的碰撞，点头，简短的“不错”、“是的”等 效反馈，或者把身子稍微前倾，都可以增强对方的被尊重感，激发他的发言热 情。 “说”的技巧 一