规范公司采购流程规定.docVIP

关于进一步规范公司采购流程、票据获取及付款的规定 为了实现公司的经营目标，防范税务风险，降低企业经营成本，总经理室决定进一步规范公司的采购流程、票据管理及采购付款，具体规定如下： 采购流程 1、固定资产（单位价值在200元以上的设备、办公用品、工具）的采购——由资产使用部门提出书面采购申请，经总经理批准后由采购人员会同资产使用部门共同向两家以上供应商询价，在获得报价资料后由相关人员进行产品性能、价格、付款条件、发票开具等进行综合比较后提出采购意向并说明理由，连同报价相关资料报总经理进行决策，经总经理批准后由经办人员与对方进行接洽并取得合同范本，合同经过财务审核后由总经理批准并签订合同。货物到达后由采购人员会同资产使用部门进行验收，验收合格后由经办人员根据合同提出付款申请并索取发票（需要预付货款的可根据合同先预付货款），取得发票后由经办人员在发票背面空白处签字并注明资产用途，验收使用部门负责人也必须在发票上注明已验收并签字确认，使用部门对资产负有管理责任。 2、生产所需原材料的采购——由各生产部门负责人通知负责该项材料的责任人组织采购，材料组织责任人需本着对公司负责任的态度，坚持货比三家的原则，比质、比价，择优采购；同时需向总经理陈述选择采购对象的理由；所采购的原料必须由相关人员进行验收，经办人员必须在发票上注明经办人及用途，验收人员必须对物品认真验收并开具仓库入库单。 3、低值易耗品、修理备件、办公用品等的采购（包括加工修理修配劳务）——由使用部门提出申请经由各部门负责人批准(价值超过200元需经总经理批准)后，交由采购人员进行采购，采购人员应货比三家，比较质量、比较价格、比较发票及付款条件后确定供应商，采购物品必须由相关人员进行验收，经办人员必须在发票上注明经办人及用途，验收人员必须对物品认真验收并在发票上签字（也可附仓库入库单）。 4、所有固定资产都必须登记在册，标明存放地点及人员使用，由专人负责保管。 票据获取 1、采购必须取得合法真实的发票，发票必须完整填列采购单位全称，产品名称、型号、数量等相关项目，名称太多的可以附清单，但发票备注栏上必须注明附清单，如果是专用发票则必须在专用发票清单上注明金额及税额(如无法取得发票，必须经总经理特别批准)； 2、目前购买货物以及加工修理修配劳务的发票主要有三种，即普通货物销售发票、3%增值税专用发票、17%增值税专用发票（在大型超市取得的带有税务监制章的购物小票是正规发票，可以报销，而且可以集中起来换取增值税专用发票），当采购金额或累计金额大于100元时，采购人员应尽力争取得17%增值税专用发票，3%增值税专用发票次之。采购人员在采购过程中，一定要询问供应商是否开具发票，开具何种发票，并进行比较，如果对方提出加价等条件，则要进行比较，选取对公司较为有利的方案，如自己无法比较清楚，可以询问公司财务人员，由财务人员进行比较分析并给出采购意见。 3、部分供应商会要求公司提供经年检的税务登记证、营业执照复印件和其他开户资料，财务部将为大家提供部分相关证件的复印件，以后可以自行复印，外出采购时随身携带（一般只有首次采购时才需要提供）。 采购付款 1000元以下的零星采购，可以由采购人员携带备用金进行采购，1000元以上的采购原则上由采购人员携带注明限额的转账支票或银行汇票（外地）进行采购。采购人员在交付支票和汇票时必须监督收款单位当场填写结算金额和收款单位名称，并对发票金额、数量等相关信息进行审核。1000元以下的现金采购，在办理相关手续后先由财务李演雨审核发票（对于不符合要求的发票，财务将拒绝审批），经总经理批准后方能到财务报销。 以上规定于2010年5月15日开始执行,公司将根据执行情况进一步完善并出台相关规定，希望大家为了公司的长远发展，严格遵守。