数字化网络技术在高校档案管理中的应用.docVIP

〔字化网络技术在高校档案管理中的应用 高校档案是高校教学、科研、党政管理等职能活动的历 史记录，是高校发展历史轨迹的真实记载，客观地反映和记 录着高校各方面的改革发展历程。高校档案管理工作是高等 学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的 重要标志。但是档案管理具有一定的复杂性，急需现代信息 技术的辅助。 、将数字化技术应用于档案管理的必要性; 是高校档案管理工作的复杂性的要求； 目前我国共有两千八百多万在校学生，还有一百多万 高校工作人员。对这近三千万人进行管理绝非易事，而管理 的主要依据就是这些人的档案。如果没有这些档案，那么很 难对这么庞大的人员机构进行有效的管理。如果将这些档案 信息以纸质载体进行保存，使用传统的手段进行管理，不仅 难以长久保存，更容易导致档案信息的遗失与损坏。而且， 面对浩如烟海的档案信息，整理分类工作极为复杂，这就大 大降低了档案的使用效率。因此，将数字化技术应用于档案 管理之中已经成为大势所趋。 是高校档案管理工作发展趋势的要求 21世纪是数字化、信息化、和网络化的时代。数字化 网络技术逐渐进入各个行业与领域，他改变各个行业的工作 方式与管理方式。在各项工作中，计算机与网络都发挥着越 来越重要的作用。作为高校管理工作的重要组成部分，高校 档案管理工作必须实现数字化，管理者必须将网络数字技术 应用于管理工作之中。这样才能使高校的档案管理工作紧随 时代潮流，逐步提高高校档案管理工作的现代化水平。 是解决高校档案管理问题的要求； 我国档案管理数字化进程较慢，大部分地区仍然使用 传统的方式对档案信息进行保存和管理。这种管理方式存在 着诸多的弊端。这种管理方式极易导致档案信息的错误和遗 失。同时，这种管理方式还导致档案的使用率低下，联盟未 能真正的发挥档案信息在管理工作中的作用。 二、数字化网络技术的优势； 1 .提高档案管理工作的效率； 将数字化信息技术应用于档案管理工作之中，能够极 大地冲破传统档案管理中的种种局限，加速档案的分类与整 理，并从中提取合理的信息，将其应用到管理中，这样不仅 减少了档案管理工作中的问题与失误，而且大大提高了效 率。 增强档案管理工作的安全性； 2016年8月21日，18岁的山东女孩徐玉玉因被诈骗 电话骗走上大学的费用9900元，伤心欲绝，郁结于心，最 终导致心脏骤停死亡。究其根本，这一惨剧发生的最主要原 因就是个人档案信息管理不当所导致的信息泄露。由于传统 的管理方式存在着种种漏洞，这才为某些不法分子提供了可 乘之机，他们利用这些漏洞获得个人信息，并实施诈骗。而 将数字化网络技术应用于档案管理工作中，能够极大地增强 档案信息的安全性，避免信息的泄露，维护个人的隐私安全。 有利于各部门信息资源共享； 运用数字化网络是技术，档案管理部门可以建设档案 信息数据库，将本校所有经过整理的档案信息纳入数据库 中，并针对这些信息建立专门的检索入口，这样当各个部门 需要使用档案信息时，只需要获得管理部门的网上授权，就 可以进入数据库进行检索来获得自己需要的信息，这样不仅 实现了信息资源的共享，更大大提高了工作效率，节省了时 间。 能够降低档案管理成本； 传统的档案管理工作效率较低，它主要依靠的人工对 纸质档案进行分类、整理与管理，由于档案的复杂性就要求 投入大量的人力。纸质文件的印刷与大量工作人员的投入就 会导致管理成本的增加。而现代数字网络技术用磁盘和云盘 代替了纸质载体极大地提高了工作效率，同时也极大地提高 了工作效率。这样就大大的降低了档案管理工作的成本。 三、如何更好地将数字化网络技术应用于档案管理工 作； 改革档案管理制度，制定合理的管理章程； “矩不正，不可为方；规不正，不可为圆”，这句来自 《淮南子》的名言深刻的论述了规则与制度的重要作用。要 想实现高校档案管理数字信息化必须先改革档案管理之诉， 制定切实可行的改革计划与合理的管理章程。完善的高校數 字化档案管理工作制度不但能够保证高校数字化档案的完 整性和系统性，而且也能为高校数字化档案为良好的基础准 备工作。制定规范标准的管理制度有利于工作人员按照科学 的流程对档案信息进行管理，避免在工作中出现错误。 档案信息化管理的制度应该包括：电子文件归档管理 制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具 体工作人员的岗位目标责任制等。各项管理制度不能一成不 变，要在实际工作中不断进行完善，以确保各项管理制度的 权威性。 增加资金投入，提高数字化档案管理工作的基础性 工作； 要想实现档案信息数字化需要解决信息安全、信息共 享、信息存储问题，这就需要配置安全性能高、稳定性强的 大容量存储设备、网络设备，例如服务器、高速扫描仪、磁 盘阵列、光盘库、缩微影像数字化等设备。这些设备价格昂 贵，需要巨大的资金投入。 因此，高