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红头文件管理办法课件.doc
红头文件管理规定
一、 总则
1、公司文件,是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的
重要工具。
2、公司文件,实行统一管理。文件的管理,要做到规范、准确、及时、安全。
3、各部门及各有关人员,对文件中涉及本公司应保密的事项,必须严守机密,
不可随便向他人泄露。
4、文件机密等级分为:公示、非公示。可公示文件除在各部门负责人处存档外
也在员工公告栏中公示; 非公示文件仅在各部门负责人处存档, 文件内容由各部
门负责人口头传达;
5、文件机密等级,由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
二、文件的起草、签批
1、公司的文件由人事行政部起草,总经办审核,董事长签批;
2、公司各部门的文件由各部门负责人起草,总经办审核,董事长签批。
三、发文的发放流程
1、公司文件:人事行政部拟搞、人事行政副总审核、总经办审核、董事长
签批、打印、发放、(公示 /非公示)学习、归档。
2、各部门文件:各部门负责人拟稿、总经办审核。文件审核后,电子版送
人事行政部统一由其排版、编号、打印,打印后送回拟稿部门校对,校对无误董
事长签批,打印、发放、(公示 /非公示)学习、归档。
四、公司发文内容:
1、公布公司规章制度。
2、转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件。
3、公司组织架构的变动。
4、人事任免事项;
5、重大技术、经营管理、会议纪要、薪酬福利等工作的决定。
6、发布有关奖惩决定和通报。
7、其他有关公司的重大事项。
五、发文编号:
1、统一由人事行政部负责编号。
2、以公司名义对外发文,一律为: 润维机电【20XX第X号】;
3、公司总经办文件,用 润维机电【20XX总字第X号】;
4、人事行政部发文,用 润维机电【20XX人、行字第X号】
5、财务部发文,用 润维机电【20XX财字第X号】;
6、销售部发文,用 润维机电【20XX销字第X号】;
7.、运营部发文,用 润维机电【20XX营字第X号】;
8、会所发文,用 润维机电【20XX会字第X号】;
六、注意事项
1. 内容要符合公司制度。
2. 反映情况要客观,实事求是。
3. 文字要准确、精炼,条理清楚,层次分明,结构紧密,用语规范。
4. 人物、时间、地点、内容要具体、准确。
5、各负责人阅、批文件应仔细认真,阅完后须签名并注明日期,不得圈阅。
需要签署具体意见的,要明确、具体。
6、公司所有发文,发文单位应有存档,并将文件原稿(经董事长签字)审核
稿件于人事行政部存档。
7、发放文件统一由人事行政部统一负责。
8、所有文件发放,一定要有登记、签收手续。
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