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時 間 管 理WNC內部訓練管理課程 時間資源的重要性 ★ 時間就是金錢 ! ★ 一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰! ★ 生命是時間的累積，浪費時間即等 於慢性自殺! 時間的獨特性 (1)供給毫無彈性：時間的供給量是固定不變的。它的供給量在任何情況下都不會增加，但也不會減少。因此，管理者無法針對時間進行開源 (2)無法蓄積：時間不象人力、財力、物力和技術那樣被積蓄儲藏。不論管理者願意或不願意，管理者都被迫按一定的速率消費時間。因此，管理者無法針對時間進行節流。 (3)無法取代：任何一種活動都有賴時間的堆砌。這就是說，時間是任何活動所不可缺少的基本資源。因此，時間是無法取代的。 (4)無法失而復得：時間不能象遺失物那樣失而復得。它一旦喪失，則會永遠喪失。例如，延遲半小時開車的司機安慰乘客說：“不用擔心!管理者會把丟失的時間搶回來，因為管理者將按原定時間抵達目的地。”雖然開快車可準時抵達目的地，但是司機與乘客卻要因此而支付額外的代價——如危險性、油量耗費、汽車折舊的增加等。嚴格說來，喪失的時間是無法挽回的。 時間壓力為什麼我的時間總是不夠用？ 「如果你正坐在一台火熱的爐子上，一 分鐘就像一小時，但是如果你是在做某些 愉快的事，一小時就像一分鐘。」　　　　　　　　　　　──愛因斯坦　　你承受著時間壓力之苦嗎？現代人在越來越少的時間裡，塞入更多的事，但是大部分的時間太忙，是因為我們選擇要這麼忙。 時間管理是什麼? 時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在於時間, 而是在於自己如何善用及分發你自己的時間 時間管理是什麼? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 以令自己更富績效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能 時間管理就是事前的規劃或長期的計畫 有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形 你可知道為何會畫不出來? 因為你跳不出原來的思惟習慣 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題. 改變時間管理的第一步, 從你自覺需要時間管理開始 時間管理的架構 請排出正確的行事優先順序 正確的行事優先順序 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 vs Proaction 積極掌握 危機就是轉機 規劃重於做事 最好的控制是預防 預防勝於處理 不合理的時間配置 明智的時間配置 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 克服1.成本/效益分析法 成本 ... ... ... ... ... ... 效益 ... ... ... ... ... ... 克服2.思惟習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我將立即做完它, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 完成最關鍵的部份, 讓事情看起來像做完 80% 一般 陷阱三: 事必親躬 韓非子.八經 下君,盡已之能 中君,盡人之力 上君,盡人之智 諸葛亮凡事必親躬, 後來過勞而死. 為何事必親躬? 因為怕部屬取代 不放心部屬, 不信任部屬 要求標準過高 陷阱四: 有求必應 會花太多時間, 時間不夠會犧牲第二項受人尊敬重要, 還是受人歡迎重要？ 不好意思拒絕請托的原因 接納請托比拒絕請托容易 擔心觸怒請托者 想要做廣受愛戴之好人 不知如何拒絕他人之請托 每個人都有一個好朋友, 叫 “施小惠”, 可以適當地拒絕. 如何提升工作效率 如何提升工作效率 1.了解自己每天工作時段的特性, 善用之. 2.以 PDCA 分佈周一到周五的工作性質. 3.保持良好的體力; 養成運動的習慣 4.身心均衡地發展; 培養良好的嗜好 1.工作時段分發法則 2.每周工作性質分發法則 如何管理你的EMail 葛洛夫: 你的時間是不是被 Email 切成零零碎碎的片段? 集中處理它. 先問自己以下這幾個問題 1.你一天花多少時間在看 Email? 2.你進 Email 會不會看短劇? 3.你看Email 的時間是連續的, 還是片斷的? 4.你的Email 有沒有做分類? 5.你回信時是邊看邊回, 還是分類後集中回信? 6.你進 Email 信箱, 是先看信還是先發信? 如何提升 Email 的處理效率 一進信箱第一個動作就是把所有信件的主題瀏覽一遍, 然後做分類的動作 養成習慣, 一天只有三個時段看 Email 除了急件以外, 集中時段回信 看Email 的時段分發 Email資料夾的分類 Reply: Private, 公務 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Priva