办公室管理（东北大学）.pdf

办公室管理 • 第一节：办公室的环境管理 • 第二节：日常办公事务的管理 • 第三节：办公用品的管理 第一节：办公室的环境管理 一、办公室的作用 1、“指挥部” ： 领导是决策、指挥和管理的重要场所； 2、“工作室” ： 日常工作活动均在此展开； 3、“窗口” ： 与相关部门、社会公众、新闻媒介等直接产生联系； 二、办公室环境：一定组织机构的秘书部门所处的 环境，包括人文环境和自然环境。 人文环境包括哪些？ 自然环境包括哪些？ 三、办公室环境管理的标准 （1）、整洁 A 、整齐： a.办公桌椅和橱柜应尽量采用同一尺寸、颜色 （主管领导可以特殊些）；排列规则，朝向同一方向； b.办公桌上除必要的文件、电脑、电话等，不应放 其他东西； B、清洁： a. 每张桌子旁边应有纸篓； b. 办公室内不应放烟灰缸； （2 ）、安静 A 、位置不应临街或靠近生产车间或门市部； B、说话和走路声音应小； （3 ）、光线、空气和温度 A 、光线； a.应尽量使用自然光，办公桌不能紧靠窗户，否则光线 直射办公桌； b.如自然光不足， 可用台灯，一般为20-30W ； 可用整体灯，以日光灯为主，安置在室顶，不应五颜六色； B、空气：人员流动大，保持空气流通； C 、湿度：20-25度； （4 ）、色调与美化光线、空气和温度 A 、色调：单纯、柔和 a. 冷：白、绿、蓝； b. 暖：黄、红、宗； c. 中：灰、紫； B、美化：整体、和谐 a、政府机关：庄重、简洁，不宜太多装饰； b、商业企业：华丽、讲究，但应避免奢侈与俗气； （5 ）、安全 四、办公室的布局与布置 1、小办公室布局： （1）适用于中高层机关和事业单位的分理制秘书机构； （2 ）主管领导、各个科室单独拥有自己的办公室； （3 ）秘书的办公室应与主管领导相邻； （4 ）单人使用的办公桌椅应面对门口； （5 ）信访、接待等部门应安放供外来人 使用的桌椅、茶几等； 2、开放式办公室布局： （1）适用现代企业； （2 ）如主管领导与各个科室共在一室，其办公桌椅应位 于其他办公人员的最后部，用玻璃窗隔开，免于干 扰，利于监督； （3 ）工作流程应呈“I”型、“L”型秘或“O”型，不应呈 “Z”型、“M”型或“X”型，避免工作倒退、交叉或往返； 案例：办公室布局 某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用 了某写字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品 展示，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副 经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分 公司负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行 的全开放式办公室和半开放式办公室，用站立并能 够移动的间隔物来分割，没有门，所有人的工作都 能清楚可见。 讨论：这个布局有什么好处？又有什么问题？ 你如何看待开放式布局的办公室？ 五、办公室的日常维护 良好的环境和工作条件需要平时认真、细心的维护 维护的项目有哪些？ 六、办公室的健康和安全 1、办公室的安全隐患有哪些？如何处理？ 设计一个安全隐患纪录及处理表 2、做好信息的保密工作 口头信息的安全及保密工作 纸面信息的安全及保密工作 电子信息的安全及保密工作 七、突发事件的处理 重大突发事件，是指由于自然或人为因素导致突然发生的严重 危害国家利益、破坏社会稳定、造成重大社会影响的事件。 1、事故处