第10章-采购与付款循环审计(1).pptVIP

2009.8 《审计学》 电子制作：高强 10.1 采购与付款循环概述 10.2 采购与付款循环的控制测试 10.3 采购与付款循环的实质性程序 本章小结 第二部分 教学内容 10.1 采购与付款循环概述 10.1.1 采购与付款循环涉及的主要 业务活动 10.1.2 涉及的主要凭证和会计记录 10.1 采购与付款循环概述 采购与付款循环涉及为取得生产经营必需的商品和劳务所做的决策和处理。该循环通常开始于经授权的需要商品或劳务的雇员填写请购单，结束于款项的支付与记录。 采购与付款循环的概述主要包括两部分的内容：一是本循环涉及的主要业务活动；二是本循环所涉及的主要凭证和会计记录。 10.1.1 采购与付款循环涉及的主要业务活动 本循环中有三种交易类型：采购商品和劳务；现金支出；购货退回和折让及购货折扣。下面以采购商品为例，分别阐述采购与付款循环所涉及的主要业务活动及其适当的控制程序和相关的认定。 1.请购商品和劳务 仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的未列入存货清单的项目编制请购单。大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权，比如，仓库在现有库存达 达到再订购点时就可直接提出采购申请，其他部门也可为正常的维修工作和类似工作直接申请采购有关物品。但对资本支出和租赁合同，企业政策则通常要求作特别授权，只允许指定人员提出请购。请购单可由手工或计算机编制。由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号，为加强控制，每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准。 请购单是证明有关采购交易的“发生”认定的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点。 2.编制订购单 采购部门在收到请购单后，只能对经过批准的请购单发出订购单。对每张订购单，采购部门应确定最佳的供应来源。对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方式来确定供应商，以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。 订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。随后，应独立检查订购单的处理，以确定是否确实收到商品并正确入账。这项检查与采购交易的“完整性”认定有关。 3.验收商品 有效的订购单代表企业已授权验收部门接受供应商发运来的商品。验收部门首先应比较所收商品与订购单上的要求是否相符，然后再盘点商品并检查商品有无损坏。 验收后，验收部门应对已收货的每张订购单编制一式多联、预先编号的验收单，作为验收和检验商品的依据。验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们所采购的资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。 验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单，则与采购交易的“完整性”认定有关。 4.储存已验收的商品存货 将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。 这些控制与商品的“存在”认定有关。 5.编制付款凭单 记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。这项功能的控制包括： （1）确定供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性。 （2）确定供应商发票计算的正确性。 （3）编制有预先编号的付款凭单，并附上支持性凭证（如订购单、验收单和供应商发票等）。这些支持性凭证的种类因交易对象的不同而不同。 （4）独立检查付款凭单计算的正确性。 （5）在付款凭单上填入应借记的资产或费用账户名称。 （6）由被授权人员在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。 经适当批准和有预先编号的凭单为记录采购交易提供了依据，因此，这些控制与“存在”、“发生”、“完整性”、“权利和义务”和“计价和分摊”等认定有关。 6.确认与记录负债 正确确认已验收货物和已接受劳务的债务，要求准确、及时地记录负债。该记录对企业财务报表反映和企业实际现金支出有重大影响。因此，必须特别注意按正确的 数额记载企业确实已发生的购货和接受劳务事项。 应付账款确认与记录相关部门一般有责任核查购置的财产并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。在收到供应商发票时，应付账款部门应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单上的有关资料核对，如有可能，还应与验收单上的资料进行比较。 应付账款确认与记录的一项重要控制是要求记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券