办公行政管理：办公自动化管理 南兆旭.pdfVIP

(CIP) 办 办办 办公 办公公 公自 办公自自 自动 办公自动动 办 动化 公自动化化 办公自动化 办公自动化 办公自动化 办公自动化 办公自动化 办公自动化 办公自动化 办公自动化 公自动化 自动化 动化 化 化 第一章 办公自动化的 概念和特点 一、办公自动化的概念 办公自动化（ ： ）是一门综合性很强的新兴学科。它研究如何有效 OA Office Automation 地将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理技术所难以处理 的、数量庞大且结构不明确的，包括非数值型信息的办公活动。办公自动化又是在技术革命 的浪潮中，适应形势发展的需要应运而生的一项新兴产业和一门综合性的技术。国内外对 办公自动化有多种解释。一般地说，办公自动化指具有现代化思想和技能的人，使用先进的 办公自动化设备和科学管理的方法，充分利用信息资源，提高办公室的管理水平和工作质 量，求取更好的经济效益。 办公自动化涉及三个方面的内容。一是人，即办公室工作人员。他们应当具有现代化 的思想和现代化的技术。二是信息。“办公”是一种处理人群集体事务的活动，从信息处理 的角度来看，办公活动就是对各类办公信息进行采集、存储、处理、传送和输出的过程。领导 部署工作、秘书起草文件、召开会议、接待来访、调查研究等等，都是处理信息。三是科学的 工作程序和先进的办公设备。当前，以电子计算机为中心形成的信息处理系统，是办公自动 化的标志。与上述说法相类似，有人认为，办公自动化是现代化的社会结构、现代化的办公 室工作和具有较高文化水准的办公室工作人员的综合效果的反映。各种自动化的工作设备 只有在现代化的工作组织系统的条件下才能发挥作用。 怎样才算达到了办公自动化？目前有各种不同的理解，比较普遍的看法是：如果一个办 公室能够利用文字处理机、电子计算机、传真机和复印机等来办文办事、处理信息，就可称为 办公自动化。强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备；强调办公人员和办公 设备组成人机信息系统；办公自动化的目的是要提高办公效率，改进办公质量。 我国的专家学者在全国第一次办公自动化规划讨论会上，综合了国内外的各种意见，将 OA 定义为：办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人们的一部分办公业务活动物化于 人以外的一种现代化的办公设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机 信息处理系统。 二、办公自动化的特点 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，它有如下特点： （）办公自动化是一门综合性新科学。一般人常常认为办公自动化只是自动化科学的 1 · · 3 一个分支，其实办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科。它涉 及到文秘、行政管理、电子、机械、物理等十多个学科。综合起来看办公自动化的支持理论是 行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等，其直接利用的技术是计算机技术、 通信技术、自动化技术等。所以说， 是一门综合的科学技术，是信息化社会的时代产物， OA 是在计算机、通信设备普遍应用、信息业务空前繁忙的情况下产生出来的。 （）办公自动化是一个人机信息系统。一个比较完整的办公自动化系统