办公室综合业务培训—公文管理.doc

PAGE PAGE 20 办公室综合业务培训—公文管理 一、基本概念 公文作为一种特定体式的文体，是具有法定效力和规范体式的公务文书，是企业实施管理的重要工具。 （一）公文的概念：是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。 公司要求各单位要高度重视公文处理工作，设立办公室，确定专人负责。 （二）公文处理是指公文的收文办理、发文办理、公文管理、整理（立卷）、归档利用等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理的基本原则是实事求是、精简高效、集中统一；基本要求是及时、准确、安全、规范。 1、收文办理包括签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办等； 2、发文办理包括拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发等； 3、公文管理包括文件的公开发布、撤销、废止以及文件的复制、清退等； 4、整理立卷和归档利用包括文件的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等内容。 二、公文的种类 公文有13类14种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 （一）公司常用的公文种类有九种 1、决定。适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销公司或下级单位不适当的决定事项。 2、通知。适用于转发上级领导机关和不相隶属机关的公文，传达需要各单位办理、执行和周知的事项，任免人员。（常用） 3、通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。 4、报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。报告属于“阅件”，不得夹带请示事项。 （请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式也有所不同。报告的目的主要是供上级了解情况，向上级提供信息和建议，上级单位可只阅不复。报告中夹带请示事项，往往达不到行文的目的） 5、请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示属于“办件”，必须在事前行文，一文一事。 （一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。若某一请示件涉及不相关联的多项内容，则可能涉及较多单位，需花费较多时间进行研究协调和审阅批复，不利于请示事项的及时解决；若其中某一请示事项存在问题，则会影响到其他事项的处理，进而贻误工作。） 6、批复。适用于答复下级机关的请示事项。 7、意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8、函。适用于不相隶属或同级机关之间商洽工作、询问和答复有关问题，请求批准和答复审批事项。（各配送公司与销售企业间如有必要行文，按正式上行文，表示为其下级单位。） 9、会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 （会议纪要格式是以固定版头印发会议纪要的特定格式，其标识由“++++++会议纪要”组成。主要特点：一是正文中无主送单位，在版记处列明分送单位和部门；二是发文字号常以序号或期数表示；三是在正文结束后，不标注成文日期、不落款和不加盖印章，发文单位和成文日期标注在眉首的红色反线以上。） （二）容易混淆的公文种类 1、报告与请示的区别：一是行文功能不同。报告是汇报情况、反映问题；请示是请示批准、指示和解决问题；二是处理方式不同。报告属阅件，可不回复；请示是办件，需要办理、批复；三是时间要求不同。请示在事前行文，事前请示；报告一般是报告办理结果或有关情况，事后报告。 2、函与信函式公文的区别：信函式公文是以信函格式印制的公文。在实际工作中，一些非普发性的公文，如批复、函、通知、通报等，常使用信函格式打印，即所谓的信函式公文。二者属于不同的范畴。 3、函与便函的区别：函与其他公文种类一样具有制发单位权限决定的效力。而便函是一种应用更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范作用。 4、通知与通报的区别：都具有知晓性和指导性，区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，使用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要精神和重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警诫、启发、教育和沟通情况的作用。 （三）如何选择和使用公文种类 1、根据行文目的确定公文种类。如请示上级单位批准、给予指示、帮助支持的，应使用“请示”；安排部署工作的，应使用“通知”；指导下级工作的，则应使用“意见”。 2、根据行文关系确定公文种类。一般来说，受文单位是上级的，应选用“请示”、“报告”等上行文种；受文单位是下级的，应选用“通知”、“批复”等下行文种；向不相隶属单位行文应使用“函”等平行文种。“会议纪要”和“意见”在上行、下行和平行文中皆可使用。 3、根据行文单位的职权确定公文种类。主要是指一些特殊种类，如“令”、“公报”、“议案”等。 三、发文办