时间规划跟管理资料.pptVIP

時間規劃與管理 時間的規劃與管理 生涯規劃中的一項重要的議題，就是時間的規劃與管理。 如何能在有限的時間與精力中完成眾多的目標？ 以下介紹一些概念與方法，但是最重要的還是要看個人經過嘗試的經驗，之後修改才會最有幫助。 前言 種下一個想法，得到一個行為。 種下一個行為，得到一個習慣。 種下一個習慣，得到一個個性。 種下一個個性，得到一個命運。 與時間有約 當我們感受到時鐘與羅盤之間存有時差，問題便產生了，這表示我們沒有對生命中最重要的事情付出應有的心力。 人總是無時無刻面對「時間運用」的問題，無論是面對重大的人生轉折或芝麻綠豆般的生活瑣事，難免要做一番抉擇，而且更需自己承擔抉擇的後果。當然，結局不一定都是甜美的，尤其在時間的安排無法符合內心的羅盤時。 急迫性偏執 如果我們不能有意識地專注於重要的事，便等於無意識地浪費時間在不重要的事。 請你先花點時間想想： 你「知道」在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活、專業或工作會有積極的意義？ 如果你知道做這些事具有積極的意義，現在為什麼還不做？ 急迫性偏執 多數人都不了解「迫切性」對我們有多麼大的主宰力量。電話鈴響、敲門聲、截止日期，無不令人心神不寧。 當我們解決一件重要而迫切的問題後，心裡自然會升起短暫的成就感。忙碌幾乎成了新的社會地位象徵，承認自己不忙簡直是種恥辱。 我們從忙碌中找到安全感、別人的敬重與歡迎。然而忙碌也成了渾渾噩噩的藉口，讓人無法思索生命中最重要的是什麼。 急迫性偏執 重要的事通常不需要在今天或這個星期完成，但急事卻非得立刻行動不可。急事的迫切性總讓人覺得非常重要而無法耽擱，從而一步步耗損我們的精力。 然而，如果從時間的架構來看，這種似是而非的重要性便會逐漸消失，於是我們悵然憶起有多少重要事情被擱在一旁，警覺時自己已成為急事的奴隸。 急迫性偏執 傳統的時間管理法多半只會使急迫性偏執更加嚴重。每日的行事曆只會讓人把焦點放在如何將事情按照緊急的順序做完。生活中急事的比重愈大，相對的，完成的重要事情就愈少。 當我們脫離急迫性的驅使，開始探討重要性的問題時，首先面對的基本問題就是「何謂最重要的事」，以及「如何才能把最重要的事視為當務之急」。 與時間有約 何謂最重要的事？ 人生有幾個基本需求，如果無法獲得滿足，便會覺得空虛、不圓滿。這時或許會以忙碌來填補空虛，也可能因暫時的一點成就而沾沾自喜。 不論我們對這些需求是否徹底了解，是否能積極實踐，都不能否定內心深處確實有這些需求，而且不容忽視。 與時間有約 這些需求簡而言之就是生活、愛、學習與發揮影響力。 生活是指食衣住行等「物質」需求； 愛是指愛人、被愛、與人產生關係，有歸屬感等「社會」需求； 學習是自我發展與成長的「心理」需求； 發揮影響力是感覺人生有意義、有目的，對他人有貢獻等「精神」需求。 與時間有約 與時間有約 這些需求對我們的生活品質與時間安排有什麼影響？ 這些需求都非常重要，任何一項無法滿足，便會降低生活品質，甚至可能使你變成急迫性偏執狂。 我們愈想完成更多的急事，愈加劇急迫性偏執的病情。也就是說，在人生的四大需求有所缺憾時，我們總是以忙碌所產生的快感來取代。 要事 VS. 急事 所謂重要的事是指真正有助於達成人生目標，讓生命豐富、更有意義的事，但這些事多半都不是那麼迫不及待。原因在於這些事沒有「急迫性」，或者說其急迫性必須我們主動去發掘。 我們以「時間管理矩陣」來探討急事與要事的關係。矩陣中將日常活動分成四個象限，裡面涵蓋了所有的時間安排方式： 與時間有約 第一象限：急迫又重要的事。 如上課、準時完成工作… 第二象限：重要但不急迫的事 如運動、陪家人 第三象限：急迫但不重要的事 如接電話、回email、買東西、做家事 第四象限：屬於不急迫又不重要的事 如聊天、抱怨、煩惱… 與時間有約 我們觀察發現多數人花在第一、三象限的時間最多。如果你也是其中之一，是否付出了相當的代價？當你為急事忙得團團轉時，是否忽略了重要的事？ 什麼事對你而言是最重要的？ 我們以同樣的問題問過數千個人，發現絕大多數的答案可為下列七類： 與時間有約 改善人際關係、改善事先準備工夫、做更周詳的規劃與組織、善待自己、抓住新的機會、充實自我、增進能力。 這些都屬於第二象限，全都是重要的事。但如果你的答案也屬於這幾項，為什麼不能身體力行？ 也許因為這些不是急事，並沒有迫在眉睫，讓你覺得非做不可。然而事實上，這些事才是你必須主動去做的。 與時間有約 我們在生活中顯然同時受到急迫性與重要性二項因素所左右，實際上在做任何決定時，如果你以急迫性為考慮重點，問題便會產生。如果我們以重要性為主，生活便會落在第一、二象限，而遠離三、四象限。 當我們投注更多時間在事先準備、預防、規劃和增進自我能力，自可減少許多耗費在急迫性事情上的時間。 與時間有約