浅谈电力档案馆的建设与发展.docVIP

浅谈电力档案馆的建设与发展 ［摘要］在信息化发展迅猛的时代，社会档案信息资源的需求也就 越发强烈，这是时代发展的需要，也是电力企业发展的必备条件。电力系 统专业档案馆是一个利用社会分工屮集屮社会职能活动形成的档案场所， 是面向公众服务的，永久保管的基地中心。在经济社会发展的社会，电力 企业档案馆如何进一步完善，为人众提供更加专业的信息和服务成为了电 力企业档案界关注的焦点。 ［关键词］电力系统;档案馆;建设与完善 中图分类号：G270. 7文献标识码：A文章编号：1009-914X (2016) 27-0358-01 0.引言 电力企业档案馆是一种全新的档案形式，是电力企业在社会主义现代 化建设发展所必经之路。它的生存和发展离不开现代化技术。电力档案馆 必须要通过信息技术，将传统档案馆馆藏的文字、声音、图像等进行数字 化，并对这些信息进行存储、传输和处理，为用户提供便捷的服务。电力 企业档案馆建设，将会积极主动推进企业档案现代化管理工作的稳步发 展，为公司的生产、经营、管理工作提供更为便捷的档案信息服务。 建设背景 落后的档案管理方式是基于纸质为媒介的档案记录，检索手段还基于 手工阶段，随着科学技术不断进步和发展，传统的档案管理方式己经逐步 被淘汰。现代化信息化时代，档案管理己经实现了无纸化办公，档案信息 化迅速向数字化发展，相较于传统的纸质档案管理方式，其提高了档案检 索的效率，并且节约了资源。电子档案的利用相较于传统的纸质档案使用 也更加便捷，减轻了纸质档案的磨损和破坏等，比纸质档案更易保存和查 阅。 于2005年，国家电网公司档案工作会议对“十一五”期间的档案信 息化工作从档案收集渠道和数字化率方面提出了量化工作任务，建立企业 数字档案馆己成为所有电力企业管理者和档案工作人员的共同愿望。 就目前形式而言，影响方案工作质量、规模、效益、管理方式的因素 来白各个方面。如市场经济条件下资源配置方式、市场监督和引导、还受 到了资费、人才、设备等各个方面的制约。如何建立一个适应社会主义市 场经济的电力档案管理体制，还需要创新和改革，来适应竞争激烈，发展 迅速的经济社会，只有建设出如此的电力档案，才能有利于档案工作的顺 利进行，冇利于档案工作自身发展，促进电力企业做好档案管理工作。 电力企业档案馆建设分析 2.1企业档案馆建设所需条件 为了保存企业档案，就必须要建设档案馆。电力企业若是要建设属于 自己的档案馆，则需要具备如下条件： 电力企业档案馆是基于企业信息化发展的需要，是企业建设信息化 和系统集成化的需要。 电力企业内部档案管理必须要有一定的信息化硬件设备，拥有一套 符合企业发展的档案管理软件。 2.2电力企业档案馆所需完成的责任和使命 电力企业需要制定一套标准化和规范化的制度：遵守国际、国家和 行业的标准，是企业长久稳定合法发展的强力后盾。 电力企业需要进行数字信息资源建设：信息化时代必须要建立一套 良好的信息资源整合系统，用于档案信息资源采集、组织和利用。 电力企业需要进行系统网络环境的开发和建设：满足档案信息化管 理要求，来保证档案馆长期真实的保存。 2.3电力企业档案馆建设注意事项 首先电力企业信息化档案馆建设己经不再是传统的纸质档案形式，档 案信息化只是电力企业信息化的一部分，并不是一个独立的元素。第二， 电力企业档案管信息化，需要投入大量的人力物力，没有一个可以完全的 模式可以套用，由于每一个电力企业都有各自的运作模式和企业管理方 式，建设电力企业信息化档案馆需要摸着石头过河，找寻一个属于合适自 己企业运作方式的档案管理模式。第三，电力企业信息化档案馆建设需要 符合国际、国家、行业的标准，必须要立足于行业标准来进行档案馆建设。 电力企业信息化档案馆功能实现 1收集功能 电力企业档案馆必须要有自动收集以及批量接受设计过程中产生的 各种电子文件，对传统载体的档案数字化转化和采集功能要具备集成化管 理。在线和投机情况下能够设计生产过程屮产生的各种电子文件。根椐实 际情况以及各项业务要求，完成文件的接受机制，并且能够保证数字档案 的真实性和完整性，使得档案在今活的检索和使用当中，具有实用性。除 此之外，系统还要能够满足在线接收等要求，能够批量的导入和导出数据。 3.2管理功能 电力企业信息化档案管理系统需要对文件来进行分门別类的整理，建 设一定的编码规则，能够对数字进行分析和整理并储存到系统中。对档案 信息进行整理、分类、加工、冃录、全文挂接、鉴定、检索、统计等操作， 使得信息变得规律化和程序化，能够对其进行有效的控制。系统还能进行 不同类别的检索，如分类检索，关键词检索。片段检错等，能够快速的显 示各位文档和信息资料，满足各类文档的统计功能，能进行报表制作等统 计工作。 3.3保存功能 电力企业信息化档案管理系统的储存功