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如何加强烟草商业企业会计档案精细化管理工作 摘要：会计档案是机关、企业、事业单位或其他 经济组织在经济管理活动产生的会计凭证、会计账簿和财务 报表等具有保存价值并作为历史记录保存起来的会计核算 专业材料。 关键词：烟草商业企业；会计档案；精细化管理 中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1001-828X (2014) 02-0-02 会计档案是机关、企业、事业单位或其他经济组织在经 济管理活动产生的会计凭证、会计账簿和财务报表等具有保 存价值并作为历史记录保存起来的会计核算专业材料。[1] 它记录和反映了一个单位的经济活动，是经济业务的重要史 料和证据。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去 脉，把握公司成立以来的经营情况，为单位制定经营决策提 供参考；真实记录财务会计管理的各个重要环节，是加强企 业内控管理的保证及体现。会计档案按照保管年限可以分为 永久保存会计档案和定期保存会计档案等；按照文件类型分 为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类等；按照 电算化进程可以分为传统手工会计档案和电算化会计档案 两种类型等等，种类繁多，管理本身存在一定难度。 近年来，随着烟草系统母子公司体制的建立，全面实施 财务资产“一体化”管理，会计信息系统核算广泛运用，财 务管理在企业管理中核心作用逐步显现，对会计档案管理工 作也提出了更高的要求。但会计档案管理工作在实际操作过 程中还存在以下的问题： 一、 会计归档资料收集不全面。《会计档案管理办法》（财 会字〔1998） 32号）《浙江省烟草专卖、商业系统企业会计 基础工作管理办法》（浙烟财〔2005〕41号）（以下简称两个 办法）等对会计档案规定了归档范围为凭证、账簿、报表及 其他，具体表述中用“其他应当保存的会计核算专业资料” 涵盖了没有列举的项目，在实际工作中需要很强的职业判 断。仅仅一个“其他”，让很多人忽视了一些越来越显得重 要的会计资料的收集，如：预算执行情况表及分析报告，上 级部门批复的预算相关文件、税务审计等相关部门的检查资 料、资产处置资料等。 二、 会计档案打印、整理、编号等工作不规范。档案管 理是会计基础工作的最终体现。很多财务人员工作认真，但 是在会计档案的打印、整理等工作中却较为粗放。打印账簿 时没有考虑实际需要，女口：打印银行明细账时没有分账户打 印，或者只打印往来明细账，没有打印客商三栏辅助明细账 等；整理时没有考虑各项资料的逻辑性；编号时没有按总账、 现金、银行存款日记账、各科目明细账、辅助账顺序排列等, 给翻阅档案、查找资料带来不便。 三、 财务新员工对会计档案管理缺乏理论知识和实际操 作能力。近年来，我市系统财务人员队伍不断注入新鲜血液, 新老员工交替频繁。老员工凭工作经验不断加强会计档案管 理，没有留下系统的指导文字。部分新员工对会计档案管理 工作不够了解，在具体操作过程中存在困难，难以跟上企业 管理的要求。 四、 企业内控管理对加强会计档案管理提出新要求。档 案管理是企业内部控制管理的有机组成部分。2008年5月财 政部会同五部委出台了《企业内部控制基本规范》后，2010 年4月又出台了《企业内部控制配套指引》，企业内控管理 日益显示其重要性，并在企业发展中发挥积极作用。资金、 采购业务、资产管理、销售业务、财务报告等等一系列企业 内部控制手段都涉及到财务部门，最终需要转化在会计档案 中。系统内审计、外部审计、税务检查等，不仅仅是以前单 纯的检查账务的真实性、合规性，还加入了风险防控等方面 的检查，要求会计档案管理更加全面、规范、系统和精细化。 针对以上会计档案管理现状及存在的问题，经过实际工 作的摸索实践，笔者认为全面做好会计档案管理工作，实现 粗放式管理转为精细化管理目标，可以从以下工作思路和实 施方案入手。 一、加强培训，将会计档案管理理论与实际工作相结合。 针对会计档案管理的薄弱环节，应组织财会人员系统学习两 个办法、制度及其他要求，对会计档案管理工作进行理论上 的认识。撰弃会计档案管理是会计档案管理员个人责任的错 误思想，在全员中树立会计档案重要性理念。可以聘请专业 老师结合实际工作情况，对会计资料收集、整理、装订、编 号到归档的一系列流程进行讲解，将理论转化为实际应用。 二、 制定规范，将需收集保管的会计档案项目进行细化。 会计资料的收集是档案的起点，只有收集及时、完整才能为 档案的科学管理和有效使用提供保证。我公司特制定了《会 计档案整理操作规范》，对丽水市烟草商业系统会计需要归 档的材料进行了统一，共4大类27小项。包括：凭证、会 计账簿、会计报表及其他。会计账簿类有10个具体项目， 其他类有11个具体项目，包括：各项税费纳税申报表及相 关资料、固定资产盘点表及报告、资产处置资料、税务、审 计等相关部门的检查资料等。涵盖