秘书实务绪论课件.pptVIP

电子教案模版配色（1）;第一章　秘书实务绪论;;第一章　秘书实务绪论;电子教案模版配色（1）;第一章　秘书实务绪论;电子教案模版配色（1）;电子教案模版配色（1）;第一节　秘书的涵义和职业特征;第一节　秘书的涵义和职业特征; 古代文献记载，“秘书”一词最初是指具有秘密性质或神秘色彩的图书。;拉丁文“Secretarius”，意思是“可靠的职员” ;在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。 ;第一， 秘书的主要活动范围是领导机构或领导者身边。;秘书 指身处领导机构或领导者身边，以处理信息和综合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员。;二、秘书的类别和层次 ;美国对秘书人员的分类和工作职责规定比较明确，主要有： ;日本对秘书人员的分类可分为四类： ;秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、能力、资历不同，在纵向上有层次之分。;按秘书人员担任的职务来划分，可分为秘书长、办公厅（室）主任、秘书处长、科长、股长、科员、办事员七个层次。;三、秘书的职业特征;秘书与其服务对象之间的关系有相对的固定性，短至数月，长达几年甚至几十年。;发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20～35岁。他们把秘书岗位看做是由操作层通向管理层的最好阶梯。;第二节　秘书实务工作的内容;电子教案模版配色（1）;;二、秘书实务的内容;1．文书撰写 2．文书制作 3．文书处理 4．档案管理 5．会议组织 6．调查研究 7．信息资料工作 8．信访工作;电子教案模版配色（1）;第三节　秘书实务工作的性质和特点;电子教案模版配色（2）;;;电子教案模版配色（2）;;;;;第四节 秘书应具备的能力及职业道德;电子教案模版配色（2）;电子教案模版配色（2）;第五节 秘书实务工作的方法; 一、抓主要矛盾的方法 1．ABC分类处理方法 秘书应根据事情的轻重缓急，将工作分成ABC三类，并依次按照由A至B再到C的顺序处理。 A类－－紧急且重要 B类－－紧急不重要 C类－－不紧急重要 ;; ; 二、妥善处理各种工作的方法 1、节约开支的方法 秘书要有主人翁的意识，仔细管理钱财和物品，学会节约开支，避免浪费是每个秘书都要追求的目标。 （1）按月对费用作出预算； （2）建立一个开支簿，记录每一笔开支，比较不同时期的经费使 用情况 （3）采购批量折扣物品，但必须保证质量 （4）加强管理，避免大量领用文具和办公用品，领取时要登记； 节约纸张，打印时尽量双面打印 （5）避免不必要的通讯（通信和邮寄） （6）增加理财和购物方面的知识 ; ; 3、受意方法（接受和领会上司意图的方法） （1）直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与秘书谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。 （2）间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。秘书要善于领会上司意图，按上司意图办事。要做到： a．备好记录本，记录下指示要点。 b．注意倾听，用心判断指示的用意。 c．必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。 d．如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。 e．接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 ; ;4、向上司进言的方法 进言是指秘书主动对上司提出意见、建议、 批评或规劝。 （1）进言的作用 a、参谋作用 b、补阙作用。 c、增进关系作用。;（2）进言的方法和要求 a、适事。即紧急的、重要的事，上司需要知道的事；发生错误、疏漏需要纠正、补救的事。 b、适时。即考虑时机。重大的、紧急的应立即进言；一般的事，要看上司空闲时进言。 c、适地。即看场合。工作上的建议，在公众场合或会议上提出；对上司的提醒，则应在个别场合提出；对上司的批评宜在个别场合提出。 d、适度。即注意掌握分寸。显而易见的事，点到即止，不需要反复讲。领导一时接受不了的，可以过一段时间后再提，要让领导又一个思考的过程，而不应一味的纠缠不休。 e、适当的语言方式。 秘书人员在处理与领导的关系时，应非常注重维护领导的尊严和自尊。在向领导进言之时，应持别注重进言时场合、地点、时机及语言的选择。要做到进言时，态度要诚恳，表情要自然，口气要婉转，语调要平衡，切忌理直气壮、态度傲慢、口气粗大。因为一旦领导感到自尊受到伤害．就很难平心静气地听意见。;;; 问题： 从中学到了怎样的处世技巧？ 1