浅析如何加强预防医学档案信息化建设.docVIP

浅析如何加强预防医学档案信息化建设 葦木 ＞、、、 （驻马店市疾病预防控制中心河南驻马店463000） 中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：41-1413 （2011） 11-0000-01 内容摘要：预防医学档案是卫生防疫工作的重要组成部分，但档案信息的历史价 值及其在预防医学发展中所起到的重要作用与档案管理和服务手段落后之间产 牛.了巨大反差，因此预防医学档案管理的信息化建设有积极和重要的意义。 关键词：加强预防医学档案信息化 随着社会进程的不断进步，计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档 案工作中的迅速应用和普及，档案信息的历史价值及其在预防医学发展中所起到 的重要作用与档案管理和服务手段落后之间产生了巨大反差，因此，无论从管理 层面还是从利用与服务层面上看，建立预防医学档案管理信息IM络都有其积极和 重要的意义。 一、预防医学档案信息化建设的背景 （一） 信息网络的发展为建立预防医学档案信息网络提供了一个强有力 的平台 预防医学和科研计算机网等在内的互联信息网络的不断建设发展和完 善，给预防医学档案信息资源管理的网络化建设提供基础。目前，预防医学建设 的网络系统己经趋完善，在普遍开通预防医学科研网的同时，还与不同的网络系 统实现了互联，实现了各类网上信息的共享和利用，这就为预防医学档案管理信 息网络的建设提供了一个强有力的支持平台，而无需另行网络基础设施的建设。 此外，现有的信息网络及其系统，无论技术、设备或功能上都完全能支撑预防医 学档案信息实现网络化的管理要求。 （二） 预防医学档案管理的系统化、规范化，为档案信息网络的创建 提供了基础 档案管理自进入信息吋代，预防医学已经有一个较全面的著录标准。它 的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、 档案载体、档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。在现时己输入 的计算机档案数据和有关内容特征信息中，如文件题名、责任者、主题词或关键 词、日期、保管期限等，已具备用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档 案网络的创建提供了一个良好的基础。 二、实现预防医学档案信息化建设的重要意义 (-)适应经济社会和科技发展的需要 随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主 要用于档案0录的分类、存贮和管理，利用的方式也基本上是单机型的，当然也 有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机 档案主要为档案0录的存储检索，为档案工作人员管理工作的工具，还未能实现 向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案信息。 因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的 需要。我国预防医学和科研网的建立，使得预防医学过去形成档案的文件、通知、 规章制度等主要材料，现在都是用电子文件的形式在网上发布，并冋吋形成以纸 张为载体的传统型的同一文本材料。这一发展趋势，档案管理工作必须与吋倶进、 与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。 (二)提高档案管理工作的质量和水平 预防医学档案管理信息网络的建立，从管理的角度看，传统型档案以手 工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种 管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很 大差异；以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但 这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实 施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小；在一定的信息网络平台上 实现的预防医学档案管理，要求每一个档案管理工作人员，必须按系统的要求开 展工作，这样，档案管理质量上产生的问题就会相应减少；同时，也迫使水平和 能力稍差的工作人员努力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作 要求，从而提高整个档案管理的质量和水平，这是其一。苏二就是利用预防医学 各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案管理信息网络直接生成部 门档案并汇总和进入预防医学的档案管理信息网络系统，转成预防医学的完整档 案库和管理系统。这样，利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管 理；其档案管理上作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的。 （三）提高档案管理工作的服务水平和利用效率 预防医学档案信息网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找（如 档案0录的检索），也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查 找和打印输出服务，实现真正意义上的预防医学档案资源共享利用。由于档案管 理信息网络的利用不受地域和吋空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随 吋检索利用，这种服务水平和利用效率是传统型的档案管理系统不能冋tl而语的。 三、如何加强预防医学档案管理信